oplus導入以前は、アルバイトの管理に十分なリソースを割けないことが課題でした。導入後は、直感的なシフト作成や打刻管理によって、効率的な店舗運営を実現されています。 さらに、1日の勤務時間内の役割をポジション表として現場に共有したり、有休管理まで一元化できるなど、アルバイト・管理者双方にとって大きな効果が生まれています。 今回はoplusを選んでいただいた経緯や、導入時の課題、具体的な活用方法などについて、お話を伺いました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
弊社が運営する【IMMERSIVE JOURNEY】は2024年にオープンしたばかりの新規施設で、大人数のアルバイトを管理した経験がありませんでした。 そんな中で、運営管理とコンテンツ制作を兼任しなければならなかったため、労務管理に割けるリソースがなかったんです。そのため、ひとりひとりの希望を手作業で回収するのではなく、最初から外部のシステムを使って効率的に運営したいと考えていました。
導入後はどのように活用されているのか
導入当初から「シフト管理」「勤怠管理」を活用していて、最近は「有休管理」のオプションも追加しました。 アルバイトが出してくれた希望シフトに、私たちがポジションごとに色分けをして上書きする形でシフトを作成しています。スタッフが提出したシフトを見ながら一画面で直感的に操作できるのがいいですね。回収から完成までは数時間ほどで、時間的には1日かからずに作成することができます。 それから、1日の勤務時間の中で細かく役割を割り振る「業務セクション」機能を活用しています。何時から何時まで、といった勤務時間だけではなく、その時間の中で”誰がどこのポジションをいつ担当するのか”まで組むことができるので、勤務時間と「業務セクション」が見られるデイリーワークスケジュールを「今日のポジション表」として現場に共有しています。
oplusを選んでいただいた決め手
社員がネットでシフト管理について検索して、見つけてきてくれたのが最初のきっかけでした。料金面も含めて他社と比較して、一番弊社の運用方法にマッチしていると感じたことや、業務の幅が広い中で、シフト作成などの労務管理が一挙にできる点に魅力を感じて、そのまま契約しました。
導入後、どのような効果が得られたか
まずは、直感的なことですね。スタッフが希望したシフトをもとに、パパッとシフトを上書きしていく分かりやすさや、パソコンからアルバイトの打刻ができる点などから、当初の想定通りに効率的な店舗運営が実現できています。 最近では「有休管理」もoplusで管理することになりました。これまでは自分たちで管理していたのですが、従業員が増えて入社時期がバラバラになってくると、有給休暇の付与タイミングや日数の計算が複雑になったり、アルバイト本人が自分の保有する有休を把握できないなど管理に課題を抱えていました。それをシステム化したことで、私たち管理者側の手間が大幅に省けただけでなく、アルバイト自身も自分の有給残日数を手元で確認できるようになったので、双方にとって非常に良かったと感じています。
サポート対応について
担当の方には直接お電話やメールで対応してもらっていて、とても助かっています。 先述の有休管理についても、管理が大変になってきてしまって「oplusでなにか解決できませんか？」と担当の方に連絡したら、すぐに提案してくれたのがきっかけなんですよ。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
今日のインタビューを受ける中でも、知らない機能を見つけたりして……oplusをもっと有効活用できるはずなので、今後はシステムをより知って、効率的に管理できるようになりたいですね。 他の企業さんがどんな風に使いこなしているのかという「ベストプラクティス」を吸い上げて自社の運用にも取り入れ、ゆくゆくはシフト・勤怠・有休を、もっともっとうまく連携させた管理を目指していきたいと思っています。