株式会社エフ・ジェイ ホテルズ様はoplus導入以前、シフト作成・管理を紙とExcelで行われていました。oplus導入以前は3日かかっていたシフト作成をoplus導入後に1日まで短縮。また、勤怠管理システムのKING OF TIMEと連携することで、シフトと勤怠の一元管理においても業務効率化を実現されています。 今回はoplusを選んでいただいた経緯や、導入を推進された甲斐さんに推進時の取り組みや工夫などについてお話を伺いしました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
弊社のようなホテル業は24時間365日動いている業態のため、24時間分のシフトを組む必要があります。シフトの出勤時間は人によってばらばらで、朝7時や8時、お昼だと12時、更に夜になると23時からのスタッフもいます。 なおかつ、シフトを組む際にはスタッフのスキルによる戦力、バランスを考えながら複数ある希望休を反映させたシフトを組まなければなりません。このため、シフト管理者にとってはシフト作成業務が負担になっていました。
私は、業務の一環として社内でoplusの運用サポートを行っていますが、現場スタッフのスキルなどは各事業所の支配人やマネージャーの方が把握をしているため、シフト作成までは行えません。そのため、各事業所のシフト管理者の負担を少しでも減らすことが大きな課題でした。
各事業所の支配人やマネージャーがシフト作成を行うのですが、スタッフのモチベーション維持のために「皆の希望休を叶えるためにはどう組んだら良いのか」などを考えながら行うため、シフトを作る際に気持ちが入り、どうしても時間がかかってしまいます。 効率も考えると他業務は行わずにシフト作成だけを行えることが理想ですが、現場ではそれは難しく、他の業務も並行で行っているため2～3日はシフト作成に時間を使っていたんじゃないかと思います。 また、スタッフ全員の希望を叶えることにより、どこかに必ずしわ寄せが起こってしまうので、働く側もシフト作成をする側も少しずつ不満を抱えていました。
oplus導入以前のシフト希望回収はアナログですが、貼り紙に希望休を記載してもらう方法をとっており、その紙を確認しながらシフト管理者がExcelでシフト作成をしていました。このような方法のため転記ミスも発生し、せっかく作った後でもスタッフから「私の希望日ここじゃないんですけど」と言われることもありました。 色々な条件を加味した上で作成しているシフトなので一か所だけ直すということはできないため、結局全部作り直すことになり、とても大変な思いをしていました。
導入後はどのように活用されているのか
弊社では、oplusの自動シフト作成機能を活用しています。ホテルのシフトは日を跨いだり、出勤時間が朝からのシフトなどバリエーションが多く、シフト管理者が考えながら様々な条件を加味した上で作成するのは大変なため、あらかじめ決められた条件に沿ってoplusにシフトを自動で組んでもらっています。
oplusで組んだシフトは、PDFにして社内のコミュニケーションツールで共有しています。oplusにも管理者とスタッフ間で行えるシフト同期機能や、シフトコメント機能、掲示板機能などのコミュニケーション機能が備わっていますが、弊社の体制上スタッフが自分のスマホをホテル内に持ち込むことができなかったり、個人のメールアドレスでPCにログインしてはいけないなどのルールがあるため、社内チャットツールを使用しています。そして希望や変更があれば社内チャットツールでコミュニケーションを取り、管理者がシフト編集を行っています。
oplusを選んでいただいた決め手
シフト管理システムを導入検討する際にoplusを含めた3社にお話を伺ったのですが、決め手となったのはoplusが勤怠管理システムのKING OF TIMEと連携できる点です。シフト管理システムと並行して勤怠管理システムのKING OF TIMEを導入しようとしていたので、oplusとKING OF TIMEでシステム連携を行うことによって一元管理できるのは大きかったです。
シフト管理システムの機能面で言うと正直3社とも甲乙つけがたかったのですが、その中でもoplusが良いと思った点は色々な相談やお話を聞いてくださって、即時に動いていただけるスピード感です。 oplusの導入初期は「こうだったらいいのにな」という要望がありましたが、すぐにご対応いただける期待感があり選ばせていただきました。 やはりレスポンスの早さは、魅力のひとつだと思います。
また、日々oplusではシステムアップデートが行われ、お知らせなどで改善内容を知れるのでありがたいです。最近だと業務管理ページが見やすくなったり、今までなかった労務データを直観的に確認できるグラフページができたりと、今まで以上に使いやすくなって嬉しいです。 弊社も色々な要望を上げさせていただいていますが、もちろん100％全ての要望を叶えていただけるとは思っていません。ですが、このような形でスピード感を持って要望にこたえていただけることは魅力的ですね。
