紙とExcelによる長時間の調整、作成時に発生してしまう忖度、変更による手作業・目視の積み重ね……そんなシフト管理に課題を抱えていたとき、同業のご友人から、偶然oplusを紹介されたそうです。 ひと目でご興味をお持ちいただいたoplusをどのように活用されているのか、自身もシフトに入りながらスタッフのシフト調整まで行う管理者様に、具体的な方法や導入による変化について伺いました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
前任者が退職し、じゅうぶんに引き継ぎを行うことができないまま、突然シフト作成を担当することになりました。 以前はExcelで作成していたのですが、やり方が難しくて……。細分化した業務と、数十名のスタッフを見比べて、必要な人数を毎日1コマずつ数えながら入力する作業が日々重なり、シフトのことを考えない日がないほどでした。 提出された希望休をExcelに手入力する際、行がずれて「休みが入っていない」とスタッフから指摘されることもあったりして、転記誤りや調整に終わりが見えないことが大きな課題でした。
oplusを選んでいただいた決め手
たまたま別の保育園で働く友人と食事をした際、その園で導入されていたoplusのアプリ画面を見せてもらったのがきっかけです。「全体の休みが一覧でパッとわかって、すごくいいよ！」と実際の使い心地を教えてくれて、その場で画面のスクリーンショットをもらいました。ちょうどシフト作成に関する課題をたくさん抱えていたので、偶然の出会いですね。
導入後はどのように活用されているのか
24時間いつでも直接シフト希望を入力できるのが非常に便利です。 「メガホン機能」でシフト提出の自動リマインドもできますし、スタッフが各自のスマホアプリから入力すれば、管理者のほうにも即時反映されるので、ズレたり間違えたり……ということがなくなりました。 これまではシフト希望の変更について個人のLINEで都度やり取りをしていて、それをシフト表に移して……と、すべてが手作業だったのですが、そういった部分もoplusで一括管理できるようになりました。 現在は、AI作成機能でベースを割り振った後、細かな手直しをしてシフトを完成させています。
導入後、どのような効果が得られたか
oplus導入を機に、これまで複雑化していた勤務区分を思い切って整理し、シフト自体を作成しやすく見直しました。 以前は1ヶ月間ほぼ毎日シフトのことを考えて調整し続けていたのですが、導入後は、希望休などのデータが揃ってしまえば、AIにシフトのベースを作ってもらって、そこから細かな調整を入れて……という流れで、1～2日あれば完成するようになりました。作業時間は半分以下に激減しています。 希望はスタッフがアプリから直接入力するため、入力ミスや転記ズレは完全にゼロです。各スタッフからも、手書きや個別の連絡がなくなって助かっているという声を聞いています。 また、自分もシフトに入るメンバーなので、手作業だとどうしても「自分に大変な業務を割り振ってしまおう……」といった忖度や、スタッフごとの業務の偏りが生じがちでした。これも、AI作成を導入したことで、個人の忖度が入ることなく均等にシフトを割り振ることができるようになり、精神的な負担からも解放されました。
サポート対応について
初期設定の段階では、複雑なシフト体系をどうシステムに落とし込むか分からず……でも、担当者の方が親身になってくれて、"一緒に考えてくれている！”と感じられました。難しい課題があっても的確な解決策を提示してくれて、スムーズに導入できたと思います。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
AI作成の精度の向上に期待しています。現状でもかなり楽になったのですが、今後精度が上がっていけば、もっと使いやすくなると思います。 また、保育園以外にも有料老人ホームなどの施設を複数展開しています。oplusの導入で私の負担が劇的に減ったので、今後はグループの他施設への紹介も検討しています。他の管理職メンバーのシフト作成にまつわる負担や時間を削減していきたいと考えています。