oplus導入以前は、シフト調整の専門スタッフを立ててFAXと紙で運用を行われており、シフト管理に月間35～40時間程かけられていましたが、oplus導入後は月間10時間程まで作業時間を短縮することができ、70%ほどの工数削減に成功されました。 今回はoplusを実際に活用いただいている横山様にお話を伺いしました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
まず、弊社の体制についてのお話しになるのですが、弊社のスタッフは直接雇用ではなく業務委託で、個人事業主の方とお仕事をさせていただく機会が非常に多くなっております。 oplus導入以前はお仕事の依頼をFAXと紙で行っており、とてもアナログな状況でした。弊社の専任スタッフが個人事業主様とそれぞれ連絡を取り、お仕事の依頼を行っていたのですが、紙という媒体の特性上リアルタイムで情報の更新ができないため、日程の修正を随時行うことができず課題に感じていました。 また、ご協力いただく個人事業主の方々も3～40名いたので作業量も多く、沢山の時間を費やしていました。 大変だった作業の一つはシフト調整です。二週間前に集めた希望日程の調整を行う際に電話などで個別に交渉を行う必要があり、多くの時間を割かなければなりません。 また、このような体制を管理する担当を立てる必要があり、様々な側面で多くのロスが発生していました。 このような課題を感じており、デジタル化をすることによって課題解決できると考え、シフト管理サービスの検討を行っていました。しかし、弊社がご提供させていただいているサービスの特性上、勤務地は固定せずその都度変わる勤務地で仕事を行うことが多く、シフト管理サービスの中で複数拠点管理機能が必須となりました。 ですが、他社様のシフト管理サービスでは常に一拠点でのシフトを想定したツールが多く、場所が固定されてしまい、都度対象の勤務地を連絡する必要があったため、弊社の希望にマッチするシフト管理サービスが見つからず導入を見送っていました。
導入後はどのように活用されているのか
弊社では、シフト調整を行う際にoplusのコミュニケーション機能を活用しています。oplusのコミュニケーション機能を活用することにより、今まで電話でしか連絡できなかった方も、テキストコミュニケーションができるのでとても便利です。oplusはリアルタイムで通知が届くようになっているので、「この日お仕事をお願いできませんか？」といった交渉時間の短縮にも繋がっています。 他にも、重宝しているのがシフト確定後に活用している「メガホン」機能で、この機能はoplusに登録している弊社のスタッフ全員にメッセージが送れるため、個々に送る手間も省けて助かっています。 また、弊社ではメガホンとシフトコメント機能を活用して、業務内容の確認可否を管理者側が把握できる運用を行っております。運用方法は下記となります。 ①管理者よりメガホンで送られた業務依頼内容確定（シフトの確定）のメッセージを個人事業主様が確認。 ②「依頼させていただいたお仕事」に対してシフトコメント機能を活用し、個人事業主様より「確認しました」と管理者に対してコメントを送付。 シフト管理サービスを導入しても、管理者からお送りした依頼内容を確認してもらえないまま当日に人員不足が起こってしまうことがとても心配だったので、oplusにシフトコメント機能があり、安心しました。 確認状況が分かっていれば当日のリマインドを改めて行わなくて済むので、運用がとてもスムーズです。 oplus導入以前は「この日はお仕事をお願いできますか？」と、個人事業主様一人ひとりにFAXやメール、電話などの様々なツールを使い、専任スタッフを通して確認を行っておりました。また、必要な持ち物などのお知らせも、oplus導入後はシフトのコメント機能や一斉にスタッフへメッセージが送れるメガホンを活用して共有できますし、oplus内で一元管理ができるのでとても助かっています。
oplusを選んでいただいた決め手
先ほどのお話しにも繋がるのですが、oplusは一拠点固定のシフトの考え方に縛られず、複数拠点の管理が可能なので選びました。 また、oplusを導入する際も営業担当の方にとても柔軟に対応していただきました。弊社の運用上、“業務内容”と“勤務地”をセットで表示させることがとても重要なのですが、oplusでは業務管理を活用することで簡単にこのような設定ができるところも魅力の一つでした。 また、oplusの「自動シフト作成」機能もかなりの工数削減に繋がっています。この機能を活用することによりシフトのベースを作成することができ、後は手動で微調整を行えば完成するので、0からシフトを考えて作成するよりも圧倒的に作業が楽になりました。 0から1の手配依頼（シフト作成）を行うよりも、1から手直しを行ってバランスを整えた方が時間も早いですからね。この部分も決め手の一つです。 oplusを導入した背景としては、社員の手をシフト作成にあまりかけたくなかったからです。専任スタッフから担当社員へシフト作成の仕事を引き受けたことで、組織の変更で引き継いだ社員が時間をかけて作業を行うと他の仕事ができず本末転倒になるため、その負担を軽減できたらと考えていました。 実は、最初からシフトの自動作成ができるシフト管理システムを探していた訳ではなく、oplusの営業担当の方からシフト作成の工数削減を行うためにご提案いただき、弊社に合う機能だと思いオプションを付けることを決めたんです。 また、この「自動シフト作成機能」があったお陰で導入に向けての役員プレゼン時も、工数削減の話がしやすくとてもスムーズに行うことができました。 総合的に考えて、oplusは弊社の要望を叶えてくれるシフト管理システムだったので導入を決めました。
