みちのくミルク株式会社様はoplus導入以前、紙やExcelでシフト管理を行っており、シフト作成に3日程かけられていました。シフト管理の工数に課題を感じられていた中、会社全体でDX推進を行うことがきっかけとなり、シフト作成を自動化できるシフト管理システムを探されていました。 今回は、検討されていた4つのシフト管理システムの中からoplusを選んでいただいた経緯や、自動シフト作成機能の活用方法についてお話をお伺いしました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
oplusを導入するきっかけとなった出来事は、弊社がDX（デジタルトランスフォーメーション）推進を行う中で、会社全体の業務の見直しをかけたことです。業務の棚卸をした結果、シフト管理業務でも多くの工数がかかっており、シフトを自動作成できるシステムの導入を検討することになりました。 弊社では各職場に約15名の社員が在籍しており、oplusを導入する以前は下記の運用方法で毎月シフト管理を行っていました。 ①紙によるシフト希望回収 ②Excelでシフト作成 ③最終調整を行う際に、再度シフト希望を出した本人に確認 ④完成したシフトを印刷し、紙で配布 上記のような作業に最大3日かかっており、業務の負担を感じていました。 また、シフトを作成する際に下記条件を考慮して作らなければならなかったため、考えることが多く、スムーズにシフト作成を行えませんでした。 ・早番や遅番などの業務に応じた必要人数 ・各スタッフのスキルに応じた人員配置の組み合わせ ・休日の希望を反映しつつ、業務に支障がでないように調整 ・スタッフ一人ひとりの年間有休取得の目標を達成するため、取得状況に合わせた休みの調整 など 他にも、シフト確定後の急な変更に応じたシフト組みも手作業で行っていたため、変更作業についても担当者の負担となっていました。
導入後はどのように活用されているのか
oplusの自動シフト作成機能は初期設定を行えば、後は自動でシフトを組んでくれるので作業が楽になりました。本当に便利な機能です。 シフト管理者やスタッフによる双方向のコミュニケーションが可能なoplusの掲示板機能を活用して、連絡や確認事項の情報共有を行っています。 具体例でお話すると、普段の出勤時間と異なるシフトを組んだ際に出勤時間を間違えないよう、注意喚起を行っています。oplusを導入してからはまだないですが、急なシフト変更が出た際も掲示板機能を活用していけたらと考えています。
自動シフト作成機能を使用する際に必要な業務管理機能は、シフト管理者が簡単に設定できるため、取り掛かりやすく非常に助かります。
oplusを選んでいただいた決め手
弊社では、シフトの自動作成が行えるシステムを4社ほどピックアップし、検討していました。 複数のシステムの中からoplusに決めた理由は、弊社のシフト作成の条件に対応可能かつ、リーズナブルな価格だったからです。 oplusはスタッフのスキルに応じてシフト作成が自動で行え、複数の出勤時間への対応が可能かつ、休日の取得も簡単に確認することができます。シンプルな操作感でありながらもカスタマイズ性もあり、とても重宝しています。
導入後、どのような効果が得られたか
やはり一番感じている効果はシフト作成時間が削減でき、業務効率化を図れたことです。 先程お話したように、元々弊社では紙で希望休を回収し、その希望をシフト管理者がExcelに転記作業を行い、シフト作成をしていました。 oplus導入以前のシフト作成では、希望休とExcelへの転記内容に相違がないように確認作業を行っていましたが、oplusは専用のアプリをスタッフにダウンロードしてもらい、各自で入力することが可能なので、不要な確認作業をなくすことができます。これにより、シフト作成時間の短縮を実現することができました。 また、oplusには連勤アラート機能や、自動シフト作成機能を使用した際に、設定した連勤以上の日数が割り当てられない機能も付いているので、わざわざ自分で数える必要がなく、一目で見て分かるのも助かります。 3日かかっていたシフト作成作業ですが、oplus導入後は修正含め、1日でシフトを完成させることができるようになりました。 oplusを導入することにより、シフト管理者だけでなく、シフトを提出するスタッフにも良い効果が出ています。oplusのアプリを活用することで、スマートフォンからすぐに提出できるようになり、シフト提出や確認が楽になったという声もあがっています。 シフト管理者が作成したシフト内容がそのままスタッフの画面にも反映されるので、共有する時間を削減することができたり、スタッフもいつでもどこでもシフト内容を確認することができるのでとても便利です。 既に導入している部署に関しては、oplusを活用することにより削減できた作業時間を他業務にあてることができ、業務効率化を実感しています。
サポート対応について
oplusのスタッフの方はいつも質問に対しても迅速に対応して下さり、課題を早期に解決することができています。このようなoplusの方々のスムーズなご対応も導入する決め手になっています。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
oplusを部署でも活用し、会社全体の業務効率化を図っていきたいと思います。
また、導入前から要望していた任意の日に予定などを入力できる日付のメモ機能も実装され、凄く嬉しいです。今後、この機能も活用しながら更にシフト管理の業務効率化を図っていこうと思います。