oplus導入以前は他社様の勤怠・交通費・経費を一元管理できるサービスを利用されておりましたが、管理者様が承認作業に追われる課題をお持ちでした。株式会社ハンドオン様では、時間が空いてしまっても初期設定方法を忘れないシンプルなoplusの管理画面と、リーズナブルな料金体制が決め手となり自社の体制に合わせて運用していただいております。 今回はoplusを実際に活用いただいている齋藤様にお話を伺いしました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
弊社ではoplusを利用する前に、他社様の勤怠・交通費・経費を一元管理できるサービスを使用していたのですが、社員によっては打刻漏れが何日も溜まってしまったり、経費申請においても都度ではなく、1カ月分まとめて申請されるケースもあり、管理者が承認作業に追われる課題を抱えておりました。 弊社は現場で働くことが主な業務になっているため、デスクワークの時間をまとめてとることが難しい業態です。 社員の都合により、承認作業を行わなければならなかったため、管理者の仕事のペースを一定に保つことができず、管理者や社員自身も負担を感じていました。 このようなことから、管理工数を減らすために今まで一括で管理していた勤怠と経費を分けて管理することを決め、勤怠管理サービスにおいては承認作業が必要なく、社員が入力した情報がそのまま反映されるシンプルな作りの勤怠管理サービスを探していたんです。 他社様のサービスを使用していた際に一元管理を行うメリットも感じていましたが、社員増員にあたって金額がかさんだり、初期設定時に設定方法を忘れてしまい、時間がかかってしまう場面も多かったです。 弊社では採用を常に行っている訳ではなく、新入社員の入社は約半年に1回です。このようなスパンでも、管理者が初期設定方法を忘れずに対応できる勤怠管理サービスが良いなと考えていたんです。毎月採用を行われている企業様であればこのようなお悩みは少ないかと思いますが、採用期間が空いてしまう企業様であればこのような課題を抱えているのではないでしょうか。 また、以前使用していた勤怠・交通費・経費を一元管理できるサービスにもシフト管理機能があったかとは思うのですが、多機能だったため何をどうしたら良いのか分からず使いこなすことができませんでした。 経費管理に関してもアナログな運用にはなってしまいますが、紙に領収書の原本を貼り、それを管理者が確認する方法が運用しやすかったため、このような運用方法に変更しました。システムを導入することでデジタル化のメリットも感じつつ、運用に慣れるまでの作業時間がネックとなり、アナログな運用方法を選択したんです。 弊社の体制上、経費申請を行う対象者がそこまで多くないというのも、運用方法をアナログに戻す決め手になりましたね。
導入後はどのように活用されているのか
弊社では、シフトと勤怠管理でoplusを活用しています。 本来であれば、シフトは事前に組むものだと思うのですが、弊社の場合は実際に仕事を行った後に案件名や時間を入力して運用しております。 他にも、oplusからシフトデータをExcelでダウンロードし、月毎の稼働率などを分かりやすくグラフにすることで活用しています。oplusで得られた情報を元に弊社の代表と今後の方針などを決める会議で使用しているのでとても便利です。
oplusを選んでいただいた決め手
oplusを選んだ決め手は、金額の安さとシンプルで使いやすい管理画面です。 勤怠サービスを探す際にインターネット検索で色々と情報収集を行っていましたが、oplusの勤怠機能は一番簡単で分かりやすく、管理しやすいサービスだと感じました。とてもシンプルな作りなので、期間を空けた新入社員の入社時もすぐに使い方をレクチャーすることができると思い、自分達で運用できる想像がしやすかったこともoplusを選んだ決め手の一つですね。 また、勤怠情報の確認画面もとてもシンプルで、Excelダウンロードも可能なため非常に使いやすいと感じました。
導入後、どのような効果が得られたか
以前使用していたサービスと比較して、勤怠内容を一件ずつ承認する作業を一切なくせたので運用がとても楽になりました。 本来であれば勤怠打刻を毎日行うと思うのですが、弊社の仕事内容の場合1カ月間ツアーに行くこともあるため、業務の合間にまとめて出勤内容を入力するといった運用方法を取っています。
oplusを導入する前は管理者が承認作業に追われ、業務効率化が図れていなかったため、承認作業をなくすことができたのはとても大きかったです。
サポート対応について
oplusにサポートチャットがあるのは知っていますが、今のところまだ活用する場面は来ていないです。これは、それだけoplusがシンプルで分かりやすいサービスだということですね。 今後、運用していく中で分からないところがあればすぐ聞けるので、心強いです。 以前使用していたサービスですと、どこの誰に連絡をしたら良いか分からないまま窓口へお電話をしたり、営業時にプレゼンをして下さった方はその時だけのご担当者様だったということが後々分かり、少し不安を感じていました。 oplusの場合は、営業担当の方やサポートの方など窓口がはっきりしているので安心感があります。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
今後、oplusでも業務日報機能ができたら良いなと思っています。現状はoplusに日報機能はないので、別の運用方法を考えていますが、いずれこのような機能が追加されることを期待しています。 また、今後賞与の査定をoplusで得られたシフトや勤怠情報と、別のサービスを活用した日報情報を元に行っていこうと考えています。今までは、勤務時間だけを見て決まった内容に沿って賞与をお渡ししていましたが、時間だけではなくどのような業務内容にどのくらいの時間をかけて行っているのか、その業務は効率良く行えているのかを管理しようと思います。