紙の配布・回収やExcel集計による手作業と、店舗拡大に伴う各拠点のシフト把握の難しさに課題を抱えていた導入前。その解決策となったのが、スムーズな連携と手厚いサポート体制が魅力の『oplus』でした。 導入後は、毎月約10日要していたシフトの作成・配布期間がわずか約3日に短縮されたほか、全店舗の勤務状況を一元管理できる環境を構築されています。 今回は、多店舗展開を行う製菓企業様における『oplus』の導入経緯から、KOT連携による活用効果、oplusならではのサポート対応まで、詳しくお話を伺いました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
複数拠点・数十名のスタッフのシフト管理に、紙の用紙を配布・記入・回収し、それをExcelに転記してまとめて再配布……という手作業をずっと続けてきました。拠点の数だけ紙があって、1枚・1日ずつ目視確認です。 しかし、店舗や拠点が拡大してスタッフ数が増加していくにつれて、管理者側で各拠点のシフト状況を正確に把握することが難しくなっていきました。 また、紙での回収は提出にムラがあったり、遅れてしまっている方への催促も手作業で、やっとそろったと思ったら提出後の修正が殺到したり……、回収からシフト完成・配布までに毎月10日ほどを要し、月半ばに回収できても、完成版を配布できるのが月末近くになってしまう点も大きな課題で、これはシステムを入れて解決するしかない、と……。
oplusを選んでいただいた決め手
併合した店舗が以前からoplusを利用していて、現場で使いこなしていた実績があったため、スムーズに導入を決定することができました。 また、同時期に「SmartHR」や「KING OF TIME」の新たな導入が進んでいたので、特にKOTとoplusが連携可能であったことが大きな決め手です。
導入後はどのように活用されているのか
複数の拠点で利用しているのですが、路面店やデパート内店舗など、店舗形態ごとに運用の違いがあるため、あえて一律に統一するのではなく、各拠点の管理者が使いやすい方法で運用を進めています。 例えばある店舗では、変形労働時間制に基づく月ごとの公休数を分かりやすく管理・入力して活用しています。こういった拠点ごとの違いがあっても、表示や操作内容がとてもシンプルなので、管理者にとってわかりやすいところも魅力です。 また、全店舗を一括で閲覧できるため、社員のみの表示に切り替えたり、特定の拠点を行き来するスタッフの勤務状況を把握したりする際にも役立てています。
導入後、どのような効果が得られたか
以前はシフトの回収から作成・配布までに約10日かかっていましたが、導入後は約3日で完了するようになり、シフト作成担当者の作業負担が大幅に軽減されました。 以前は5拠点あれば5枚の紙を確認する必要がありましたが、現在は全店舗の状況を一気に見通せるため、全社的な管理のしやすさも大きく向上しました。 さらに、KOTとの連携によって、打刻情報とシフトデータが照合されるようになり、遅刻・早退・残業の自動管理が可能になりました。以前はシフトデータが入っておらず、KOTが単なるタイムレコーダーのような状態になっていて「KOTにシフトが入っていないから、正しい勤怠管理がなかなかできない……」と困っていましたが、連動させたことでKOTの機能をフル活用できるようになり、oplusの導入効果を感じています。 システム自体がシンプルで複雑すぎない点も、スタッフに好評です。各現場のシフト作成担当者からも、とにかくシフト管理が楽になったという声をもらっています。
サポート対応について
サポートチャットの返信が非常に早く、そして分かりやすく、大変助かっています！ ほかに使っているシステムの中でも、一番分かりやすいサポートだと感じています。 有人対応はもちろんですが、最近さまざまな企業で導入されている［AIチャットボット］とのやり取りって、なかなかうまくかみ合わないこともありますよね。でも、oplusのAIはいつも的確に答えてくれます。 電話でのやり取りの際も、担当の方がすぐに私と同じ画面を見て確認してくれて、他にないサポート体制だと感じました。オンラインMTGでも、私たちが使っているoplusの画面を共有しながら説明してくれるので、操作や設定に迷うことなく、安心して運用を進めることができています。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
今後も拠点が増えれば増えるほど、システムによる管理は必須になると実感しています。さらにシステムの理解を深めて、より活用度を高めていきたいですね。 公休数を自動カウントする機能なども含め、業務管理機能をうまく取り入れながら、確認作業や入力負担の削減を進め、現場だけでなく、全社での効率化を深めていきたいです。