「クラウド」は、近年ではすっかり当たり前のものとして普及しました。クラウドとはインターネットに接続して使うことを前提として提供される各種サービスですが、クラウドのサービス提供形態の1つが「SaaS（サース）」です。
企業の人事・労務担当者は、煩雑なシフト管理業務を少しでも合理化・効率化したいと考えているでしょう。実は今、シフト管理はSaaSを利用して行うことが主流になりつつあります。本記事では、SaaS型のシフト管理システムについて詳しくご紹介します。
SaaSとは何か
SaaSは「Software as a Service」の略で、日本語訳では「サービスとしてのソフトウェア」です。SaaSとは、クラウド上に作られたサービスやアプリケーションを、インターネットを経由して利用する形態を指します。従来、コンピュータのソフトウェアはパッケージ製品として購入する必要がありました。しかし、SaaSはインターネット回線を通じてソフトウェアを提供するため、次のようなメリットがあります。
・PCでもモバイルデバイスでも、端末の区別なく利用できる
・データの保存は、利用者側のストレージではなくオンラインのストレージにするため、デバイスの残量を気にすることなくパフォーマンスを高めることができる
・複数の利用者で、同一データを瞬時に共有・編集・同期できる
SaaS型シフト管理システムのメリット
それでは、SaaS型のシフト管理システムのメリットはどこにあるのでしょうか。
以下では主なメリットを3つ見ていきましょう。
①工数削減
第1のメリットは、シフト作成にかかる工数を削減できることです。シフト管理をSaaS化することによって、従来かかっていたシフト作成業務を大きく効率化できます。
従業員一人ひとりからシフト希望を聞いて、細心の注意を払いながら表やExcelに転記し、できたシフト内容をみんなに周知させ、さらに急な欠員が出たら代役を一生懸命に探す。これらは、すべてSaaS型シフト管理システムの導入で簡略化することが可能です。
加えて、タイムカードなど紙媒体の勤怠管理では、保管する場所の確保や安全な管理が無視できないコストやリスクとなっていました。これも、SaaSシステムの導入で大きく改善できるでしょう。
②人的ミスの低減
第2のメリットは、人的ミスやエラーを低減できることです。
従来型の紙やExcelでのシフト管理では、どうしても人的ミスやエラーが起こりがちでした。せっかく働いてくれたのに、正しく評価できずに給与計算の間違いなどが起こってしまったら、従業員にも管理者にもデメリットとなります。
SaaSシステムを導入すれば、シフト管理の自動化によりミスやエラーを減らすことができるため、直前に従業員に電話やメールで確認しながらシフトの調整をする作業も必要なくなります。
③不正の防止
第3のメリットは、情報セキュリティの面で非常に重要な点である、不正の防止が可能なことです。
紙媒体のタイムカードで勤怠管理をしている場合、従業員に勤務時間を偽造されてしまう危険があります。一方、打刻方式としてICカードや生体認証、衛星利用測位システム（GPS,Global Positioning System）などさまざまな方法を備えたシフト・勤怠管理システムなら、不正のリスクを削減できるでしょう。
従業員の不正に管理者側が正しく対策を打つことで、人件費の不必要な増加を防げます。さらに、相互の信頼関係を維持することにもつながるでしょう。
SaaS型シフト管理システムの選び方
では、SaaS型シフト管理システムはどうやって選べば良いのでしょうか。以下で2つのポイントを見てみましょう。①会社の勤務形態や業務内容に対応できるか
第1のポイントは、会社の勤務形態および業務内容に柔軟に対応しているかということです。業種によってシフトの作成方法は異なります。また、会社の業務の形態や内容は、現在のものが恒常的とは限らず、将来的には情勢に対応して変化することがあるかもしれません。そのため、複数の業務形態に対応できるシステムの導入をおすすめします。
②現場職員にとって使いやすいか
第2のポイントは、現場の従業員にとって扱いやすいかということです。いくら高度な機能が搭載されていたとしても、現場で使いにくければ、「シフトは紙やExcelのままの方が良いね」と次第に使われなくなるかもしれません。先端テクノロジーが苦手な人でも、簡単に操作できるシンプルなシステムを選ぶことをおすすめします。
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