oplus導入以前は、100名近く在籍されるスタッフ様のシフト作成にメールとExcelを併用して最大5日間かけられていましたが、oplus導入後は1日半まで作業時間を短縮することに成功されました。インタビューをお受けいただいた小林様からは「弊社のような大型書店様にご導入いただけたら嬉しいですし、おすすめです。私たちのような課題を持たれている企業様が少しでも楽になったら良いなと思います。」と、嬉しいお声もいただきました。 今回はoplusを実際に活用いただいている小林様にお話を伺いしました。
oplusを導入する前はどのような課題をお持ちだったか
弊社ではoplusを導入する以前、メールとExcelを併用してシフト作成を行っておりました。基本的な作業の流れは下記になります。 ①月に2回、前半・後半に分けてアルバイトスタッフに希望をメールでの提出を促す。 ②提出された希望日をもとに手動でExcelにシフト入力を行う。 メールで希望日を提出いただく際は、フォーマットを用意していなかったこともあり、皆さんの記載方法がバラバラでした。見やすいように提出をお願いしていたので、分かりづらいことはなかったですが、その情報を見ながらExcelに転記作業を行わなければならなかったので、そこは大変でしたね。 パソコンを長時間見続けなければならない作業ということもあり、目が疲れてしまうのでブルーライトカットの眼鏡を購入しました(笑) 弊社は書店だけではなくカフェも併設されているため、下記のように多くのスタッフのシフト管理が必要となります。100名近くのスタッフのシフト転記作業はとても大変です。 ・アルバイト:約60名 ・カフェスタッフ:約30名 ・社員:約10名 転記作業を行う中で、曜日や数字の間違いなどのヒューマンエラーは度々起こっていました。やっとシフトが完成したと思っても、スタッフの方から「これ違うんですけど」とご指摘を受けることもあります。気を付けて確認を行っていてもこのようなヒューマンエラーは避けられず、作り直しにも手を焼いていました。 シフト回収から完成まで時間にすると約10時間、日にちだと5日以内で終わらせるように目標を立てており、ならすと平均2、3日は作業にかかっていたと思います。他の作業や業務を行っていると一日で作りきることは難しく、長くかかる時は最大5日程シフト作成にかかってしまいました。 シフト提出に関しても一回で全てを集めることは難しく、再度連絡を行って確認をするだけでも2~3時間程かかってしまいます。シフト作成後にも確認作業が必須となり、作成したシフトがスタッフの希望通りにできているかや、不備はないかなどを見ていました。
導入後はどのように活用されているのか
弊社では主に、アルバイトスタッフの管理画面から提出されたシフト希望を、管理者の管理画面で確認できる機能を活用しています。スタッフページよりシフトを入力するとリアルタイムで管理者のシフト管理ページにてシフト内容を確認することができるので、とても重宝しています。 また、シフト希望を提出していないアルバイトスタッフへの催促もメールツールを立ち上げずに、oplus内のシフトへコメントができる機能を活用して、対象のスタッフだけに向けて通知がされるようにメッセージを送ることができるのでとても運用が楽になりました。 また、登録しているスタッフに対して一斉にメッセージを送れる「メガホン」機能ですが、シフト提出のアナウンス以外にも、“営業時間変更の案内”や“イベントの告知”などのお知らせ時に活用しています。このメガホン機能もとても便利な機能です。 他にも、oplusではスタッフ登録を行う際に最初に電話番号やメールアドレスを入力できるので、スタッフへの電話対応が必要な際に住所録代わりに活用しています。昨今ですと、LINEが普及し電話番号やメールアドレスをあまり使わなくなってしまうことも多く、急に欠勤された際などの緊急で連絡を取りたい時に困ってしまいます。 LINEとなるとかなりプライベートに踏み込んでしまうことになるので、お互い少し抵抗もあり、このような時にも役立っています。 oplusを導入する前までは、電話番号を確認するために履歴書をわざわざ出す作業も発生していたので大変でした。紙なので一枚一枚めくりながら探すのも手間でしたし、かさばってしまうので、oplusを住所録代わりに使うことで確認もしやすく、ペーパーレス化もできるので一石二鳥でした。
oplusを選んでいただいた決め手
シフト管理ツールの選定は私ではなく、別の担当者が決めたのですが、その際に決め手になった点はいくつかあったそうです。主な理由は三つになります。 一つ目は、oplusを展開しているOplus株式会社がスタートアップ企業だからです。スタートアップ企業が展開するシステムであれば慣例や、既存の概念に引っ張られないシステム開発ができるのではないかと期待していたそうです。 二つ目は、Oplus株式会社の代表である杉原さん自らが率先してPRや、積極的なユーザー目線の開発、利用者の声を集め実直に開発へ反映させているところです。 代表自ら商談やお客様からの声を直にいただくサポートチャットのご対応もされているため、現場を知った上でoplusの開発を進められていて、とても安心できます。 