介護職の方必見!最強シフト管理ツール紹介!

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少子高齢化が進み続ける日本において、介護職の需要は増える一方です。しかし、心身にかかる負担が大きくなりがちな介護職は、離職率の高さや慢性的な人手不足という課題を抱えています。
介護にあたる従業員の負担を減らすためには、シフト作成に工夫を凝らしましょう。無駄・無理のないシフトを組めれば、従業員が効率良く働けて負担減による離職率の低下が見込めます。この記事では、介護業界においてシフト作成時に考慮すべき要素やおすすめのシフト作成ツールを紹介します。


介護業界のシフト管理の特徴

最適なシフトを組むにあたり、まずはシフト作成のポイントを整理しましょう。シフト管理業務は属人化されやすいため、担当者が普段から感覚的に作成していて作成方法を言語化できない場合が珍しくありません。そのため、まずは介護職における一般的なシフト管理の実態を確認して、自分の職場で行っているシフト管理と比べることが重要です。
以下ではシフト作成の際に注意すべきポイントを3つご紹介します。

①勤務パターンを整理する
まずは、自社で採用している勤務パターンを確認・整理しましょう。
一般的に、介護施設の多くは日勤と夜勤を入れ替える「2交代制」を採用しています。比較的少人数で運営できるメリットがありますが、1回の勤務時間が長くなるため、1週間あたりの休日が増えるように調整が必要です。
介護施設によっては「3交代制」「4交代制」を採用していることもあります。1回の勤務時間が短いため、派遣社員やパートでも希望に沿った時間を指定しやすい点がメリットです。職場によってはかなりイレギュラーな勤務時間帯を設けていることもあります。

②出勤インターバルを考える
次に、出勤と休暇のインターバルに気を配りましょう。
介護職では夜勤も頻繁に発生するため、身体的な負荷が増えやすくなります。そのため、従業員がしっかりと体を休められるようにシフトルールの確認は欠かせません。遅番に続けて早番を割り振ったり、夜勤明けの翌日にも勤務させたりしないように注意しましょう。
また、睡眠の質が悪化して健康に悪影響が及ばないように、夜勤の際には事前に寝だめせず退勤後にしっかりと眠るよう指導することも大切です。

③シフト作成のルールを決める
さらに、最適なシフトを組みやすいようにあらかじめルールを決めましょう。土日休みの回数や出勤不可回数の上限など、特定の従業員が働きすぎたり希望休が被ったりしないように配慮します。同じ従業員に負担が集中すると、心身の疲労が大きくなり病気や退職につながる恐れがあります。
なお、シフトを作成する側にも、連勤日数や月ごとの希望を通す量などのルールが必要です。明確なルールを設けておくと不平等感がなくなり、従業員が不満なく働けて業務効率の向上が期待できます。


シフト作成の効率的ツールを探す

介護職においては、シフト作成ツールを活用すると業務効率が大きく向上します。介護の仕事では決まったシフトパターンを組んでから一定のルール下でローテーションを回していく方式が一般的です。そのため、介護職は自動的にシフトを組んでくれる機能と相性が良い職業だと言えるのです。都度人力でシフトを組む手間が省けるため、ほかの業務に労力を割けて経営にも良い影響を与えるでしょう。
以下では自動シフト作成機能が使用できるサービスを3つご紹介します。

①Shiftmation
アクシバース社が提供しているサービスで、人工知能によりシフトを自動作成してくれます。具体的には、スマートフォンのカレンダーで希望シフトを提出すると、提出されたデータをもとに人工知能がワンタッチでシフトを作成し、各従業員のスマートフォンまで送信します。
プランは基本的な機能が利用できるベーシックプランと、メール配信・タイムカードなどの機能が追加されているスタンダードプランがあります。料金はベーシックが1人につき年間600円、スタンダードが800円です。

②ShiftMatch
プライムリンク社が提供しているサービスで、従業員のシフト希望を自動でマッチングしてワンクリックでシフトが作成できます。最大勤務時間や交代制なども設定できるので、作成後のシフト調整も簡単な操作で行えます。
プランは標準機能を利用できるスタンダードプランと、カスタマイズ機能もついたプレミアムプランがあります。スタンダードの料金は初期費用が通常10万円で、以降は30人まで月間10,000円となっています。プレミアムプランの料金は別途問い合わせが必要です。

③oplus
Oplus社が提供している社名と同名のサービスで、数多くの機能を簡単な操作で使用できます。例えば出勤インターバルや出勤日数の均等化、過不足シフトの可視化機能などがあり、豊富なサービスに対して必要な操作は必要人数と業務ごとに割り当てる従業員を設定するだけです。
料金は人数に関係なく1拠点5,000円で、比較的リーズナブルな価格で多機能のサービスを使えます。オンライン上でのデモツアーも無料で実施しているため、自社に合っているかテストできる点も魅力でしょう。


ずばり!おすすめの自動シフト作成は?

自動シフト作成サービスには様々なものがありますが、費用や機能など総合的に判断すると「oplus」が最もおすすめです。

一般的な介護施設は30人程度のスタッフがいる場合が多いため、30人で1年間利用した場合の費用を前章で紹介した3種類のサービスで比較してみましょう。

Shiftmation
ベーシックプランが1年間で1人600円のため、30人で使うと18,000円になります。

ShiftMatch
スタンダードプランが初期費用10万円、月額料金は初月無料で以降30人まで毎月1万円のため、30人では21万円です。

oplus
人数・期間に関係なく1拠点5,000円のため、30人でも5,000円です。
このように、一般的な介護施設を想定するとoplusが最も安く利用できます。

また、機能面からもoplusはおすすめです。
oplusは夜勤により日をまたぐシフトにも対応しています。頻繁に夜勤を行う介護職では夜勤明け後に休みを入れるようにパターン設定をしたり、希望休の前日に夜勤が入らないよう調整したりする必要があり、夜勤前後まで含めて設定してくれるoplusは介護職に適した仕様です。
また、出勤インターバルを加味したシフト作成もしてくれるため、出勤後の間隔を一定時間以上空けるようなシフトの作成が容易に行えます。これにより、「遅早」と呼ばれるようなシフト組みを避けられるでしょう。


まとめ

この記事では、介護業界におけるシフト作成のポイントとおすすめの自動作成サービスについて解説しました。勤務時間帯の幅が広く慢性的に人手が足りていない介護業界では、従業員に負担がかかりがちです。最適なシフトを組んで従業員の負担を減らし、職場環境の改善に取り組みましょう。