紙面でのシフト管理だったため、手作業による情報の反映リスクもあり管理が複雑、それにより管理工数が増加していました。oplusを導入後は、シフトの管理が大変楽になり、手間だけでなく工数も削減につながりました。 oplusを選んでいただいた背景を人事総務の長田さんにお話をお伺いしました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
導入前は、アルバイトさんからシフト希望を紙で提出してもらい、スプレッドシートで管理を行っていました。紙のシフト表をスプレッドシートに転記していたため、記入ミスや洩れの懸念から、管理が複雑になり、それによる工数増加が課題でした。また、導入前はテレワークによる対応がしづらいことにも課題を感じていました。
oplus導入後はどのように活用されているのか
総務にて、事前に有休推奨日、出社不可日を一括で月次登録しています。アルバイトさんは、勤務希望日を全てoplusに登録し、各部署管理者が個人個人の所定労働日数にあわせ実際の勤務日を調整しています。 アルバイトさんが勤務日や勤務時間を変更したい場合は、コメントを活用し気軽に携帯から変更依頼をして、通知を受けた管理者がタイムリーに承認できるフローとなっています。
oplusを選んでいただいた決め手
勤怠管理システム（KING OF TIME）との連携が可能で、他社と比較して利用料金が安価だった点が決め手となり、稟議も通りやすかったです。 また、oplusで担当してくださった杉原さんがシステム改修に前向きなところも、今後の期待につながりました。
oplus導入後、どのような効果が得られたか
半年利用して、最初はシステムが苦手な利用者さんも使いこなせるか心配でしたが、「シンプルで使いやすい」とみなさん困ることなく利用されています。 管理者側としても、初めの設定とルールさえ決めてしまえば、あとは運用が大変楽になり管理工数削減につながりました。最新情報の管理としても信頼できますし、その日のシフトを他部署も含め一画面で把握できるので全社的にも情報を探す手間が省けています。
oplusのサポート対応について
悩んだときも相談しやすく、常にいくつかの改善策をお持ちで、その中でもどれが最善かを提案してくださるので大変助かっています。 会社に最適な方法を一緒に考えてくださるので、利用できる範囲内でベストな使い方ができ満足しています。 常に改善思考でいてくださるところも、今後に期待ができ心強いです。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
当初から、グループ会社でもシフト管理システムを利用していきたいと話があるので、今後そちらでも運用開始できればと考えています。