oplus導入以前は、すべてのシフト管理を紙ベースで行っており、管理の手間や日々の労働時間の把握に大きな課題を抱えていらっしゃいました。 導入後は直感的な操作でペーパーレス化を実現。グラフ機能を活用した労働時間の可視化により、人員配置の適正化に成功しました。 さらに、システム導入を機に各事業所へのPC配備も進み、現場全体の事務負担軽減など、大きな効果が生まれています。 今回は、紙ベースの管理からの脱却を目指してoplusを選んでいただいた経緯や、現場の課題を解決した具体的な活用方法について、お話を伺いました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
導入前は、すべてのシフト管理を紙ベースで行っていました。各事業所で作成した紙のシフト表が毎月FAXで本社に送られてくるため、本社には大量の紙が溢れていて……その管理が非常に大変でした。 また、当日に人手が足りず応援を要請する際にも、すべて紙のシフトから情報を探し出さなければならず、手間がかかっていました。紙ベースの管理では、事業所ごとの勤務時間の詳細やばらつきが把握しづらいという課題もありました。
導入後はどのように活用されているのか
まずは、病院と高齢者施設の1事業所ずつから試験的に導入を始めました。 スタッフにご高齢の方が多く、各自でのシステム入力が難しいという声があったため、現在は全員を「仮スタッフ ※1」として登録し、現場の管理者やエリアマネージャーがシフトを入力・作成する形で運用しています。 シフトの作成においては、「リピートシフト」機能を活用しています。ある程度シフトが固定されている方は、ほとんど修正の工数がかかりません。 管理者はグラフ機能を活用し、事業所や日ごとの労働時間を可視化してチェックしています。業務管理機能については、共通のマニュアルに基づいて標準化しつつ、各事業所が独自に色分けをするなど使いやすいようにアレンジして活用しています。各管理者が使いこなせているのは、直感的に使用できるoplusならではですね。 ※1 仮スタッフ：メールアドレスなしでの登録方法。
oplusを選んでいただいた決め手
紹介がきっかけでした。 弊社では給与計算ソフトとして「KING OF TIME」を利用しているのですが、それならシフト管理にはoplusを組み合わせるのがおすすめ、と紹介されました。他社のシステムも検討しましたが、実際にoplusを触ってみたところ、直感的に操作できて使いやすいと感じたため、即決でした。
導入後、どのような効果が得られたか
ペーパーレス化が実現し、いつでもネット上で各事業所のシフト状況を確認・共有できるようになりました。 最大の効果は、労働時間をグラフで可視化したことですね。日によって生じていた、不要な労働時間のばらつきを発見できました。シフトを適正化した結果、一つの施設だけで月間約50時間を削減することができ、人件費の適正化はもちろん、余剰分を人手の足りない別の施設に充てるなど、人手不足も解消できています。 さらに、oplusの導入を機に、これまでPCがなかった事業所を含め、全拠点でPCを導入しました。oplusをきっかけに、現場の事務作業の負担が全体的に軽減されたのは嬉しい効果です。
サポート対応について
サポートチャットを利用していて、対応には非常に満足しています。 こういったサポートチャットだと、返信に時間がかかったり、AIチャットボットの回答がズレていることもよくあるものですが、oplusのサポートは的確な回答をスピーディーに返してくれるため、大変助かっています。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
4月の組織変更でエリアマネージャーを増やしたので、今後はエリアマネージャーがoplusのデータをしっかりと確認し、現場の管理にうまく活用できるような運用を進めていきたいと考えています。 新しく立ち上がる事業所でもoplusを導入して人員管理を行っていく準備も進めています。 一方で、高齢のスタッフ向けにシフトを印刷して共有する事業所もまだあるため、印刷した際のレイアウトがもう少し見やすくなるよう、今後の機能アップデートに期待しています。