三つ目は、他社様のシフト管理サービスと比較して安い点だと伺いました。 私は、このようなクラウド上でシフト管理ができるツールがあるのは非常に便利だなと感じています。弊社内でoplusを初めて使用したのは私で、まず使いこなせるかどうかを確認し、最終的に導入可否を判断させていただきました。 oplusは、アルバイトスタッフからのシフト回収作業の効率アップやミスをなくすことができたり、アルバイトスタッフや従業員においてもアプリを使用することで、メールでやり取りを行うよりも断然対応しやすいところが決め手になりました。 スタッフもわざわざメールを立ち上げて文章を打つという行為はやはり面倒くさいと思います。oplusを活用することによってシフトの管理者側も提出するスタッフ側も楽になりました。oplusであれば「〇」や「✕」、事前に作成しておいた「テンプレート」からボタン一つでシフト内容を提出することが可能ですので、とても助かっています。 Excelでシフト作成を行っていた際は、テンプレートなどがないので毎回削除してテンキーで入力する作業が発生し、時間がかかっていました。一つの作業としてはそこまで手間になるものではないですが、100名近くのシフトを作成する上でこのような作業を毎回行っていると多くの時間がかかってしまいます。 また、シフト作成を行う際にも「このアルバイトスタッフはレジができる、このアルバイトスタッフはできない」などの前提条件を覚えながら作成していましたが、oplusは各スタッフにタグを付けることができるので、フィルタリング機能でソートを行い、シフト作成がとても楽になります。タグ付けの機能もoplusを導入したいと感じた決め手の一つになりました。
導入後、どのような効果が得られたか
皆さんoplusを導入されたらこのような効果が得られると思うのですが、やはりかなりの時短になっています。 先ほどお話しした通りExcelでシフト作成を行っていた際は最大5日かかっていた作業が、1日半くらいになっていて、工数が確実に半分以下になっているのでとてもありがたいです。 やはり、メールからExcelへ転記する作業も時間がかかりますし、間違ってはいけないので確認作業にも時間を費やすことになってしまいます。 シフト作成の行程として、入れられるところにシフトを入れていってその後に削除するといった足し算・引き算を行い、最後にバランスを確認すると思うのですが、行程は同じでもoplusを活用することで細かい数字入力がないため使う神経も少なく、負担なくシフト作成を行えています。 また、Excelとメールを併用していた際に行っていたシフト希望の回収作業もoplusを導入したことにより一切なくすことに成功しました。 他にも、シフト管理ページを見ればどのスタッフがシフトを提出していないかも一目で分かりますし、そもそもの提出漏れも少なくなったので良かったです。 また、oplusで作成したデイリーワークスケジュール(一日の全スタッフのシフト内容)も印刷することができ、その日のシフトの中で働くスタッフ全員の動きを皆が把握することが可能です。見やすいように表のフォーマットを作成しなくてもシフトを作成した後に印刷ボタン一つ押せば見やすく印刷されるので、とても便利です。
サポート対応について
oplusは開発頻度が高いこともあり、仕様変更されていることが度々あるのですが、弊社の意見といたしまして「以前の仕様の方が良かった」と少しワガママをお伝えさせていただくこともあります。ですが、そのような要望にもすぐにご対応していただいてありがたいです。また、使用方法が分からない際にも時間を問わずにご回答いただけたのでとても助かりました。
今後、oplusを活用して取り組みたいことについて
今後も引き続き、住所録やシフト作成時間を短縮できるシフト管理ツールとして活用していきたいと考えています。また、新機能が追加された際には積極的に使用していきたいです。 他にも、現在弊社で利用している勤怠システムとの連携なども検討していけたらと思っています。現在シフト管理は私が対応していますが、勤怠管理は店長が行っているので、別々の担当での対応が必要になっています。ここを一元化することにより、担当も一人にできるので業務効率化を行うことができるのではないかと考えています。 oplusは弊社のような従業員の多い店舗でも、従業員の少ない店舗でも効果を発揮しながらご活用いただける素敵なツールだと思っています。 oplusには他店舗へ、ヘルプ人員を送る「ヘルプ機能」や、自動でシフトを作成できる「自動シフト作成機能」など作業時間が短縮できる機能が沢山あるので、様々な環境でご利用できるのではないでしょうか。 個人的な意見としては、社内でセクションが分かれていればいるほど、このようなツールをご活用いただいた方が良いと感じています。レジだけで分けてシフト作成したいなどのニーズにはoplusの“タグ機能”を。いくつかの店舗や、セクションを分ける際(例えば弊社で言うとカフェと書籍で分けています)は、“複数拠点管理機能”をご活用いただければ上手く効率化が測れると思います。 是非、弊社のような大型の書店様でご導入いただけたら嬉しいですし、おすすめです。私たちのような課題を持たれている企業様が少しでも楽になったら良いなと思います。