oplus導入以前は、紙とExcelを併用してシフトを作成しており、アナログ作業による転記漏れや、ご予約状況に伴う変更の修正漏れが大きな課題となっていました。 導入後は、これまでの運用スタイルに近い直感的な操作性を活かし、シフト作成の時間を半分の約3時間へと大幅に短縮することに成功しています。 今回は、紙とExcelを併用していた煩雑な管理方法から、oplusへの一元化を選んでいただいた経緯や、具体的な活用方法についてお話を伺いました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
以前は紙で各部署のシフトを回収していました。 宿泊業なので、お客様の予約状況によって頻繁にシフトが変わるのですが、書き換えのたびに修正の抜け漏れが発生したり、どれが最新の正しいシフトか分からなくなってしまう……という課題を抱えていました。 また、部署ごとに個別のExcelと紙を使って管理していて、スタッフから紙で回収した希望シフトをExcelに手入力していたので、大きな手間と転記ミスが発生していました。半月分のシフトを作成するのに、何日かに分けて作成しないと間に合わず、非常に労力がかかることにも悩んでいました。
導入後はどのように活用されているのか
1日の勤務時間の中で「誰が、いつ、何の業務を担当するか」を割り振る「業務セクション」機能を活用しています。デイリーワークスケジュールは、月ごとのシフトと連動しているので、修正漏れによるミスもありません。 また、シフトの提出や連絡についてはシステム内の掲示板やコメント機能を活用しており、これまでの紙でのやり取りを廃止して、記録の残るオンライン上で完結できるようになりました。
oplusを選んでいただいた決め手
一番の理由は、費用感がお手頃だったことですね。 操作もしやすいですし、私たちが重視している「誰が、いつ、何の業務を担当するか」という業務セクションを当て込んでいく操作感が、これまでの運用方法と似ていてスムーズに移行できそうだと思ったことが、大きな決め手になりました。
導入後、どのような効果が得られたか
システム上で1箇所を変更すると、日別のシフトも全て連動して更新されるので、修正時の抜け漏れやミスが大幅に少なくなりました。 たとえば、いままでは紙やExcelで変更内容を記載して、日毎のスケジュールも修正して……という手間があったり、転記が漏れているとスケジュールのほうも誤っていたりということがありましたが、oplusならシフトの変更がデイリーワークスケジュールと連携していますから、誤ることがありません。 シフトの作成時間も、何日かに分けて約6時間ほどはかかってしまっていましたが、半分の3時間程度に短縮され、日をまたがずに一気に作成できるようになりました。 紙の回収と手入力作業がなくなったことに加えて、スタッフ側もスマホからいつでもシフトの確認・提出ができ、誰でも最新のシフトが確認できる点が非常に便利です。 当日の担当業務も事前に把握できるので、現場からも大変好評ですよ。 同時期に導入した勤怠管理システム（KING OF TIME）とも並行運用をしていて、経理担当者の給与計算も楽になったと聞いています。
サポート対応について
使い始めの際に分からないことがあった時は、サポート担当の方に直接メールや電話で連絡させてもらっていました。すぐに教えていただけて、すごく親身になって対応してくださったので、大変助かりました。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
今後は、シフトを作成・編集できるスタッフを増やしていきたいと考えています。現在は「業務セクション」の割り振りを私を含めた3名で分担し始めていますが、oplusなら操作もシンプルですから、将来的にはさらに触れる人を増やしていく予定です。 その際、複数人で編集しても「誰がいつ変更したか」という編集履歴が分かるようになれば、さらに使い勝手が良くなると期待しています。 また、掲示板では他のスタッフにも見えて伝えづらい用件もあるため、特定のスタッフに個別にメッセージを送ることができる「oplusチャット」機能も検討しています。