100名以上の従業員のシフト作成に月30時間程かかっていましたが、oplusの機能を活用することで作成時間を15時間まで削減し、社内コミュニケーションの活性化にも成功しました。東京ロジファクトリー様ではoplusをシフト管理ツールとしてのみでなく、従業員様の教育ツールとしてもご活用頂いております。 今回はoplusを実際に活用いただいているDC第3事業部の清水様にお話を伺いしました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
弊社では、4月からの新規業務開始により、従業員100名以上のシフト作成を行っていました。oplus導入以前は希望休などを用紙で提出していただき、その内容をExcelに転記する作業を行っていましたが、この運用方法には多くの課題がありました。管理していた用紙の枚数が多かったこともあり、転記ミスや記載もれの発生、各従業員の勤務時間が異なる為、時間帯の修正などが多発していました。 また、日々の物流に応じてシフト作成を行う必要があり、1日分のシフト作成に1時間程度、シフトの変更など日々の修正も含めると毎月30時間程シフト作成に時間をかけていました。
シフト作成は残業をして対応することが多かったことと、物流業界では“労働人口の減少”と“物流の2024年問題”に直面していることもあり、実作業の生産性向上の取り組みはもちろん、日々の業務効率化に取り組むのは急務でした。 当初、勤怠管理のソフトとハードを探しており、相談していた企業様に弊社の希望をお話ししたところoplusをご紹介いただき、お問い合わせさせていただいたんです。
導入後はどのように活用されているのか
シフト提出・作成機能はもちろんなのですが、それだけでなく“コメント機能”や“メガホン機能”なども重宝しています。 例えば、従業員がシフト変更を希望する場合は、シフト内で使用できるコメント機能を活用して変更依頼を行っていただき、通知を受けた管理者がリアルタイムで承認し、コメント機能を通じて返信することで、迅速なシフト調整を可能にしています。 また、登録している従業員に対して一方通行のコミュニケーションが行えるメガホン機能では、「毎日の朝礼で周知している内容」や「人員が不足している日の出勤呼びかけ」などについて配信を行っています。 全従業員に同じ内容を周知できるため、情報伝達のもれがありません。従業員の中には一週間お休みをされている方や、新型コロナウイルスで出勤できない方もいるので、そういった方への情報共有の面でも助かっています。日々の朝礼で同じ話をし続けることは、話し手も聞き手も負担になる部分があるので、このような機能があるのはありがたいです。 このようにシフト管理機能以外でも効率的に活用できるコミュニケーション機能も最大限活用することで、よりスムーズな社内コミュニケーションを実現しています。
oplusを選んでいただいた決め手
スマホでのシフト提出はもちろん、シフト変更したい場合にコメント機能を活用し、スムーズに対応が可能なのでoplusを採用しました。 oplus以外の他社様のシフト管理サービスも多機能ではありますが、一番の決め手は掲示板とメガホン機能でした。システム内でコミュニケーションを一元化できるので管理がしやすく、運用がスムーズになります。 このような内容を踏まえ、他社様のサービスと比較してoplusは利用料金が安価だった点もあり、導入を決めました。
導入後、どのような効果が得られたか
今まで用紙で管理していた作業をoplusに置き換えたので、シフト作成の業務時間は約50%まで削減できました。具体的な数字で言うと、月間の作業時間は約15時間ですね。 作業時間の短縮はoplusの機能のお陰もありますが、作業場所を気にせずにどこでもシフト作成を行えるようになったことも要因だと感じています。oplusはクラウドサービスなのでパソコンさえあればどこでもシフト作成が可能です。今までは残業時間に行っていた業務を現場作業の合間で、場所を問わず対応できるようになりました。oplusを導入する以前は、提出されたシフト希望が書かれた用紙を机の上に広げて確認しながら作業をしなければならなかったので、とても助かっています。 さらにシフト作成工数の削減により、従業員へシフト通知を早く共有できるようになったのは大きなメリットになっています。以前は夜遅くにシフト通知をお送りすることもあり、従業員の中には次回のシフトが心配で眠れないという方もいらっしゃいました。oplus導入後は業務後すぐに確定したシフトをお送りすることができるので、そのような心配もありません。 また、工数削減の面だけでなく、oplusのメガホンや掲示板機能を活用し、弊社の教育訓練資料なども配信しており、各自資料をいつでもダウンロードできるので、“従業員の教育”という場面でも活躍しています。立ち上げたばかりのセンターということもあり、100名以上の従業員の教育を効率的に行うにはどうしたら良いかと考え、ここでもoplusを活用できるのではと考えました。これにより、従業員の理解度が向上しているので、助かっています。 他にも、コミュニケーションの部分で効果を実感しています。oplus導入後は以前よりも、人手が足りない時のご協力を従業員の方から早くいただけています。対応を早くいただけるようになったのは、oplusでコミュニケーションをこまめに取っているからだと感じています。 100名以上の従業員がいる中で、休みの変更や出勤の希望を言いづらいと感じる方もいると思うのですが、このようなコミュニケーションをoplusのコメント機能で常に取れるので、心理的ハードルも低くなり、相談しやすくなったのではないかと感じています。 私たちにとってoplusは単なるシフト管理ツールではなく、コミュニケーションツールとしても活用できるシステムです。oplusを活用するにあたって、従業員から不便だという声も特にないので、導入して良かったと思っています。 シフトの提出に関しても、導入以前に比べてとてもスムーズになりました。以前は紙で提出いただいていたこともあり、一週間程期限を設けていたのですが、期限内にご提出いただけない方も多くいらっしゃいました。ですが、oplus導入後はアプリで入力できるようになったので、シフト提出を呼びかけてからすぐにご提出いただけるようになりました。提出が早くなった分、シフトをまとめる作業にも余裕を持って取り組めるようになったので、助かっています。 このような効果をシステム導入の障壁にぶつかることなく、すぐに出せることができたのは、日々シフト作成を行う中で課題に感じていた部分をどのように解決できたら良いかについてまとめており、oplusの機能を理解した後にどのように実践したら課題解決ができるかを考えながら、30日のトライアル期間で従業員の方々と効率の良い運用方法を思考錯誤しながら探っていたからだと思います。
サポート対応について
弊社が求めていることを汲み取っていただき、機能改修などを行っていただいています。そのお陰で日々運用しやすくなっていて、大変ありがたいです。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
oplus導入後に今まで抱えていた課題が解決できたので、社内に広げない理由はないと感じており、他部署への展開も推進しています。弊社では、2カ月に1回開催される改善提案発表会があるので、こちらでoplusの導入や効果についてお話ししようと考えています。「oplusは一度導入したら手放せない」というところをアピールしていきたいです。この内容を聞いていただく他センターの方々の反応が楽しみです。 20センター近くある弊社の拠点内でoplusを新たに活用するとなると、今まで私たちの拠点では出てこなかった課題も、新たに出てくるのではないかと考えています。その際には、弊社内でもoplusの活用方法を提案しつつ、引き続きoplusの皆様にもご協力いただきながら、組織全体の業務効率化を行っていきたいと考えています。