昨年は、複数の方法でシフト収集を行い管理していたため調整が難航してしまいました。 また、一括で連絡をとる手段がなく、電話対応を数人でするなど、アートクルー（ボランティアスタッフ）との連絡をとるだけでも非常に時間 がかかり、個人に多大な負担が発生してしまいました。 そのため、「自動シフト作成」や「アプリだけでなくメールで送れる」とういう点に魅力を感じoplusを選びました。 oplusを選んでくださった背景、サポート内容について、アートクルーチームリーダーの友田さん、システム、シフト調整担当の石山さんにお話をお伺いしました。
抱えていた課題
昨年は、Googleフォーム、紙、FAXにてシフトの収集を行い、複数の方法で管理していたため、混乱を防ぐため1人の管理者がシフト調整を行いました。何日も徹夜で作業が必要だったり、平日の日中の時間を使いながら作業、また一括で連絡を取る手段がないため調整に時間がかかってしまいました。
oplusを選んだ理由
「自動シフト調整」を行いたかったこともありoplusを選びました。また、アプリだけではなく、ブラウザ、メールでの連絡ができ、ファイルを送付できる点も魅力でした。他にも、3社お話を聞きましたが、利用したい機能には、追加料金が発生してしまい、予算的に500人は厳しかったり、自社サービスの説明メインで、やりたいことに柔軟に会話をしていただけなかった。oplusが唯一、自社サービスの説明だけでなく、本イベントでやりたいことや、課題解決のお話をしてくださったためoplusを選びました。
oplusのサポート内容
結果としてoplusのシステムを使わなかったが、oplus側からGoogleサービスの活用を提案され、Googleフォーム＋スプレッドシートのシステムを作成いただきました。 oplusで応募の仕組みと、メールの一括送信システムを構築していただき、やりたいことに対して、機能追加の提案や進め方について話し合いをしてもらいました。
oplusのサポート対応
市民芸術祭のため、作業をするにしても土日や夜間になってしまうことも多く、それでもoplusは夜間や、土日に対応してくださいました。 他の会社さんだとサポート時間が平日の10時～17時などが多かったりするので、非常に助かりました。
導入後の変化
ボランティア参加窓口を一つにまとめることができ、電話対応の数が数名に減りました。 また、一括で連絡を取る手段の確保ができたため、緊急連絡の対応の心配も軽減されました。oplusとのお話を通じて、第三者目線での意見をもらうことで、現実的に実現可能かを一緒に考えることができました。