アルバイトのシフト管理にお悩みの方!手軽に効率よく管理する方法をご紹介

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アルバイトのシフト管理を、紙やエクセル、もしくはカレンダーアプリなどで管理する企業は現在も多いでしょう。しかし、シフト管理を効率的に行うには、管理する人数の多さや勤務体系などに応じて最適な管理方法を選択することが大事です。この記事では、アルバイトのシフト管理を効率的に実施する方法を具体的にご紹介します。

アルバイトのシフト管理でよく起こる3つの課題

シフト表の作成管理を行う過程で、アルバイトによるシフトの偏りや急な欠勤連絡、シフト提出の遅れなどで悩んだことがあるという人は多いでしょう。
以下ではシフト管理で起こりがちな問題点を解説します。

シフトがなかなか集まらない
アルバイト全員からシフト希望を集めるまでに時間がかかり、シフト表の完成までに多くの時間を要してしまうということは起こりがちな問題です。特にシフト希望の提出を紙媒体やスプレッドシートなどで行う場合、アルバイトに対する提出確認や修正依頼などでも時間がかかってしまうという問題もあります。

希望のシフトが偏っている
シフト希望が特定の曜日・時間に偏っている場合、アルバイトの希望に合わせたシフト管理の難易度が上がります。雇用しているアルバイトに学生が多いと土日に、主婦が多いと平日にシフト希望が偏る場合が多く、場合によっては特定のアルバイトに負担が集中してしまいかねません。偏ったシフト配置を続けていると、アルバイトの離職を引き起こす原因になります。

欠勤によるシフトの調整
急な病気やケガ、子育て対応などでアルバイトが早退・欠勤した場合、シフト確認や出勤要請といった作業が必要です。早退・欠勤によってアルバイトの出勤日数や給与額に過不足が生じた場合は、シフト表の組み直し作業も発生します。このように、アルバイトの早退・欠勤はシフト管理に過剰な労力や時間を使う要因になり得ます。


アルバイトのシフト管理を効率的にする3つの方法

シフト表の作成・管理を効率的に行うためには、勤怠情報の提出や調整などを手軽に行えるサービスの導入をおすすめします。紙媒体による管理と比較して、シフト管理サービスは手軽で利便性に優れている点が利点です。
ここでは管理対象となるアルバイトの人数や勤務体系に応じて、最適なシフト管理サービスを選ぶ方法をご紹介します。

調整さんやGoogleカレンダーなどのサービス
低コストで手軽にシフト管理を行いたい場合、Googleカレンダーや調整さんなどのサービスを導入することをおすすめします。勤怠情報の登録や確認をオンライン環境で実施できるので、希望シフトの提出や出勤管理などを手軽に実施できるでしょう。
ただしこれらのサービスはあくまでも少人数向けで、アルバイトのシフト管理を手軽に行いたい方に適しています。より複雑なシフト管理を行いたい場合は他のサービスを利用するのがおすすめです。

エクセル/スプレッドシート
大人数のシフト管理に対応したい場合、エクセルやスプレッドシートを活用する方法が手軽です。ただし、シフト管理表を自社内で作る場合は、エクセルの操作方法や関数などを理解する必要がある点に注意が必要です。
なお、シフト管理用の無料テンプレートを使うこともできます。その際は、アルバイトの人数や勤務体系に応じて最適なテンプレートを選択しましょう。

シフト管理に特化したアプリ
シフト希望の収集から勤怠管理までを効率的に行いたい場合は、各機能に特化したアプリを導入することをおすすめします。チャット機能やシフト表の自動作成など、各種機能を活用することでアルバイトのシフト管理を効率的に実施できるようになります。特に近年は初期費用無料で導入できるシフト管理アプリが増えており、きちんと検討すれば高度なシフト管理機能を手軽に導入することができるでしょう。


アルバイトが多い職場なら「管理アプリ」がオススメ

上述したシフト管理アプリの多くは導入が容易であり、勤怠情報の登録や共有管理が行いやすいように工夫が施されています。シフト情報をアプリ上で直接入力・登録できるので、特にアルバイトを多数雇用している職場においては、扱いやすいシフト管理アプリが便利でおすすめです。

また、管理アプリであれば、シフト希望の確認や社内に対する情報共有もアプリ上で行えます。そのため、シフト管理担当者にかかる負担を最小限に抑えることができるでしょう。

このように、エクセルやスプレッドシートでシフト管理表を作成する場合と比較して、シフト情報の入力や管理などを誰でも行えるようになることが、管理アプリを導入する主なメリットです。


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シフト管理機能に特化したアプリを無料で導入したい方には、シフト管理アプリの「oplus(オプラス)」が操作性・機能・費用のいずれの面からもおすすめです。

操作性に関しては、oplusのデザインはシンプルで直感的に操作しやすいことが重視されており、初期導入をスムーズに行いやすくなっていることが特徴です。不明な点がある場合には有人サポートチャットを自由に利用できるようになっています。

機能面に関しては、シフトの提出管理や自動作成機能に加えて、メッセージの一斉送信や従業員に対するリマインド機能なども基本プランで利用できるようになっています。

費用面に関しては、月額料金無料のスタンダードプランに加えて、2種類の有料プランから契約するプランを選択できるようになっています。いずれのプランも初期費用は無料であり、契約の縛りなしで利用できることが特徴です。


まとめ

シフト管理業務について、ツール選びや操作方法などで悩みを抱えている企業は多いでしょう。業務のシステム化をスムーズに進めるには、操作方法が簡単で、必要に応じて提供元によるサポートを受けられるサービスを選ぶことがポイントです。また、アルバイトの人数によって適するツールは異なるので、自社の状況に適した方法を選択してみてください。

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