来来亭浜松幸店・浜松幸店様では、oplus導入以前、シフト作成・管理を紙とExcelで行われていました。oplus導入以前は3日かかっていたシフト作成をoplus導入後に1日足らずまでに短縮。また、いつでもどこでもシフト管理ができるようになったことで、わざわざ店舗で作業しなければならないといった負担も無くすことができました。 今回はoplusを実際にご導入・ご活用いただいている来来亭浜松幸店・浜松幸店の店長兼オーナーの小山様にお話を伺いしました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
シフト作成するにあたって、まずアルバイトの方にシフト希望を紙に書いてもらって提出していただいているんですが、こちらを回収して転記する作業が大変でした。 回収したシフト希望を1枚1枚見ながら誰が、いつ出れるかを書き出す必要があるためシフト作成するまでの工程だけでも3〜4工程あり、かなり時間を費やしていました。 また10日おきにシフトを作成しているので、シフト希望の収集・転記とシフト作成で最低でも2日はシフト作成に費やす必要があり、それが月3回はあるので苦痛でした。加えてシフト作成は現場で店長をやりながらなので現場の合間や仕事が終わって夜遅くから作業し始めることが多いので、かなりしんどかったです。 勤怠管理は、oplus導入前まではいちいち何時から何時まで働いて、何時間労働だったかを紙に書いてました。その上、売上日報みたいなのを毎日書いて、それをエクセルに移して管理していました。
導入後はどのように活用されているのか
oplusを導入してからは、車や新幹線での移動の合間やご飯の合間を利用して作業を行なっています。
今までは紙で集めたシフト希望を転記して、採用したシフト希望をエクセルに打ち直していましたが、oplusではシフト希望は自動転記されるため、そのシフト希望の中から採用するシフトのみ色塗りする運用に変更することでシフト作成が非常に楽になりました。 たとえばスタッフの方が5人同じ日に12時から15時までのシフト希望を出してきて、3人しか必要ない場合は、管理者側で3人のシフトにのみ色塗りして、色がついたシフトのみ採用されるといった感じです。 また今までは10日おきシフト表をプリントアウトして張り出していましたが、全スタッフのシフトを開示すると、「この日、この人が出勤するからシフト入れよう」といったことも起きるので、スタッフは自分のシフトしか見れないようにしました。 他にも張り出されたシフト表を見に店に来なくても、スタッフはoplusのスマホアプリからいつでもシフトを確認できるようになり楽になりましたね。 勤怠管理は、エクセルに移す作業は今も変わらないんですが、oplusですぐに深夜何時間、週末何時間、平日何時間かを確認できるため、紙に書く手間が減りました。
oplusを選んでいただいた決め手
この2年、ずっとoplusを使っているので、導入初期の事は忘れてしまったところもありますが、初期設定のスタッフ登録やシフト登録といった操作が、他社さんより操作が簡単だから選んだのだと思います。一番は、多分そこですね。
導入後、どのような効果が得られたか
自由な時間が増えたのが一番良かったですね。「シフトを組む仕事は苦痛だった」と、シフトの担当者さんはみんな言ってます 。工数もかなり減りました。今までの作業日数でいうと、3日かかっていたのが、2日は減ってますね。 時間でいうと、丸2日かかっていたのが1日も掛からなくなりました。シフト提出されたものを色塗りするだけですからね。 紙は全く使ってないですね。その分の紙や印刷代も節約できて、プリント設定をしたり、印刷できるのを待つ時間も無くなりました。
サポート対応について
導入当時はoplusさんが設立して間もないころだったからか、社長さんや役員の男性の方が直接電話などで対応してくれたんですよね。その対応がよかったので余計にoplusを使おうと思いました。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
LINEでスタッフとのシフトの連絡をできるようにしてほしいですね。 やっぱりメールよりも、LINEの方が使う頻度が高いので。ぜひ今後に期待しています。 また、請求書については、メールだと見落としてしまうので、紙で郵送してもらうか、チャットでお知らせしてもらえるといいですね。 一番は管理画面に、今月の請求はいくら、とかが反映されたらいいのかなと思います。