効率的なアルバイトのシフト管理方法とは？シフト提出の課題点と解決策を紹介！

飲食店や販売業など、一定数の人手が必要になる業種はたくさんあります。しかし、「アルバイトを募集しても思ったように人が集まらない」「せっかく雇用したのにすぐに辞めてしまう」「ある程度の人数を雇用しているのになかなかシフトが埋まらない」といった状況に悩んでいる管理者もいるのではないでしょうか。今回はこういった人手不足になる原因と、その状況を緩和するためにおすすめのシフト・勤怠管理システムをご紹介します。

アルバイトの人手不足やシフトが埋まらない原因とは？

まずは、アルバイトが不足する理由やシフトが埋まらない原因について整理してみましょう。

時給が安い

時給の高さは従業員のやる気に繋がります。アルバイトとして働く場合でも、やはり少しでも時給が高いところで働いて、しっかりとお給料をもらいたいと考える人も多いでしょう。
とはいえ、賃金を上げたくても上げられない企業も多いはず。実際に、令和2年の厚生労働省の調査によると、飲食業・サービス業は他の業種に比べ賃金が低い傾向にあります。こういった業種では、「アルバイトのやる気を上げたい」「アルバイトの応募人数を増やしたい」と考えても、時給を上げるのが難しい場合が多いようです。

休みが少ない

アルバイトをする人は、学生や主婦・主夫など、何かしらの本業があり、休みの日や空いた時間に行うパターンが多い傾向にあります。しかし、飲食店や小売業などといったアルバイトが多い業種では、客足が多くなる休日に営業するところが多く、その分もシフトに入ろうとすると自分の休みが少なくなってしまいます。結果的にプライベートとの両立が難しくなり、辞めてしまう人が出てきてしまうのです。

拘束時間が長い

アルバイトが多く必要な飲食店や小売業は、営業時間などの関係からどうしても拘束時間が長くなる傾向にあります。特に客足に左右される業種の場合は、残業が発生したり、急な呼び出しがあったりする場合も少なくありません。拘束時間が長くなると、アルバイトが続かないという状況を招きやすくなります。
一方で、思ったよりも客足が少ない日には、その分休憩時間が長くなったり早上がりしたりする場合があります。すると、見込んでいた給料よりも実際の給料が少なくなり、「思ったより稼げない」という気持ちを生み、アルバイトの定着率を下げてしまうこともあるようです。こういった事態を招かないために、効率的なシフト管理が重要になってきます。

人間関係が良好ではない

時給などの労働条件と同じくらい重要視されるポイントが人間関係ではないでしょうか。しかし、アルバイトは相対的に人の出入りが多いため、安定した人間関係を構築しづらい側面があります。
人間関係が良好でないと、バイトに行くのも気が重くなりがちです。パワハラ・セクハラなどの具体的な問題がある場合も含め、人間関係が原因で辞めてしまう人は一定数いるので、職場環境を整えることは重要であると言えます。

“シフト提出

人手不足を軽減する効率的なシフト作成方法とは？

人手不足が慢性化すると、最悪の場合、倒産することもあります。とはいえ、新しいアルバイトをすぐに雇えるわけではありません。今いる従業員で効率的なシフトを作成することが、現状打破の鍵になるでしょう。
そこでここからは、効率的なシフト作成に必要な要素を見ていきます。

シフトの提出期限を早める

前提として、シフトの提出期限が遅いと、人手が足りない日の調整が難しくなります。余裕を持ってシフト作成ができるようにするために、アルバイトのシフト提出期限を早めるということは有効です。

シフト管理システムの導入

そのうえでシフト管理システムを使えば、効率よく管理することができます。具体的には、シフト提出から作成、従業員への共有を一元的に行えるようになるのです。
なお、システムによって使える機能は異なり、導入の際の初期費用が発生したり、月額料金が発生したりするものもあるので、しっかりと比較検討することが肝心です。

効率的なシフト作成はoplusにお任せ！

最後に、無料で導入できるシフト管理システムとして、ここでは「oplus」をご紹介します。

“Oplus”

以下で3つのおすすめポイントを見ていきましょう。

①初期費用がかからない

oplusには3つのプランが設定されていますが、どのプランも初期費用が無料です。特にスタンダードコースは月額無料で利用できるため、「試しに使ってみようかな」という気持ちで導入可能です。もっと機能を充実させたい場合は、2つの有料プランが用意されています。

②操作しやすい

アプリをインストールしていれば、スマホ・PCを使ってどこからでもアクセスできます。電車の待ち時間など、ちょっとした隙間時間を使ってシフト提出できるようになるので、管理側にもアルバイト側にもメリットがあるでしょう。
また、シフトの自動同期機能を使えば、従業員から提出されたシフトを一元管理できるため、いつ人数が足りていないのか簡単に確認できます。さらに、紙やExcelなどへ書き写す必要がないため、書き間違いなどの人為的なミスを減らせるでしょう。
なお、アプリは直感的に操作できるように設計されているので、誰でも操作しやすいというのも特徴の一つです。もしも分からないことがあれば、有人サポートチャットで質問できます。

③機能が充実

シフト提出や管理機能はもちろん、Excelなどへの出力、メッセージ一斉送信機能などが月額無料プランで利用できます。さらに充実させたい場合は有料プランを検討すると良いでしょう。また、機能をカスタムしたい場合は別途相談が可能です。

まとめ

この記事では、人手不足になる主な原因と効率的なシフト作成について解説しました。人材不足は最悪の場合、企業の倒産に繋がることもあります。すぐに解消することは難しいかもしれませんが、今いる人材で効率的にシフトを組むことで、状況を緩和できるようになるかもしれません。もしもシステムを導入するのであれば、管理者もアルバイトも使いやすいものを選びましょう。