シフト作成に以前使用していたサービスの処理速度の遅さや、LINEを使用したシフト依頼方法でシフト作成時間に課題を感じていました。oplusを導入することにより処理速度も早くなりました。また、“メガホン機能”を活用してシフト依頼を自動メールで送ることができ、作業効率が向上しました。 今回は実際にoplusを活用されている店長の池嶋様にお話をお伺いしました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
oplusを導入する前に他のサービスを使用していたのですが、従業員が多いため処理速度が遅くなってしまい困っていました。当店はベーカリー事業ということもあり、従業員が多く在籍しています。オープン当時は約60名のスタッフが在籍していました。
また、以前使用していたサービスは少人数であれば使いやすかったのですが、大人数のスタッフ管理を行うにはUI（ユーザーインターフェイス）に使いづらさを感じていました。特に業務ごとに仕事を割り振る作業がとても大変でした。
導入後はどのように活用されているのか
今まではシフト提出日になるとLINEでスタッフの方々にアナウンスを送っていたのですが、oplus導入後は自動でメールを送ることができる“メガホン機能”を活用しています。他のサービスにはない機能だったのでとても助かっています。 また、シフトを分かりやすく可視化する上でもoplusは役に立っています。当店では業務が多岐に渡るので、業務ごとに色を決めてシフトの線を引いて活用しています。この部分も導入を決めた理由の一つで、とても重宝しています。
oplusを選んでいただいた決め手
oplusは無料でサービス開始ができるので、まずはそこから始めてみました。いくつか決め手になった理由はあるのですが、まず1つ目は大人数の管理でも動作がスムーズだったことです。2つ目はスタッフ別にグループを絞ってフィルタリングできる“タグ機能”です。この機能を活用することで業務ごとのシフト作成が行いやすく、魅力的だと感じました。3つ目はログ確認機能です。従業員の人数が多いので、管理画面内で登録している全従業員の変更前後のログを確認できるところがとても良いです。 また、oplusは初めて使うサービスでしたが、ヘルプページや動画での説明を活用することで初心者でも分かりやすく、とても使いやすかったです。 アルバイトの方々にも登録をしていただくフローはありますが、そこも全く問題なく進められたので、導入もスムーズでした。
導入後、どのような効果が得られたか
まずは、シフト提出の催促の通知を送る手間を一気に省くことができました。もちろん、メールが来ても提出を忘れてしまう方もいるので、その場合は個別にLINEをお送りするのですが、その人数も各段に減っているので効果を実感しています。シフトを作成する際にはほぼ全員が提出を完了している場合が多く、助かっています。 他にも、今まではスタッフからシフトへの要望がある際はLINEを確認しながらシフト作成を行っていたのですが、oplusを活用することによってスタッフ自身でシフトにコメントを残してもらうことができるのでこの部分でも手間が省けたと感じています。 シフト作成の時間においても、以前使用していたサービスより数倍早く作れるようになりました。動作も早いので、作業がスムーズに行えています。 シフトは半月分を一度に作成するのですが、oplus導入以前は勤務時間内に終えることが難しかったのですが、導入後は勤務時間内の約2営業日で作成ができるようになったので工数削減ができていると実感しています。