キッズアイ様では、本来のoplusの管理方法であるシフト管理ではなく、児童の利用予定表としてoplusをご利用頂いております。運用方法を自社で考案いただき、マニュアル運用なども行っていただいているお客様です。oplusを導入される前は紙による管理だったため、集計作業に半日かかっていらっしゃいましたが、oplusを導入したことにより作業自体をなくすことに成功されました。 今回はoplusを選んでくださった経緯を古田様と濱瀬様に伺いました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
導入前は1ヶ月に一度、保護者様一人ひとりに月間利用予定表を紙で配布し、そちらを集計することで児童の利用予定日を管理していました。この管理方法に至るまで、Excelや他のツールを利用する集計方法も検討しましたが、これらの方法では私たちが行いたかったデータ集計が難しかったため、紙での運用を行っていました。 従来の運用方法は下記になります。 ①児童に月間利用予定表の紙を自宅に持って帰っていただく。または保護者の方が弊社にいらっしゃった際に月間利用予定表に記載いただく。 ②データをまとめて1ヶ月に1回集計を行う。 ③利用日の変更がある際は都度対応を行う。 このような運用を行う中で様々な課題を感じていました。 まず一つ目は、保護者様が予定表を出し忘れてしまい、締め切りの後にご提出されたり、提出した内容を忘れてしまうといったケースです。保護者の方が忘れてしまうと、いらっしゃるはずの日にお見えにならないことがあるので、その際に増えてしまう対応に悩みを感じていました。このようなことが起こると、急な利用日変更に対応しなければならなくなり、工数がかかってしまいます。 上記のような対応が頻繁に起こらないように対処法として、変更料をいただく仕組みにしました。ただ、変更料の集計や請求管理が発生してしまい、本来ご提供するべき児童へのサービスとは全く関係のない作業だったため、何とかならないか悩んでいました。
導入後はどのように活用されているのか
保護者様にご利用予定日をoplusに直接入力していただくことで管理しています。急なキャンセルや追加、変更などはoplus内のコメント機能を使って記入していただいているので、リアルタイムで確認が行え、助かっています。 以前は、Googleフォームでの対応や、知り合いにアプリを作成していただくなどを考えたのですが、時間がかかってしまうことや、工数もかかるので現実的ではないと思っていました。そこで、前述した課題を解決できるサービスを調べている中で出会ったのがoplusでした。 今回の私たちの活用方法はoplusの本来の利用方法とは異なります。ですが、自社流でカスタマイズした利用方法を考えれば代用できると思い、独自の活用方法を確立して運用しました。 そして、その運用方法に保護者の方々に慣れていただくための工夫として、弊社独自の利用ガイドを両面1枚程の情報量で作成して共有しました。このような運用方法で1ヶ月程お使いいただくと、問題なく操作に慣れていただけることがほとんどです。中には、操作に慣れていない保護者様もいらっしゃいますが、そういった方でも3カ月程あれば慣れていただけます。
oplusを選んでいただいた決め手
児童福祉施設用のアプリなどもありますが、安くても月1、2万程料金がかかる場合が多く、oplusはスタンダードプランという無料から始められるプランがあることも大きなポイントでした。また、導入するにあたってスタッフ間でテスト運用も行ったのですが、シンプルなので1度使えばマニュアルなしで直感的に使えるという点も決め手になりました。 oplus導入後も初めから全ての利用者に広げるのではなく、試験的に10～15名程のご協力いただける保護者の方々にお試しいただき、問題なかったので全ての保護者様に利用を広げて段階的に導入を行いました。 また、無料のスタンダードプランを利用している際は、急にデータが消えてしまわないか心配でしたが、有料無料に関わらずそのようなことはなく、安心して使えました。
導入後、どのような効果が得られたか
