Excelによるシフト入力と管理のため入力ミスがあったり、データの管理が複雑になっていました。oplus導入により、提出の手間が省けシフト作成に使える時間が増えました。 oplusを導入した経緯を小林さんにお伺いしました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
シフト管理はExcelで行っていました。 スタッフ全員から出勤可能な日時をLINEで提出してもらっていましたが、遅れるスタッフもいたので、全員の提出を待つのに時間が掛かっていました。 また、シフト提出後の変更による調整やスタッフによっては部署を掛け持ちしているため、両方のシフトに入らないようにするなど、他の管理者との確認作業がとても大変で 大幅な作業工数が掛かっていました。
導入後はどのように活用されているのか
シフトの提出、調整、締め切りのアナウンス、イベントの告知に利用しています。 イベントを仮スタッフとして登録しているので、シフト提出の際にスタッフ自身も調整しやすくなりました。また、条件つきのシフトの場合、以前は都度LINEを確認してシフトを作成していましたが、oplus導入後は、コメント機能を活用してコメントを残してもらっているので、確認作業が楽になりました。 そのため、以前は多い時でシフト作成に40時間掛かっていましたが、今は15時間以内で作成できるようになり作業工数を削減できました。
oplusを選んでいただいた決め手
他社は、1ユーザー300円や400円などが多く、ある程度の人数規模のシフト管理をするとなると、コスト面がネックになり、導入ハードルが高く感じられました。ですがoplusは、1ユーザーあたりのコストが低く、利用できる機能も多かったため、最終的にoplusを選びました。
導入後、どのような効果が得られたか
シフトを一括で送信してもらうことで大幅な時間の短縮になりました。 イベント情報の告知も予めできるようになったので、スタッフ自身にもイベントの有無でシフトの調整をしてもらえるようになりました。 シフト作成に関しては、タグ機能で部署ごとに作成ができるのと色分けができることにより一括で確認しやすくなりました。また、シフト確定でスタッフによるシフト変更ができなくなる機能も有難いです。
サポート対応について
直接ご連絡いただいたときの意見に対して、反映されるまでが速く、利用者のことを考えてくれていると実感しています。また、「お知らせ」もよく更新されるので、新しい機能を確認することが楽しみになっています。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
現在、シフト管理に関する機能しか活用できていないので、業務管理で業務の割り振りしたり、労務機能での時間の計算など利用していけたらと思っています。 また、出勤要請機能や出勤退勤についても将来的にoplusで管理していきたいです。