現在、ビジネスサポート様はDXを推進されており、勤怠管理に関してもペーパーレス化の実現を進められています。運営拠点が140程と多く、紙での管理では時間・手間・コストがかかってしまい、課題を抱えていらっしゃいました。 また、シフト管理の対象者であるドライバーは特殊な出退勤で勤務を行うため、それに対応できるサービスをお探しになられていました。oplus導入後は、出勤簿の準備時間を最大72時間削減し、加えて今まで勤怠集計から給与計算にかかっていた最大9日間を3日以内まで削減することに成功され、業務効率化とペーパーレス化を実現されています。 今回はoplusを選んでくださった経緯を経営企画室の伊藤さんにお伺いしました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
まずは、ペーパーレス化の推進が課題でした。 以前は出勤簿を活用した紙での勤怠集計だったため、現場に用紙を用意し、従業員が記載した後に管理者が回収していました。従業員が出勤する場所が顧客先となるため、用紙の郵送や、担当者が持って行くなど管理が手間でしたね。 半月に一度行っていた集計は、下記のような手順になります。 ①現場から支店にFax、LINE、メールなどで出勤簿を送っていただく。 ②勤怠の内容をExcelに転記し、集計を行う。 ③集計結果を給与管理ソフトに入力する。 紙とExcelで行っていた勤怠集計は、月初4～5日程の時間がかかる作業でした。その後、給与管理ソフトでの入力や計算に3～4日かかってしまい、他の作業と並行しながらではありますが、かなり時間がかかってしまう大変な作業でした。このような作業は担当者を分けて、3～4名での対応となります。 このように、集計や給与計算を行っている月初の約9日間は管理部の業務がひっ迫してしまい、中々他の業務を請け負うことが難しい状況でした。 また、勤怠の集計が紙での管理ということもあり、毎日リアルタイムでの確認ができていなかったため、紙を渡される管理部側に残業の理由などのイレギュラーな事由が伝わっていない状況なども発生していました。その確認作業などで起こる人的コスト・工数の発生に一番課題を感じていましたね。 出勤簿は200枚近くあり、出勤簿の中から300名以上在籍しているドライバーの勤怠を手作業で抽出しており、これらを全て紙で管理することはとても大変でした。 その他にも、紙を印刷して用意しなければならなかったり、コピーを顧客先へ郵送するコストもかかっていたことや、ドライバーの方がコピーを自分で行って下さったりとご面倒をおかけしてしまい、何とか解決できないかと考えていました。 このような課題があり、勤怠ソフトを探している際に社内で別の勤怠管理ソフトを紹介されたのですが、求めていたものと見合わず「勤怠管理」で検索していた時にoplusを知り、導入検討を行ったんです。
導入後はどのように活用されているのか
リアルタイムで勤怠チェックができるため、半月ごとにまとめて確認するという作業がなくなり、効率化を図ることができました。勤務時間の集計もシステム上で簡単に割り出せるようになったので、工数削減に繋がっています。
また、出力する勤怠時間のCSVファイルを弊社の要望に合わせて会計ソフトの「freee」形式にカスタム開発していただきました。開発期間も2週間ほどで対応していただき、大変ありがたかったです。 また、勤怠方法についてですが弊社の場合、スマホでoplusに入って出退勤をどこでも押せるという方法ではなく、現場にタブレットを配置し、そこで出退勤を打つような方法で運用を行っています。 理由といたしましては、弊社のドライバーは高齢者が多いので、全員がスマホを持っているわけではないということと、アナログのタイムレコーダーのように現場に赴いて打刻をする環境であることが重要だったからです。お客様にドライバーが出勤・退勤毎に顔を見せることは非常に大切なことです。 このように元々紙で行っていた運用をoplusに変更し、デジタル化を行っています。
oplusを選んでいただいた決め手
まずは、費用が安くコストパフォーマンスが高いところがとても良いと思いました。ですが、それ以上に機能のカスタマイズなどを含めたサポート面が素晴らしいと感じています。 担当の方には、導入前のヒアリングから弊社の要望を聞いていただき、求めている機能について、課題と最適な解決策を考えていただいた上で、必要最小限の開発費用に抑えて開発していただきました。 また、導入までのお打ち合わせなどもスムーズに行っていただき、弊社が実現したい理想を伴走しながら叶えていただき、感謝しています。 通常、勤怠管理システムは1日1回のみの勤怠入力が多いです。ですが、弊社が勤怠管理を行っているドライバーは特殊な出退勤形態で、現場によっては3回の出退勤が必要になる場合もあります。そのため、デフォルトでは1回だった出退勤の表示を複数回の出退勤も対応できるようにカスタム開発していただきました。 また導入後も定期的にサポートしていただき、その後の開発も弊社の状況に合わせて提案していただくなど、フォロー体制がとても良かったです。
導入後、どのような効果が得られたか
今まで発生していた用紙代や用紙の保管場所、インク代、郵送代など、会社全体でかかっていた約1〜2割を削減できました。費用面に加えて、紙を運ぶ移動時間もなくなったため、出勤簿の準備にかかっていた約48〜72時間を削減できたと思います。 またそれを受け取る管理部の方では、契約拠点が多かったこともあり、以前は3、4人で担当を分けて勤怠集計に月の4〜5日、給与計算に3〜4日かかっていましたが、oplusの機能を活用してExcel入力が減ったことにより、導入後は勤怠集計から給与計算の作業を3日以内にまで短縮できています。
サポート対応について
チャットサポートの返答が早く、とても満足しています。それだけでなく、oplusのご担当者様との月に1回のミーティングでは、進捗具合のサポートや導入によって上手くいかない部分の課題などを一緒に考えていただいたり、こちらが考えていることを汲み取ってご提案いただいています。 弊社はDX化を推進していることもあり、様々なシステムを導入しています。システムは導入して終わりではなく、導入後はずっと運用を行っていかなければならないので、oplusの運用についての進捗を見ていただいたり、アドバイスをいただける時間があるのは有難いです。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
oplusを利用するドライバーは、年齢層が高く60代や70代を超えてる方もいるので、まずoplusの機能に慣れてもらうことが第一になります。こちらに関しては社内でもサポートしながらoplusを問題なく使ってもらえるように運用しています。 また弊社の場合、送迎は日々の勤務時間や稼働曜日などが決まっているので、現状oplusのシフト機能を使う機会はないのですが、状況によってはシフト機能を活用できる場面もありそうです。oplus導入での成功体験を活かして、今後はサービス内のその他の機能も効率的に活用することにも挑戦していきたいと考えています。