Peach様はoplus導入以前、シフト作成・管理をExcelで行っており、残業時間を含め4〜5日の営業日を費やされていました。oplusを導入することにより、シフト管理にかける日数を2日半〜3日まで短縮。自動シフト作成機能や業務管理を活用することによって、複雑なシフト作成の効率化に成功されています。 今回はoplusを選んでいただいた経緯や運用方法について、導入を推進いただいた坂本様と、導入検討およびoplusの運用を行っていただいている石井様にお話を伺いました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
oplus導入以前のシフト作成はExcelで全て手打ちしていたこともあり、とても時間がかかる大変な作業でした。 私たちはオペレーションコントロールセンターという部署に所属しており、24時間365日運航の安全を司っています。機長とコミュニケーションをとりながら24時間運航の安全を守るため、資格の有無を考慮しながら24時間365日運用可能かつ、多岐に渡る業務を進めていくためのシフトを作成しなければなりません。 もちろん私の普段の業務はシフト作成がメインではなく、実際に現場に出て運航管理者として業務を行っています。具体的には当日のお客様のご予約状況、天候などを考慮しながら、飛行ルートや飛行機の重量などを管理した飛行実施計画を1便1便作成しています。航空法では運航管理者の作成した飛行実施計画書に機長が合意をすることで、航空機が運航できると定められているため非常に大切な業務です。また、実際に飛行している便の乗務員とも天候の変化など様々なやり取りを行っているため、オペレーションコントロールセンターは24時間休むことなく稼働している環境となります。 oplus導入以前はこのように多岐に渡る業務や、複雑な条件を加味した上で24時間365日のシフトを全て手動でExcelに作成していました。一つの部署で50人以上のスタッフのシフト管理を行なっていたこともあり、4〜5日間丸々シフト管理作業に費やし、残業も発生していました。
導入後はどのように活用されているのか
弊社では、業務管理の業務機能と自動シフト作成機能、パターン機能を一番使わせていただいています。 航空機は24時間365日運航しており、私たちの行う業務の種類は多岐に渡っており、資格の有無も複雑に絡み合っています。夜勤からの連続するシフトが弊社のシフト作成のポイントとなっているため、夜勤を最初に作成し、その後は指定した順番で業務を自動で割り当ててくれるパターン機能を活用しています。 シフトを作成するにあたり、自動シフト作成機能とパターン機能を活用させていただいていますが、oplusでは作成条件が柔軟なため非常に助かっています。
oplusを選んでいただいた決め手
oplusを選んだ決め手は、自動シフト作成機能があることです。 Excelで作成していた際は、まっさらな状態からセルに手動でシフト入力することにストレスを感じていました。oplus導入後は、まず自動シフト作成機能であらかじめ設定した条件をもとにシフトを作成し、そこからスタッフの希望に合わせて修正する作業に流れが変わったので、非常に使い勝手が良くなりました。 他のシフト作成ツールとの比較の際に利用料金も条件の一つとして見ていましたが、一番重視していた条件は、“いかにシフト作成にかかっている工数を減らすことができるか”ということでした。 10社程、他社様のシフト作成ツールのトライアルも行なっていましたが、他社様のサービスを試した際は、シフトの自動作成機能を使用する際に完璧に条件が合っていないとシフトが全く作成されず、シフト作成条件の柔軟性の面で弊社が求めているものと合いませんでした。 中々弊社にあったサービスが見つけられず、困っていた際に「シフト作成ツール」と検索して出会ったのがoplusでした。 シフト作成ツールを検討していた際に、弊社の他部門が使用している社内開発したシフトシステムも候補に上がっていたのですが、そのシステムと比較してもoplusの方が私たちが目指している運用に合っていると感じました。 そして、導入当初から営業担当の方をはじめ、oplusの社員の皆様に親身にご対応いただい た点も決め手となりました。導入までの段取りもスムーズで、行った打ち合わせは2回程で す。
導入後、どのような効果が得られたか
oplus導入前は残業込みで4〜5日シフト作成に時間を要していましたが、oplus導入から半年間試行錯誤しながら運用することにより、2日半〜3日までシフト作成時間を短縮することができました。 導入以前に感じていた、まっさらなExcelのセルにシフトを手動で入力する作業をoplusの自動シフト作成機能を活用してシフトの土台を作り、その後手動で調整するという作業に運用方法を変えることができたのでストレスが減り、精神的にもとても楽になりました。 また、oplusには管理画面内にお知らせを通知してくれる機能があるのですが、通知欄を見るとどんどん機能内容がアップデートされていくため、使い勝手が良くなっていくことが目に見えて嬉しいです。機能アップデートを楽しみにしているのと同時に、私自身ももっと使いこなせるように活用していきたいと考えています。
サポート対応について
導入当初にoplusの営業担当の方に親身にご対応いただけたので、有料プランの契約で制限なく使用できるoplusのサポートチャットを活用する機会はまだありませんが、業務管理機能についての細かい質問にもメールなどで丁寧に対応していただけるため、いつでも質問できる信頼と安心感があります。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
oplusを導入してから半年が経ち、私自身が自動シフト作成機能を活用してスムーズにシフト作成ができるようになったので、今後はまだ活用できていない他の機能も活用し、事前の希望休や休暇リクエストなどもoplus内だけで完結できるように運用を徐々に変えていきたいと考えています。 また、シフトコメント機能やメガホン、掲示板などのコミュニケーション機能もとても魅力的な機能だと感じておりますので、今後活用していきたいと思います。