シフトの作成に付きまとう課題
シフト作成って本当に大変ですよね。皆さんも、そう感じた事はございませんか？完成させるまでに沢山の工程があって、紙やエクセルでシフトを作成しようとするとどうしても時間が掛かってしまいますよね。私自身、多くの飲食店さんや企業様のお手伝いをさせていただきますが、特に「シフト作成」と「シフト再調整」の部分が大変だなぁと感じています。また、人数が多い場合は「転記ミスの確認・修正」が大変な事になります・・・
そして、シフト管理者の方の中で、自分だけのやり方が生まれ作業が属人化していき、中々シフト作成業務を他の人に任せる事が出来なくなったりと経営側で大事な人員計画の過不足や予実管理がブラックスボックス化してしまっているケースをよく見かけますが、皆さんの会社では大丈夫でしたでしょうか。また、その他にも、この様な課題はございませんか？
・属人化してしまうシフト作成を自動化したい
・もうそろそろぺーパレス化したいけどどうしたらいいか分からない
・シフト希望を紙・エクセルに転記する際の確認と調整作業が大変
上記の様な課題をお持ちでございましたら、参考になる記事になるかと思います。本記事では、最近耳にする様になったクラウドサービスを使うメリットや自動でシフト作成を行う方法についてご紹介していこうと思います。
この記事の概要
・紙やエクセルでの管理をやめるとどんなメリットがあるの？
・クラウドサービスってそもそもどういうもの？
・シフトを自動作成する方法とは
・最後に
紙やエクセルでの管理をやめるとどんなメリットがあるの？
作業時間が超短縮できる！
多くの企業様のお話をお聞きする中で、紙やエクセルでのシフト管理に慣れてしまい中々、クラウドサービスなどの便利なツールを新しく覚えて利用することが億劫になってしまっているケースがとても多い様に感じます。皆さんはいかがでしょうか？ここで、紙やエクセルに対し、そのクラウドサービスではどんな事が出来るのかについて下記にまとめてみました。便利になるイメージをお持ちいただけるのではないかと思います。
① シフト収集が自動で出来る
② 紙やエクセルへの転記作業が無くなる
③ 連勤(働きすぎ)の自動発見
④ 出勤数や人件費の自動集計
⑤ ヘルプ要請をアプリで配信
⑥ アプリ内でメッセージのやりとり
⑦ 業務連絡のメール一斉送信
⑧ リマインド(シフト提出など)の自動送信
⑨ 設定した条件に合わせてシフトの自動作成
⑩ タイムカード(勤怠)管理も一緒に管理も可能
いかがでしたでしょうか？
本当にすごいですよね！出来る事が格段に増えます。
昨今DX(デジタルトランスフォーメーション)や働き方改革などの業務効率化を軸にした議論で注目を浴びているのが、こういったクラウドサービスなどのITツールを利活用したものになっています。
なんと、シフト管理を紙やエクセルから脱却することで80%以上の作業時間を削減できる見込みがあるのです。とはいえ、最初は利用するのが難しそう・・・と漠然とイメージを持たれるのでは無いのかなと思います。そこでメインのシフトの自動作成の話に入る前に、クラウドサービスであるシフト管理アプリについて簡単に触れてみようと思います。
クラウドサービスってそもそもどういうもの？
インターネットで使えるサービスです！
クラウドとはインターネット上にあるデータやソフトウェアなどを、それがどこにあるのかを気にすることなく利用出来る環境や利用形態のことなので、クラウドサービスはインターネットサービスだと言葉を変えて考えて見ると分かり安くなりませんか？昔はフロッピーディスクやCD-ROMとかを利用していましたよね。今思うとすごく便利になりましたね。シフト管理も紙やエクセルを辞めて、シフト管理サービスを使うと同じくすごく便利だなぁと思っていただけるのではないのかな、と思います。
例えば、弊社が提供しているシフト管理サービス「oplus（オプラス）」はPCだけでなくスマホでも利用出来るiPhoneやAndroid向けのアプリもあり、紙やエクセルでは難しかった、いつでもどこでも利用する事が出来る様にもなるのです。
シフトを自動作成する方法とは
なんと1クリックで作成可能！
シフトの自動作成機能は、事前に設定した条件に合わせて、1クリックでシフトを自動作成してくれる機能です。シフト/勤怠管理サービスの「oplus（オプラス）」にはその機能がございます。細かい機能の詳細についてはこちらの記事にまとめております。どんな事が出来るのかをいくつか参考までに上げると下記の様な形になります。基本的によほど複雑でなければシフトの自動作成は可能だと思います。
設定可能なこと
① スタッフのスキルに合わせたシフト配分
② 日にち・曜日の人員計画に合わせたシフト配分
③ 出勤日数の均等化（シフトの偏りを無くす）
④ 就業規則に合わせた出勤インターバルの設定
⑤ シフトの過不足の自動集計
などなど、その他にも細かい設定が可能です。
機能の補足や利用事例などの詳細については過去にまとめたこちらの記事にまとまっております。
シフトの自動作成機能を試すには、下記3ステップの流れになります。
①無料登録を行う（登録はこちら）
②お問い合わせを行う（下記のお問い合わせ先のアドレスに直接連絡でも可）
③自動作成の設定を行う為にシフトの作成ルールを共有する（自社の独自ルールなど）
③が特になく、均一なルールでシフトが組まれている場合は、細かい確認は無しに、直ぐに自動作成の検証が出来ますので、もし、複雑なシフト管理をされている場合でも大抵の場合は自動作成の設定が可能でございますので、先ずはお気軽にお問い合わせ下さいませ。
最後に
最後までお読み下さりありがとうございます。改めてにはなりますが、
弊社はシフト/勤怠管理サービスの「oplus (オプラス)」を提供しております。
弊社サービスは便利な有料プランもありつつも、無料プランもございますので、もし、ご興味をお持ちいただけましたら、先ずは気軽にポチッと始めていただけましたら幸いです。登録自体は1分位でこちらから出来ます。
https://opluswork.com
>>Oplus株式会社 - お問い合わせ先
電話：03-3969-8222メール：help@opluswork.com
