美容院のシフト管理はシステム導入がおすすめ!選定ポイントなども解説

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私たちの暮らしに必要不可欠な存在である、美容院。美容院では、さまざまなスタイルで勤務する方がいらっしゃいますが、それだけシフト管理が大変な業態でもあります。
現状、シフト管理を手作業で行っている美容院も多いでしょう。しかし、何かしらの課題を感じているかもしれません。そこで今回の記事では、美容院の経営者の方、および美容院のシフト管理者の方に向けて、最適なシフト管理方法をご案内します。



2 美容院でのシフト管理の課題

美容院を管理・運営する方にとって、シフト管理にはどんな難しさがあるのでしょうか。ここでは主な3つのポイントを検討してみましょう。

2-1 労働時間の把握が大変
従業員の労働時間を正しく把握することは、とても大変な作業です。従業員の労務管理を紙やスプレッドシートで行っていると、毎月の集計が終わるまでは、各従業員の正確な勤務時間を知ることは困難でしょう。
結果として、労働法のルールから知らずに逸れてしまうかもしれません。このような事態は、毎日細かく勤務時間の記録・確認・計算をすることによって防げますが、多くの美容院にとってこれはあまり現実的ではありません。

2-2 シフト作成に工夫が必要
美容院の世界は、従業員によりスキルレベルがまちまちです。例えば、パーマは高度な技術と経験が要求されますが、同時間帯を初級スタッフだけで埋めてしまうと、対応できずに困るかもしれません。反対に、同時間帯を熟練スタッフで固めてしまうと、初歩的な作業に時間と労力をとられてしまうことになるでしょう。
このように、美容院のシフト管理には、多様なスタッフをバランスよく配置することが要になりますが、これはある程度の知恵と工夫が必要な仕事だと言えます。

2-3 集計作業に時間がかかる
美容院では、正規雇用の従業員のほかにも、アルバイトやパートタイマー、研修中のスタイリストなど、多様な雇用形態のスタッフが勤務していることが多いでしょう。雇用形態ごとに、報酬の計算方法も変わってきます。そのため、毎月の締め切り直前は忙しくなりがちです。従業員のシフト集計が煩雑で、給料計算に長大な時間と労力をとられてしまい、「給料を払って人を雇っているのに、本末転倒だ!」ということにもなりかねません。



3 シフト管理をシステム化するメリット

このように、美容院のシフト管理には悩ましい点がいくつもあります。そのため、美容院を経営・管理されている方は、従業員のシフト管理をどうにか効率化できないかと考えているかもしれません。

実は、上記のような問題は、シフト管理をシステム化することで解決できます。以下では、シフト管理をシステム化するメリットを具体的に見ていきましょう。

3-1 正確な労働時間を把握できる
働き方改革の推進などで、労働時間の正確な管理はますます重要になってきました。従業員の雇用形態が多様なことに加えて、残業代・深夜割増賃金・休日出勤手当なども考慮しなければいけません。そのため、シフト管理者の負担が増しつつあるだけでなく、どうしても計算が不正確になりがちです。

シフト管理システムでは、複雑な計算をコンピュータが瞬時に正確に処理します。そのため、シフト管理者は、締め切り日まで待たなくても全従業員の勤務時間をその場ですぐ把握することが可能です。変化する現場の状況に柔軟に対応した人員戦略も組みやすくなるでしょう。

3-2 シフト管理業務の時間を削減できる
シフトの調整作業は時間も労力もかかり、管理者にとって負担の大きい業務です。できるなら楽にして、美容院本来のお仕事に資源を集中させたいと思うでしょう。

シフト管理システムは、例えば従業員のスキルなどの情報を条件にすると、最適なシフトを出力してくれます。そのため、シフト管理システムを導入することで、管理担当者のシフトに費やす時間が大きくカットでき、大切な業務に集中できるようになるでしょう。従業員にとっても、いつでもどこからでもスマートフォンなどで簡単にシフト提出ができるので、双方に利益があると言えます。

3-3 他店舗へのヘルプも管理できる
複数の店舗を展開している美容院では、他店舗で人員が足りないときに、ヘルプとして従業員を応援に送ることもあるかもしれません。このときに、もしシフト管理システムにつながっているタイムレコーダーやスマートフォンで打刻できたならば、どれほど便利で楽でしょうか。シフト管理システムは、こういったソリューションも提供してくれます。



4 システム選定のポイント

ここまでの話で、美容院の大切な時間を活かすために、シフト管理のシステム化が有効であるとわかりました。
それでは、シフト管理システムはどのようにして選べば良いのでしょうか。シフト管理システムといっても、色々あって迷ってしまうかもしれません。ここでは、美容室のシフト管理で外せない3つのポイントから、最適なシステムを考えてみましょう。

4-1 勤務形態にマッチしているか
第1のポイントは、複数の雇用形態に対応しているかです。特に美容院では、正規社員のほかに多様な勤務形態の従業員がいるでしょう。勤務形態ごとに勤務時間が異なるだけでなく、適用される法律や社会保険なども変わるため、マッチしたシステムを選ぶことが肝心です。

4-2 必要な機能が揃っているかv
第2のポイントは、必要な機能が十分に備わっているかです。せっかくシフト管理システムを導入したら、長く安定して使い続けたいですよね。美容院として必要な機能や、あったら嬉しい機能をリストアップして、システムの機能一覧と照らし合わせてみましょう。

4-3 操作性が優れているか
第3のポイントは、操作性です。システムは、シンプルで直感的にわかる操作感であることが大切です。すべての従業員がシステムに強いとは限りません。もし、過度に複雑なシステムを導入してしまったら、使えなくて困る人も出るかもしれません。また、操作が面倒で次第に使われなくなることも考えられます。操作が快適でストレスにならないシステムを選定しましょう。



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6 まとめ

今回は、美容院のシフト管理に悩まれている方を対象に、なぜシフト管理は難しいのか、また、その解としてのシフト管理システムの導入について解説しました。シフト管理システムを導入するなら、この記事でご紹介したポイントを押さえて、自社に合ったシステムを導入しましょう。