株式会社マーキュリー様はoplus導入以前、シフト作成・管理をメールとExcelで行い、シフト完成時にはスタッフ一人ひとりに確定したシフトをメールで送る作業なども行われており、作業時間が130時間以上かかっていらっしゃいました。oplus導入後は、作業時間をシフト管理者一人あたり80時間まで減らすことに成功。また、勤怠管理においても5営業日かかっていた作業を1営業日まで工数削減を実現されています。 今回はoplusを選んでくださった経緯を、爲國さん、仁田原さん、久池井さんにお伺いしました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
私たちは、oplusを導入する以前、4つの課題を抱えていました。具体的には下記のような内容になります。 ■課題① メールとExcelによるシフト作成と管理の工数について 弊社の場合、シフト希望は随時受け付けているため、スタッフからシフト希望をメールでいただき、シフト内容をその都度Excelに反映させていましたが、ヒューマンエラーである入力ミスや、申請したのにも関わらず反映されていないなどの問題が発生していました。 また、シフト確定後は、Excelを添付して個々にメールでお送りしていたのですが、Excelが開けず、表をご確認いただけない方もいらっしゃったので、シフト情報をメールに別途手入力で記載し、一人ひとりに返信する作業に時間と手間が掛かっていました。確定したシフトはお送りする該当のスタッフのみのシフト内容を共有しなければならないので、一行ずつコピーしてメールに貼り付ける作業を行っていたのですが、中には小さすぎて見えないというお声もあり、その際には都度送り直す作業も発生していたので、更に時間がかかってしまいます。 シフト作成にかかっていた時間は、複数ある勤務パターンを確認しながら1ヶ月分のシフトを作成していたこともあり、スタッフ1人あたり約5分～10分程かかっていました。 ■課題② 日々行われるシフト変更のメール対応の工数について シフトは提出していただいて終わりではなく、シフトの変更やキャンセルも随時受け付けていたので「シフト提出」、「シフト変更」、「シフトキャンセル」という複数の内容のメール対応を毎日行っている状況でした。 提出期限や変更期限などを決められればもっと運用しやすかったのかもしれないですが、弊社にご登録いただいているスタッフは本職となるお仕事を病院で行い、ダブルワークされている方が多いため、勤務先でのシフトが出ないと弊社にシフト提出を行うことも難しく、このような運用を行うことが当時のベストだったんです。 弊社のシフトが確定しても、勤務先でのシフトが変更になった場合は弊社で確定していたシフトも変更しなければなりません。このような内容のメールは日々いただいていて、メールの対応は専用の共有アドレスを活用しながら社内のスタッフが2～3名体制で行っており、気づいた担当者が対応する運用方法になっていました。担当者は他の業務も行いながらメール対応をしていたのですが、1日の業務時間のほとんどを占めていたため、メール対応で1日が終わってしまうような状態です。 また、スタッフのシフト希望日を増やしていただけるように施策を行いたかったのですが、シフト管理を行っている弊社の担当者はシフトを拾い上げ、確定したシフトをお送りすることに精一杯だったのでそこまでの余裕はありません。 ■課題③ シフト提出時の内容のバラつきと読み解く工数について 提出していただいたシフト内容を確認する際にも課題を感じており、シフト提出時のフォーマットを決めていなかったことが原因で記載方法にバラつきが生じ、記載するスタッフによって読みやすさも違いました。 シフト希望日を文章の中で横並びで記載されている方もいらっしゃれば、箇条書きなどで分かりやすく記載していただける方もいらっしゃり、様々でしたね。パッと見てすぐに分かれば良いのですが、文章を追いながら確認する場合は時間もかかるので、シフト管理担当者は大変だったと思います。 他にも、弊社にご登録していただいている看護師の皆様が沢山シフトに入ってくださるのですが、シフト希望のみを見ながらシフト確定をしてしまうと、気づいたら7連勤になってしまったり、残業時間が超過してしまっている場合もあるので、こちらの計算や管理もスムーズにできたらという思いがありました。 ■課題④ 社内スタッフの増加していく残業時間について 上記のような膨大な作業を行ってくれている弊社スタッフの仕事状況や残業時間を見ていて、何か対策を打たなければと頭を悩ませていたんです。 また、勤怠管理についても課題を抱えており、oplus導入以前は紙のタイムシートで運用を行い、回収に2日、打刻もれなどの確認を行いながらシステムに入力する作業に2～3日かかっており、月初5営業日はこちらの作業に追われていましたね。
導入後はどのように活用されているのか
oplusに登録しているスタッフ全体に、一斉にメッセージが送れる“メガホン機能”を使ってシフト提出のご案内を行い、スタッフがいつでもシフト提出ができる状況にしています。また、oplusではシフトを確定した際にシフト内容にチェックマークが付くので、そちらをスタッフに確認していただき、確定したシフト通りに勤務を行っていただいております。
oplusを選んでいただいた決め手
最終的な決め手は金額です。 また、oplus内で複数店舗の管理が行え、シフト管理だけでなく勤怠管理が行えることも大きかったです。これらに加えてoplusでは勤怠打刻も可能なので導入を決めました。 oplusだけではなく他社様のシステムについてもいくつかお話を聞かせていただいたのですが、他社様のシステムはExcelベースで少し使いづらそうな印象もあり、管理画面がシンプルで分かりやすいoplusを採用したんです。
導入後、どのような効果が得られたか
まずシフト管理については、“メガホン機能”を使ってシフト提出を促せるので、今まで行っていた一人ひとりにメールをお送りする手間が省けました。oplusでは、スタッフ自身で確定したシフトを随時個別で確認できるようになったため、とても助かっています。スタッフの申請内容を元にシフトを作成し、転記作業などが一切なくなったため情報に対する安心感が以前とは全く違いますよね。 シフト作成や管理に対する作業時間などもoplusを活用することにより、管理者一人あたり約80時間削減することに成功しています。管理者がシフト管理を行っているスタッフが導入前の50名から90名と1.8倍も増加しているのにここまで削減できるのは凄いと思います。
また、以前は行いたくてもできなかったシフト希望の増加依頼もこのメガホン機能を活用し、人員が不足している日にちにシフトに入ってもらえないかアナウンスを行うことができるようになったので嬉しいです。 勤怠管理に関しては、紙のタイムシートで行っていた運用を全てoplus内で一括対応できるようになったため、180名のスタッフの勤怠締め作業を5営業日から1営業日まで削減することに成功しました。oplusを導入する前に行っていた勤怠データの入力が必要なくなったり、全員の勤怠情報を回収するための作業を一切なくすことができたので約80％程削減でき、効率化を図れています。
サポート対応について
質問に対する回答を電話やサポートチャットですぐに対応してくださるので満足しています。いつもありがとうございます。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
課題でも上げていた弊社にスタッフ登録をしていただいている看護師さんの連勤や、残業時間の超過に対してアラートを出す方法を、インタビューの中でoplusのご担当者様にお伺いできたので、早速試してみたいと思います。 他には、勤怠管理画面からメッセージを送る機能があるといいなと感じています。今は、シフト管理にあるコメント機能を使っているのですが、勤怠管理画面にもあると作業の効率化を図れて便利だと思います。 また、現在は弊社の運用上、勤務先での給与計算のルールやリーダー手当など独自のルールがあるため、こういった計算は別途行って給与に反映しているのですが、このような変形的な運用にもoplus内で対応が可能になったら、もっと作業効率が図れる気がしています。