シフト希望を集める
スタッフへシフト提出の連絡をするところからスタッフ自身がシフト提出をするところまで一気通貫してoplusで行うことができます。・スタッフにシフト提出依頼をする
・スタッフがシフトを提出する
・提出のチェック
・特定のスタッフに提出の催促をする
スタッフにシフト提出依頼をする
メガホン機能を活用することで、定期的にシフト提出を依頼するメッセージを登録スタッフ全員に自動で送付することができます。ここで送付されたメッセージは、スタッフのメールアドレスに送信される他、oplusのアプリをダウンロードしていればプッシュ通知でアナウンスされます。
「メガホン」＞「＋作成」を押すと、メッセージが作成できます。
決まった頻度で提出依頼メッセージを送付したい場合は「毎週」もしくは「毎月」を選択し、題名と内容を記入します。
時間を設定しなければ、その日の9時にメッセージが送信されます。メッセージは下記のように件名に【oplus】と追記され、メッセージの後に対象ページが自動で添付されます。
青枠で囲ったところが自動で記載される内容です。URLをクリックすると、シフト提出画面に遷移します。
スタッフがシフトを提出する
スタッフはこのメールに添付されているURLもしくは、oplusのアプリからログインし、シフトの希望を提出することができます。希望は、時間指定、全日OK、希望休、有休だけでなく、業務管理にて業務が登録されていれば、業務を指定することも可能です。
「＋」ボタンをクリックすると、記入画面が表示されます。
また、「テンプレ」にて、シフト希望を作成すると、まとめてその希望を登録することができます。
たとえば、「〇」のテンプレを作成し、そのボタンを押すと、下記の通り新しく「＋」ボタンが表示されます。
登録したい日付の「＋」をクリックしていくとシフト希望を登録できます。選択し終わったら、また「〇」のボタンを押せば登録が終了します。
提出のチェック
登録されたシフト希望は、ほぼリアルタイムで管理者の「シフト管理」に反映されます。シフトを確定するまでは、スタッフも希望を自由に編集することができます。
それを防ぎたい場合は、設定 の「スタッフのシフトをロック」の項目にて、いつからシフトの閲覧・提出ができないようにするか、設定します。
シフト確定後は、次のシフト調整日に向けて日付を更新するか、空欄にして登録してください。そのままにしておくと、スタッフがシフトをできない状態のままになりますので、忘れないようご注意ください。
特定のスタッフに提出の催促をする
期限になっても提出されていないスタッフがいれば、「掲示板」より個別に通知を送ることができます。「掲示板」＞「＋作成」より、送信先を指定して、メッセージおよびプッシュ通知を送付できます。
なお、個別に通知したメッセージは、「掲示板」に表示され、対象拠点の全ユーザーが閲覧できるため、ご注意ください。
全てのシフト希望が出そろったら、シフト作成を進める形となります。