※撮影時のみマスクを外しています。 約500名のシフト作成に“メール”と“Excel”を併用して取り組んでいたため、作業時間が2名体制で約200時間（1名あたり約100時間）と膨大な工数がかかっていました。oplusを導入したことにより“シフト希望・確定後のメールのやりとり”と、“Excelへのシフト希望の転記作業”を一切なくし、1名体制の約100時間でシフト作成を行うことに成功しました。 今回はoplusを実際に活用されている営業部の益田様と平間様、管理部の伊波様にお話しをお伺いしました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
今回oplusを導入した現場では約500名のスタッフが在籍しているのですが、oplus導入前のシフト作成には“メール”と“Excel”を使用していました。シフト作成までの流れは、下記のようになります。 ①約500名のスタッフにシフト希望の提出依頼の送付と回収。 ②いただいたメールを確認しながらExcelでシフトを作成。 ③完成したシフトをスタッフ一人ひとりにメールで送付。 ④シフト確定後のキャンセル・追加対応などのシフト再調整。 やはり500名程にもなると量が膨大なので、人的ミスが発生していました。 提出していただいたシフトをExcelに転記する作業があるのですが、これには20時間程かかっていました。その後、完成したシフトをスタッフへ共有するのですが、メールで一人ひとりに送付する必要があり、メールを送るだけでも10時間程かかっていました。その後、シフト確定後のキャンセル、それに伴う追加対応といったシフト再調整などに160時間程時間がかかり、1ヶ月の業務の中でほとんどの割合を占めている状態でした。 このように、シフト作成から共有までに約200時間かかっており、他の業務を行うことが中々難しい状況でした。 シフト作成を行っているメンバーは、シフトの確認や調整を行う度にメールとエクセルの確認をするため、ずっとパソコンと向き合っていなければならず、精神的なストレスを感じていたかと思います。 他にも、シフト管理だけでなく勤怠管理においても課題を抱えていました。 勤怠管理の流れは下記になります。 ①スタッフにタイムシートを記入してもらい、タイムシートの画像を送付してもらう。 ②勤怠管理者3～4名体制で送付していただいたタイムシートをもとにExcelに転記。 ③どのスタッフがタイムシートを提出しているか、Excelでチェックを付けながら管理。 oplus導入以前は、手書きのタイムシートに出勤日時を記載してもらい、月に2回スタッフからFAXまたはメールでお送りいただいていたのですが、500名程いると回収がなかなか進まず集める作業がとても大変でした。 また、スタッフとのやり取りを行っているメールアドレスが共有のものだったため、様々なメールの中から勤怠のやり取りを行っているメールを探すのにも苦労しました。 タイムシートが集まった後も不備があることや、手書きのため記載されている字が読めないケースもあり、不備がある度にメールでのやり取りが生じてしまい、給与を締めるのにとても時間がかかっていました。 タイムシートを一つずつ確認しながらの作業だったため、どうしてもヒューマンエラーが起きてしまうことがありました。 他にも、スタッフが休んでいたのにも関わらず、出勤していたと勘違いしてしまい出勤修正の問い合わせが来ることもありました。そちらも都度対応していたので、時間がかかりとても大変でした。 勤怠管理業務では、払い漏れや給与の過払いを防ぐために雇用保険担当の社員に確認してもらう作業も発生し、とにかく時間が多くかかっていました。
導入後はどのように活用されているのか
私たちは、「シフト調整」と「勤怠管理」、「全体周知」でoplusを活用しています。全体周知には、メッセージを自動送信できる“メガホン機能”や“全体や特定のスタッフにメッセージを送ることができる掲示板機能”を使っています。
oplusを選んでいただいた決め手
実は知り合いの企業様がoplusを導入されており、そちらの企業様からoplusの良さを共有していただいたんです。 oplusの方からも詳しいお話しを伺い、事前の口コミもあったので導入を決めました。
導入後、どのような効果が得られたか
oplus導入以前は、シフト希望提出期限までにスタッフからメールを送ってもらい、Excelに反映させる作業がありました。シフトの転記作業は2名体制で20時間かかっていたのですが、導入後はoplusを通してシフト提出を行ってもらえば問題ないため、シフト調整前に行う作業を全てなくすことができました。 シフト希望提出の締め切り後はシフト調整を行うのですが、そちらの作業もだいぶ楽になりました。
一番効果を実感しているところは、以前行っていた約500名のスタッフに対して一つひとつメール作成をして送る手間がなくなったところです。約500通もあったため、1件や2件程ですが送り漏れや完成したシフトの貼り付けミスなども起こっていました。 メールをお送りするだけでも2名体制で半日かかっていました。 弊社のシフトは「A、B、C、D、E」と5つの種類があり、メールの内容をExcelに転記する作業があるのですが、区分の種類の記載ミスなどもありました。 現状はスタッフ自身にoplusの画面から「A、B、C、D、E」を選んでもらい、シフトを提出してもらうため運用の中でのミスがなくなりました。 また、以前はシフト作成までに2名体制で約200時間（1名あたり約100時間）かかっていましたが、oplusを導入してからは1名体制で約100時間まで工数削減できました。 さらに、勤怠管理においてもoplusの効果を感じています。 導入前まで、メールで行っていたスタッフとのタイムシートのやり取りと、Excelへの転記作業を一切なくすことができました。こちらはoplusを導入することにより、確認する作業のみになったので業務工程を減らすことができ、ヒューマンエラーも起こらなくなりました。 今までタイムシートのやり取りに割いていた業務時間を他の業務にあてることができているので、業務効率化を実感しています。
サポート対応について
oplusのサポート担当の方にはとてもお世話になっています。私たちはよくサポートチャットを活用させていただいているのですが、スピーディに対応していただいてとても助かっています。 また、“oplusの機能を応用した運用方法”なども細かくご提案いただくことや、“シフト確定を間違えて押してしまったなどのちょっとしたミス”にも的確に対応方法を教えていただけるので、何かあった時にoplusのサポート担当の方に聞ける仕組みがあるのは、とてもありがたいです。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
スタッフ一覧の並び順変更をもう少しスムーズに行いたいと思っています。一番下に表示されているスタッフを上に表示させるためにドラッグし続けなければならないので、この部分がもう少し改善されると更に良くなるのではないかと感じています。 10名、20名程の環境であれば、それほど時間のかかる作業ではないと思うのですが、500名規模になるとこのような少しの作業でもとても時間がかかってしまいます。 また、現状1日あたりの決められた枠数に対してスタッフを配置して問題ないかのカウントを取るためにoplusとExcelを併用した運用をしているのですが、ここについても機能が追加されたら良いなと思っています。 現状oplusにも各業務の必要人数に対する過不足状況を数えてくれる“カウント機能”が付いているのですが、弊社のシフト区分が「A、B、C、D、E」と5種類あり、DはAとBが合わさったもので、現状のoplusのカウント仕様だとカウントを拾いきることが難しいです。 中々こういった複雑なシフト構成の企業様が多くはないと思うので、ニーズは少ないと思うのですが、弊社にとってはとてもニーズがある内容なので追加されたら嬉しいなと思っています。