以前は1ヶ月に1回行っていた予定表を配る作業や、締め切り前の3～4日間は個別にメールで催促を行い、集計作業に半日程かかっていましたが、oplus導入後はその作業がなくなりました。 これらの課題を解決してくれたのが、oplusの“メガホン機能”です。メガホン機能では登録されている保護者の方全体に利用予定表提出の催促ができるので、作業がとても楽になりました。また、oplusのページを開くだけで急な変更連絡もコメント機能を活用することで該当の日時に対する変更確認ができるので助かっています。 急な予定変更について実際のケースでお話しすると、ご家族の方が新型コロナウィルスにかかられたり、学級閉鎖になってしまい予定していた日に利用できなくなるなどの事例がありました。 以前はこのような予定変更対応の際に、紙を探すなどの作業も起きていましたが、今はoplusの管理画面を確認すれば問題ないので助かっています。 また、保護者の方々からもoplusについて様々なお声をいただいております。 保護者様が自分で提出した内容をいつでもどこでもスマホですぐ確認ができ、急な変更にも対応しやすいので評判が良いです。ほとんどの方がスマホを持ち歩くようになったので、oplusの活用は時代に合っていると思います。 以前は、提出した月間利用予定表のコピーや、写真を撮影して管理していただくなど保護者様によっても管理方法がばらばらな状態であったことと、家に帰らないとコピーした予定表が見れず、すぐに確認できないとのお声もあったので、oplusでの管理になってからは便利になったと感じています。 また、以前行っていた変更料をいただく仕組みもoplus内で簡単に変更対応ができるため廃止しました。本来やらなくて良い変更料の回収や請求書の発行といった作業をなくすことができたので、良かったです。 他にも、自治体に児童がどれだけ弊社を利用したかを報告する際にoplusを活用しています。今までは利用予定表をバインダーに綴じ、管理を行っていたのですが、oplusを導入してからは1ヶ月に1度だけ、管理画面から1ヶ月分のサマリー表を出せば問題ないので、こちらの作業も楽になりました。 児童がどれだけ利用したかの監査を行っているご担当者様もoplusの画面上で利用履歴を確認できることに驚かれており、「色々なところに監査に行っているけど、こんなのは初めて見た」とおっしゃってました。監査の方からは1ヶ月に1回は印刷して保管してほしいと言われていますが、万が一その月に印刷して保管することを忘れてしまっても、oplusであれば過去のデータが消えることはないので、安心しています。
サポート対応について
メールや電話等で迅速に対応していただき、とても有難いです。 以前、ある保護者の方から「予定を入れても自分の管理画面の中に表示されない」というお声をいただき、oplusのサポートに問い合わせたところすぐにご対応くださり、解決しました。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
元々oplusの本来の使い方と違う活用をしているので、弊社のような使い方も想定して、機能強化や開発を行っていただけると大変助かります。現状は児童をお預かりしている時間数に応じて請求書を作成するためにExcelで関数を作成し、計算を行っているのですが、このような計算や請求書発行もoplus内でできると良いなと感じています。 曜日や時間帯に合わせた料金の計算ができるとより便利になり、ユーザー層も広がるのではないかと思っています。現状Excelデータを加工する作業を人に依頼しているため人件費が発生しているので、例え機能追加によりoplusの月額利用料がアップしたとしても、金銭面では特に問題を感じていません。 弊社としては色々と要望はあるのですが、今のoplusの良いところは機能がシンプルなところなので、機能が増えすぎても難しくて扱いづらさを感じるユーザー様もいらっしゃると思います。なので、プランに応じて機能を分けていただくのも良いかもしれないですね。 後は、oplusのみで機能開発を行うというのも中々大変だと思うので、給与計算システムなどと連携できるようになると幅が広がるかもしれません。 また、今後の活用についてですが、今回のインタビューの中で業務管理機能についてお伺いできたので、こちらを早速使ってみたいと思います。今まで「書道」や「合唱」などイベントを行う際にoplusに毎回イベント名を手入力で記載していたのですが、oplusの業務管理機能を活用すれば一度の入力で毎回入力を行わなくても汎用的に活用できることが知れたので、良かったです。