アルバイト従業員のなかには、高校生や大学生といった学生アルバイトも含まれるでしょう。学生アルバイトのシフト作成・シフト管理は、学業や学校行事に大きく左右されることから、調整が難しいものです。必要最低限の人員で業務を行っている場合、急に欠員が出てしまうと対応が難しいこともあるでしょう。この記事では、学生アルバイトのシフト管理における課題やポイント、そして業務効率化のためのシフト管理システムについてご紹介します。
学生アルバイトのシフト管理における課題
学生アルバイトのシフト管理において、どのようなことが課題となっているのでしょうか。以下で主な3つの課題をご紹介します。①シフトの調整が難しい
学生アルバイトは、学業やプライベートの行事によって予定が変わりやすく、シフトを作成したり調整したりすることが難しい場合があります。特に試験期間や実習期間などは、学業に専念せざるを得ないものです。こうした期間は、ほとんどの学生アルバイトが休みを希望します。そのため、複数の学生アルバイトを雇用していると、同時期に人員不足を引き起こしてしまうこともあります。
②シフトの作成に膨大な時間がかかる
毎日の売上目標に合わせて営業する必要があるため、管理者はその日ごとに従業員を確保し、人員を配置します。しかし、特に接客業などでは学生アルバイトが多く、基本的に本人の希望に沿って作成をするため、実際の調整はなかなか難しいものです。そのため、確認作業や売上面との調整なども含めると、シフトの作成には膨大な時間がかかってしまいます。
③急な欠員の際に対応できる人材がいない場合がある
高校生や大学生などの学生アルバイトは、進学や引っ越し、就職といった変化によって退職をすることがほとんどです。また、社会人に比べて、試験や学園祭などの行事、サークル活動などによって一定期間シフトに入れないということも想定されます。そのため、人件費の削減のために最小限の人員配置にしていると、1人欠員が出てしまうだけで営業が難しくなる、という事態にもなりかねません。学生アルバイトの急な退職や変則的なシフト希望は、シフト管理者にとって大きな課題となります。
学生アルバイトのシフト管理のポイント
では、学生アルバイトのシフト管理を行うにあたって、ポイントとなるのはどういったことでしょうか。以下で主な3つのポイントをご紹介します。①学生アルバイトとの関係を良好に保つ
学生アルバイトのシフト管理をスムーズに進めるためには、学生アルバイトスタッフとの関係を良好に保つことが大前提です。普段からコミュニケーションをとって良好な関係を築いておけば、雇用主側からお願いすることがあった場合に協力的に関わってもらえるでしょう。
多忙なあまり会話する機会がなかなかとれなければ、職場のスタッフ同士で食事をしたり、飲み会を開催したりして仕事を忘れたコミュニケーションをとることもおすすめです。「忙しい時や、困った時だけ頼ってくる」と思われないよう、普段からの関係構築を大切にしましょう。
②アルバイトの育成を怠らない
学生アルバイトスタッフが多種多様な業務をこなせるように、時間をかけて育成することもアルバイト管理には重要なことです。各アルバイトのこなせる業務が増えれば、突然の休みや誰かが退職するといった事態が起こった時も戦力として活躍してもらえるでしょう。こういったいわゆる「中堅アルバイト」の層を厚くすることができれば、柔軟なシフト変更にも対応が可能です。
とはいえ、一生その職場に勤めるわけではない学生アルバイトにとって、多くの業務を抱えるようになることは結果的に負担や責任が増すことになります。個人の技量が向上したと判断できるなら、ベースの給料を上げる、休みをとりやすくするなどの対価を用意することも効果的です。
③シフト管理システムを導入する
このようにシフト作成は悩む点も多い業務ですが、シフト管理システムを導入することによって大幅に効率化させることが可能です。
また、アルバイトスタッフにとっても、システム導入によってスマホやタブレットからシフトの確認ができるようになれば利便性が向上します。時間や場所に関係なくシフトの提出や確認ができ、手間のかかるシフト提出も簡単かつ正確に行えるようになるでしょう。
学生アルバイトのシフト管理ならoplusにお任せ！
現在は多種多様なシフト管理システムが展開されていますが、なかでも「oplus」はおすすめのシフト管理システムです。シフト管理や勤怠管理に関するさまざまな機能を、基本的に無料で利用できます。以下でoplusの機能の一部をご紹介します。「シフト提出」機能はクラウドサービスを使用しており、パソコン・スマホやタブレットを使っていつでもどこでもシフトの提出と編集ができるようになっています。急にシフトを変更しなくてはならなくなったとしても、迅速に対応することが可能です。また、アカウントの情報はそれぞれのデバイス上で常に最新の状態に維持されます。
「シフト作成」機能を使えば、学生アルバイトから提出されたシフト希望がシフト管理画面に自動的に転記されます。紙やExcelへの転記の際に起こっていた転記ミスを防ぐことができるだけでなく、シフトが確定した後は変更できないようにロックをかける機能も付いています。
「日別シフト」機能では、日・週・月別にシフトを管理できます。日別にシフト作成する場合はガントチャート式に表示でき、時間帯別に何名の人員が割り当てられているかを表示させることもできるので、人員の過不足を時間帯別に容易に確認可能です。