導入後、どのような効果が得られたか
弊社では、oplus導入前にお願いしていたシフト調整専門のスタッフを立てなくて良くなったところが大きいです。 oplusを導入する前はシフト管理に毎週1日分は時間を費やしていて、月間だと35～40時間はかかっていました。 oplusを導入してからは、週に約1～2時間程しかシフト作成に時間がかからず、上長の確認含めても全体で3時間程です。月で換算するとoplusを導入してからのシフト管理にかかる時間は約10時間程で70%ほどの工数削減になっています。 他にもoplusを導入してからは、作業の中で下記のようなメリットを感じています。 ・稼働可能日を回収する作業がなくなったため、その分の時間がゼロに。 ・稼働可能日を回収した後にoplusのシフトロック機能を活用し、申請した内容を編集できないように設定。シフト管理者がシフト作成を行うことが可能なため、シフト管理者以外がシフト内容を勝手に変更することを防止。 ・日程変更依頼の減少。個別でシフトコメント機能で来る依頼を受ける程度なため、oplus導入以前と比較すると不要なコミュニケーションの削減を実感。 oplus導入以前は、稼働可能日の回収を2週間に1回とシフト作成を行うまでに期間が空いた状態で募っていたので、直前の日程変更が多かったのですが、oplus導入後は稼働可能日の回収期間をなるべくシフト作成期間ギリギリまで設けることができるようになったので、日程変更はほぼない状態です。 このため、パートナーである個人事業主の方が日程変更をしたい時にシフト管理者に逐一依頼をせず、スタッフ用の管理画面から変更対応を行うだけで済むため、個人事業主の方も管理者もコミュニケーションコストをかけずに進められるのでありがたいですね。
サポート対応について
導入直後にサポートチャットでお問い合わせさせていただいたのですが、すぐにお返事をいただき、スピーディに解決できたのでoplusのサポート対応はとても充実していると感じました。 また、本来であればシフト管理者のみがお問い合わせをさせていただく仕組みだと思うのですが、登録している個人事業主の方がoplusのサービスと関係のない質問をさせていただいた際にも、サポート外の内容にも関わらず相談に乗っていただき大変助かりました。 oplusはサポート体制も充実しているので、いつでもoplusスタッフ様に問い合わせができるものの、導入後に疑問点などを感じることは少なかったので、サポートに頼ることはほとんどありませんでした。これは初期導入の際に丁寧な説明と導入サポートをいただいたこと、操作がシンプルだったため、早めの段階で弊社スタッフがoplusに慣れたことが要因だったと感じています。 弊社では操作に慣れてもらう施策の一つとして、シフト管理対象の個人事業主の方々に一度ご出社いただき、説明会とoplusでシフト提出の練習を行う時間を設けました。多くの個人事業主様がデジタルに不安を覚えていたため、このように弊社内でも手厚くサポートさせていただきました。
oplus導入当初はoplusに完全移行するまでに、3ヶ月程紙と併用しなければ難しいのではないかと考えていたのですが、約1ヶ月で紙が不要になる運用に切り替えられました。恐らく、oplusの作りがシンプルで直感的に操作できたからだと思います。 シフト申請もいくつか方法がある中からシンプルな運用方法を選択し、〇と✕を選ぶだけの直観的なシフト申請を行えるようにしました。シフト管理サービスを扱われている他社様だと、多機能を売りにされている企業が多い印象ですが、oplusは必要な機能は備えつつもシンプルかつ直観的に使えるので選んで良かったと思っています。 また、デジタルへの移行に伴い個人事業主の方の理解が問題なく進むのかという懸念点もありましたが、こちらもoplusの方にサポートを行っていただくことで払拭することができました。 oplusを導入する際に個人事業主の方のほとんどがスマートフォンに切り替えていたということもあり、導入に踏み切ることができましたが、全てのスタッフがデジタルな機械に明るいわけではないので、oplusの営業担当の方に相談をさせていただきながら進め方を模索してました。 その際にいくつか弊社から質問をさせていただいたのですが、oplusの方から「できない」という回答はなく、分かりやすい使用方法のご提案をいただきました。 可能な範囲での追加機能の検討や、細かいところまで事情を汲みながらサポート対応をしていただいたので長期的に安心してお任せできると感じています。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
今後は、oplusを活用して報酬関係も一元管理出来たらと考えております。弊社では報酬を業務や役割によってお支払いする金額が変わってくるので弊社の業務テーブルデータと連携し、読み込み・反映ができると報酬関係も一元管理を行えて便利になるのではないかと感じています。 また、このご相談をさせていただいた際にご提案していただいた内容がoplusのPro＋勤怠プランを活用すれば実現できるかもしれないということをアドバイスいただきましたので、検討してみたいと思います。