多くの企業が、従業員の勤務を管理するためにシフト表を使っています。シフト作成は本来の業務に直接関わる内容ではないものの、特に手書きで作成すると長い時間と手間がかかる作業です。本業に集中するためにも、シフト作成は手早く確実に行える手段で行いましょう。この記事では、 手書きのシフト表の作成手順や問題点、効率化させる方法などをご紹介します。
手書きのシフト表の作成手順
ここでは、シフト表を手書きで作成する際の手順をご紹介します。 それぞれの工程について、注意点と合わせて見ていきましょう。
従業員の希望シフトの収集
シフト表を作成するために、まず各従業員の希望シフトを収集します。手書きの場合、一定期間内の希望日時を用紙に書いて提出させることになります。締切前の最終勤務日までに希望シフトを提出できていない場合、従業員は、勤務日以外であっても希望シフト提出のために職場まで行くなどして提出しなければなりません。雇用者にとっても、締切までに希望シフトを提出しない従業員がいる場合は、電話などで都度連絡をとる手間が生じます。また、提出された希望シフト用紙をなくしたり汚したりするリスクもあります。
収集した希望シフトの転記
次に、各従業員から収集した希望シフトを一つのシフト表に転記します。これはシフト作成で最も重要な作業であり、記入の際に抜けたりずれたりするようなミスが生じるとさまざまなトラブルの原因になります。特に従業員が増えると転記作業量も増えてさらにミスしやすくなるため、労力と時間が多くかかります。シフト作成に時間をかけすぎると、より重要なほかの業務に支障をきたす恐れもあるでしょう。
人員の調整
転記後は、人員の調整をしてシフト表を仕上げます。日ごとの従業員数のバランスや各従業員の勤務日数などを考慮して、公平になるよう調整しなければなりません。人員が足りない日時がある場合は、「この日に勤務に入れないか」と各従業員に依頼することもあるでしょう。一つひとつ調整するのは手間がかかりますが、シフトに偏りがあると、従業員が不平等に感じたり業務がうまく回らなかったりする可能性があるため軽視できないポイントです。
また、人員調整にあたっては、従業員ごとの勤務・休憩時間や給料なども合わせて計算する必要があります。さらに売上と照らし合わせて調整する場合もあるため、こういった複雑性からもミスが起こりやすい工程です。
手書きのシフト表の問題点
シフト作成において余計な労力を使わずに済むよう、手書きでのシフト表作成における 問題点についてあらかじめ理解しておきましょう。
シフトを効率良く組めない
そもそもシフトを組む際には多くの調整が必要です。シフトは従業員の希望と業務とのバランスをとって作りますが、「希望日が偏る」「従業員ごとに勤務日が大きく異なる」などアンバランスなシフトにならないよう注意しなくてはならないからです。特に、手書きのシフト表では負荷が増大します。頭で計算して調整するのは大きな労力がかかりますし、調整にあたって書き直しが発生するなら都度手書きで直さなければなりません。 効率性を求めるなら、手書きのシフト表は向いてないと言えるでしょう。
シフト表管理者の業務時間が圧迫される
シフト作成に時間がかかると、その分シフト作成を行う管理者の業務が増えていきます。特に接客業では、基本的に業務時間中は接客対応を優先することになるため、接客の合間にシフト作成を行わなければなりません。社内でトラブルが起これば都度対応が必要になり、さらに時間をとりづらくなるでしょう。シフト作成に集中できないため必要以上に時間がかかり、業務時間内に完成せず時間外労働が発生してしまうケースも少なくありません。
従業員へのアナウンスが遅れる
手書きのシフト表は完成後の従業員への周知にも時間がかかります。従業員はシフト表を確認するために職場に行ったり電話をかけたりする必要があり、シフト完成後すぐ確認できません。そのため、シフトを周知させるまでの間に、遅刻・欠勤などのトラブルが起こる可能性があります。また、完成したシフトに不都合があった場合は修正が必要になりますが、従業員への周知が遅いと修正開始も遅くなるため影響が大きくなるでしょう。
シフト表の作成や管理はデジタル化がおすすめ！
このように、シフト表の手書き作成はさまざまなデメリットがあるため、デジタル化することをおすすめします。シフト作成・管理をデジタル化すれば、シフト作成にまつわる業務を大幅に圧縮でき、作成時のミスも減らせます。また、勤務時間の適切な管理や給与計算との連携、本部・店舗間でのスムーズなデータ共有による改善の迅速化など、さまざまなメリットが得られるでしょう。
デジタル媒体でのシフト作成方法には、表計算ソフトを使う方法や、専用のシフト管理システムを使う方法などが挙げられます。シフト管理システムならば簡潔にシフトを作成・管理できるうえに、従業員に希望シフトをスマートフォンなどから直接入力させたり複数店舗をまとめてシフト管理したりという便利な機能も使用できます。
シフト・勤怠管理をoplusで一元化しよう！
では、多種多様なシフト管理システムの中からどれを選べば良いのでしょうか。それぞれの機能や使い心地などから自社に最適なものを選ぶべきですが、ここではおすすめのシステムとして「oplus」をご紹介します。oplusは無料で利用できるシフト管理システムで、シンプルかつ直感的な操作性と実用的な機能が特徴です。機能のカスタム性も確保されており、ユーザーごとに必要な機能を選んで導入できます。
シフト管理だけでなく勤怠管理も可能で、打刻媒体も従業員のスマートフォンを含めたり特定のパソコン・タブレットのみに限定したりと柔軟に変更可能です。なお、勤怠管理システムを利用したい場合は月額200円必要です。
oplusはオンライン上でデモツアーを利用できます。気になる方はぜひ利用してみましょう。
