病院の効率的なシフト管理を実現するにはシステムを導入しよう!

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1 導入

シフト管理を効率的に行うためにはさまざまな手段が考えられますが、そのうちの一つであるシフト管理システムの導入はぜひ取り入れたい選択肢です。近年では、病院においてもシフト管理システムの導入を検討するケースが増えてきています。
この記事では、病院のシフト管理の問題点と、シフト管理システムを導入するメリット、そしてシステムを選定するポイントについてご紹介します。



2 病院でのシフト管理の問題点


病院のシフト管理は、一般的な企業のシフト管理とは異なる点があります。ここでは、病院のシフト管理ならではの問題点として、3つのポイントをご紹介します。

2-1 紙やエクセルに頼っている
病院では、シフト管理を紙やエクセルに頼っているケースが多く見られます。
紙でシフトを管理すると視認性が落ち、病院全体のシフトを即座に把握しづらくなります。視認性を高めるためには1枚の紙に転記して一覧化することも考えられますが、その場合はさらなる工数の発生が避けられません。

一方、エクセルでシフト管理ができれば、紙のシフトより視認性は高まります。しかし、入力ミスがないかのチェックが大変です。また、入力ミスがあった際に修正しようとしても、ある程度のエクセルスキルを持っているスタッフがいないとすぐに対応できずに支障が生じる場合があります。

2-2 シフト作成が大変
病院では、シフト作成にも大変な労力がかかります。毎月のシフト表を作るときに、診療報酬の要件に合った適正な人員配置をする必要があるからです。また、「宿直は週1回」といった法令上の制限にも沿ってシフトを作成しなくてはなりません。

また、病院のスタッフが気持ちよく働くために、スタッフが希望するシフトを反映させることも重要です。しかし、特定のスタッフの希望を尊重しすぎた結果、他のスタッフの希望が通りにくくなってしまったという事態は避けなければなりません。そのため、希望シフトを何度も見直してバランス良くシフトを組む必要があります。

2-3 複数拠点の勤怠管理が難しい
拠点が複数ある大規模な病院の場合、日報やタイムカードの収集を、物理的にタイムリーに行うことは困難です。そのため実際には、担当者が定期的に日報やタイムカードの収集を行い、その都度まとめて勤怠情報を集計することになります。この場合、もしも打刻漏れなどがあると、再収集して集計する必要が生じ、勤怠管理にさらなる時間がかかってしまいます。



3 シフト管理システムを導入するメリット

では、病院でシフト管理システムを導入するメリットには、どのようなものがあるでしょうか。以下で3つのメリットをご紹介します。

3-1 さまざまな勤務形態を一元管理できる
病院の勤務形態は、基本的にシフト制がとられています。シフトを組む際は、さまざまな条件を満たしつつスタッフの希望に沿って作らなくてはならないため、なかなか一筋縄ではいきません。

この点、シフト管理システムを使えば、搭載されているシフト管理機能を利用して、希望のシフトと必要になる人員を照合して自動でシフトを作成してくれます。夜勤や当直などの複雑な条件でも、シフト管理システムを使えば問題なく対応することができるでしょう。

3-2 通知機能で残業超過を予防できる
シフト管理システムを利用すれば、タイムリーに残業時間を把握できます。これにより、勤務時間の調整ができていない職員に対してすぐに注意喚起を行うことが可能です。
残業時間の上限を設定してメールやプッシュ通知などのアラートが出るようにしておけば、未然に残業超過を予防できます。

3-3 出先でも打刻できる
シフト管理システムには、スマートフォンやタブレットといったモバイル端末を使って打刻ができるサービスも存在します。そのため、複数拠点が存在しスタッフの行き来が多い病院でも、打刻について心配する必要がありません。ネット環境さえあれば、モバイル端末からいつでも・どこでも打刻できます。



4 病院向けシフト管理システムの選定ポイント

一口に「シフト管理システム」といってもさまざまなものがあります。ポイントを踏まえて導入しないと、費用をかけても思った通りの効果を発揮しなかったということになりかねません。そこでここでは、病院でシフト管理システムを導入するにあたって押さえておきたいポイントを3つご紹介します。

4-1 無料トライアルを利用できる
シフト管理システムのなかには、期間限定で無料トライアルを利用できるものがあります。トライアル期間中に実際に現場の職員が使用することで、運用が容易か、誰でも簡単に使えるか、といったことを確認できます。

4-2 サポート体制が充実している
シフト管理システムを導入する際に、操作方法や活用方法について教えてくれるサポートサービスがあるものを選ぶと便利でしょう。

また、システムを利用していると、対処に困る事態が生じるかもしれません。そのため、システムエラーなどのトラブルにもスピーディーな対応をしてくれるベンダーを選ぶようにしましょう。電話やメールでのサポートが一般的ですが、チャット機能を搭載しているベンダーであれば、よりスピーディーな対応を期待できます。

4-3 機能が充実している
せっかくシフト管理システムを導入しても、十分な機能が備わっていなければ病院の複雑なシフト作成に対応できないかもしれません。
つい費用面に注目しがちですが、いくつかのシフト管理システムのホームページなどで機能の詳細を確認して、事前に比較検討することをおすすめします。



5 シフト管理システムならoplusがおすすめ!


最後に、病院のシフト管理に役立つシステムとして、「oplus(オプラス)」をご紹介します。

oplusは、100ユーザーまで無料で使うことができるシフト管理システムです。より高度な機能を求めるのであれば、ユーザー1人につき100円で利用できる「Proプラン」、ユーザー1人につき200円で利用できる「Pro+勤怠プラン」も用意されています。

oplusはクラウドサービスなので、スタッフはスマートフォンやタブレットでいつでも・どこでもシフトを提出できます。
また、スタッフが提出したシフトは自動的にシフト管理画面に転記されるため、紙やエクセルへの転記の際に起こっていた転記ミスも防止可能です。
さらに、さまざまな条件を加味した自動シフト作成機能も搭載しており、大変な労力を要していた病院のシフト管理の負担を大幅に軽減できるでしょう。



6 まとめ

病院にはさまざまな勤務形態で働いているスタッフが存在し、人員配置のために考慮しなければならない要素も多いため、シフト管理が煩雑になりがちです。しかし、シフト管理システムを導入することによって、勤務形態が特殊な病院であっても正確な勤怠管理を実現できます。シフト管理システムを導入する際には、この記事でご紹介したようなポイントを押さえて選定しましょう。