色々と検討していく中でoplusともう1社で悩んだのですが、もう1社の企業様は料金がoplusよりも倍近く高かったんです。初めてのツール導入だったので、未知の領域に費用を払うのがリスキーだと感じ、お手頃価格で導入しやすいoplusを選びました。
導入後、どのような効果が得られたか
oplusを活用し、定量的な部分でも工数削減ができてるのですが、弊社では心の負担軽減といった定性的な効果も感じています。
ホテルのシフトは日を跨ぐシフトもあれば、朝から出社するシフトもあったりと本当にバリエーションが多く、シフト作成時に管理者は頭を抱えていました。oplusはこのようなバリエーションや様々な条件を加味した上でシフトを自動で組んでくれるのでとてもありがたいです。 土台をoplusの自動シフト作成機能で組んだ後に、少し手修正を行うことでシフト管理者が必要以上に頭を使ったり悩んだりせず、心の負担が減っていると実感しています。
また、定量的な面でも大きな効果を感じています。oplus導入前はシフト作成に約3日かかっていましたが、oplusを導入してからは1日以内に収めることができました。自動シフト作成機能を活用することでシフト組みの6～7割は終わるので大分楽になっています。
どのようなシステムを導入する際にも、最初の設定や、運用方法が大事になってくると思うのですが、弊社ではなるべくスタッフに共有するシフトの見え方が今までと変わらないように色の設定などを考えたり、シフト管理者がシステム導入に対して二の足を踏んだ際も、KING OF TIMEと連携できることや、自動シフト作成機能などのメリットを伝えることにより「やってみたい」という気持ちになってもらえるように工夫をしました。 システムの導入初期は、誰でも心のハードルを感じてしまうので「Excelと変わらなくないですか？」などシフト管理者からマイナスな発言をもらうことも多々あったのですが、「まぁまぁ、やってみようよ」と寄り添いながら進めていったので、導入に関してはあまり苦労せずにできたと思っています。
oplusは管理画面がシンプルで分かりやすく、直観的に操作を行うことができる点も良いです。最初にoplusの営業担当の方からご丁寧に説明をいただいたことも大きいですが、それを差し引いても「これはこういうことなんじゃないか」という考えから直観的に動かせるのでありがたいです。 また、運用をのせるためにも工夫をしていて、弊社ではoplusのサポートチャットなどに問い合わせて分かった不明点や、良い活用方法を思いついた際にその事業所だけで完結せずに、他事業所にも情報共有をしています。せっかくの情報を一事業所に留めてしまうのはもったいないですからね。 運用が定着するまでは私が空いている日にoplusの社内相談会を設け、効率化に向けて自社内で運用方法を共有できる体制をつくっています。
シフト作成と勤怠締めはホテルの現場で行い、給与については総務が担当しています。KING OF TIMEを導入する前は勤怠管理も紙で行っており、集計や管理にとても時間がかかっていたのですが、KING OF TIMEとoplusを連携することでシステム上で一元管理でき、現場と総務のやり取りがかなり楽になりました。 会社としてもグループ全体で業務効率化を行っていこうという姿勢が強く、色々とトライアンドエラーを繰り返しながら挑戦できる環境なのでタイミングが良かったと思います。
サポート対応について
契約前にトライアルを実施していたのですが、とにかくoplusのご担当者様のレスポンスが早かったです。サポートチャットのご対応も丁寧で、見落としや勘違いにも手厚くご説明いただきました。
他社様のシステムでもFAQなどのヘルプコンテンツが用意されていることが多いと思いますが、欲しい情報を探すまでが大変なので、サポートチャットで気軽に質問できるのはありがたいです。チャットを送ると気が付いたときには回答が返って来ており、返信も早いので助かっています。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
今は希望休を社内チャットツールで個別に集めていますが、今後スタッフが充足した際にoplusの社員ページ機能を活用してみたいと思います。社員ページ機能を活用すれば事業所にあるパソコンやタブレットなどであらかじめ設定してある社員番号を入力するだけで、スタッフ一人ひとりが自分のシフトを提出し、その内容がシフト管理者の画面に自動で同期されるので便利だと思いました。
また、これはホテル業だからかもしれませんが、稼働にあわせた最適なメンバーを自動で判断してもらえたり、効率や相性の良いメンバー組み合わせの抽出、特定のイベント時はこの人を入れるなどの設定ができたら面白いなと思っています。今後、oplusでは計画管理機能などがアップデートされる見込みとお伺いしたので、少しずつ理想に近づく気がしていて楽しみです。 今後もoplusを活用しながら段階的にデジタル化を測っていきたいと思います。