はじめに
従業員のシフト作成において、一番よく使われているツールはエクセルでしょう。しかし、手作業でたくさんの細かい文字や数値を打ち込むことに、煩わしさを感じていませんか？実は、エクセルの関数やマクロについて学べば、定型的なシフト作成作業の自動化が実現し、大きく効率を上げることが可能です。今回の記事では、シフト作成の自動化に役立つ、エクセルの便利で楽な活用方法と注意点をご紹介します。この記事の概要について
・エクセルの関数を活用してシフト作成を自動で行おう！・エクセルのマクロを活用してシフト作成を自動で行おう！
・エクセルでのシフト作成の注意点
・もっと簡単にシフト作成を実現したいならoplusがおすすめ！
エクセルの関数を活用してシフト作成を自動で行おう！
まずは、エクセルの代表的な機能である関数について学びましょう。以下では、シフト作成の自動化に活躍する関数を5つご紹介します。・日付はDATE関数
第1は、DATE関数です。日付の入力にDATE関数を使うことにより、一つのセルに式を記述したら、あとはそれをコピーするだけで、シフト作成において必須である日付を、簡単に1ヶ月分表示させることができます。
具体的には、エクセルのセルに年月それぞれを入力し、日付を表示させたいセルに「=DATE(A1,B1,1)」などと入れれば、「2021/01/01」といった形式で表示されます。さらに、セルの表示形式の設定を変更することで、和暦表示にすることも可能です。
・曜日はWEEKDAY関数
第2は、WEEKDAY関数です。WEEKDAY関数は、DATE関数とセットで使って曜日を簡単に表示させることができます。ベースの出力は「1」を日曜日とした1～7の数値ですが、セルの書式設定を変更することで「月火水木金土日」の表示形式にも変換できます。
・出勤日数はCOUNTA関数
第3は、COUNTA関数です。COUNTA関数を使えば、指定範囲内で文字や数値などが入っているセル、すなわち空白でないセルの個数をカウントしてくれます。シフト作成においては、1ヶ月の出勤日数を自動で数え上げたい場合などに役立つでしょう。
・稼働人数はCOUNTIF関数
第4は、COUNTIF関数です。COUNTIF関数を使えば、「日勤」「夜勤」「早番」「遅番」などのシフト勤務種別ごとの稼働人数を自動で算出することが可能です。範囲を選択して、検索条件に「夜勤」などと打てば、その日の夜勤人数をすぐに表示させることができます。
・出勤人数はSUM関数
最後は、SUM関数です。SUM関数は、ツールバーに専用ボタンがあるほどよく使われる機能です。例えば、COUNTIF関数でその日の「日勤」「夜勤」などシフト勤務種別の稼働従業員数を出し、その和をSUM関数で表示させれば、容易に一日の出勤人数全体をカウントできます。また別の例として、「Aさん」「Bさん」などの従業員別に、一ヶ月の勤務時間の総和を表示させることも可能です。
エクセルのマクロを活用してシフト作成を自動で行おう！
次は、エクセルのもう1つの代表的な機能、マクロについてです。マクロとは、単調な繰り返しの操作を記録することで自動化する、エクセルの標準機能です。大量かつルーチンワーク化しているシフト作成にお悩みならば、マクロを試してみる価値があるでしょう。エクセルでマクロを利用する主な方法は、次の2つです。・VBAでプログラミング
VBA（Visual Basic for Applications）は、アプリケーション拡張機能の一つです。VBAの習得と利用には専門的な知識とスキルを要しますが、このVBAを使いこなせれば、標準装備のマクロ機能に加えて、自在に高度な処理ができるようになります。
・作業手順の記録
とはいえ、VBAのようなプログラミングは扱えないという方は多いでしょう。そのような方でも、エクセルに標準搭載されている「マクロの記録」機能を使えば、ボタンのクリック操作だけで、簡単にマクロで作業を記録・自動化できます。
エクセルでのシフト作成の注意点
エクセルでシフトを作成するには、気を付けておきたい点もあります。ここでは主な注意点を見ていきましょう。・作業が属人化する
第1に、シフト作成の作業が属人化してしまうことです。エクセルは、慣れると高度な機能を使いこなせるようになるため、場合によってはファイルの構造が複雑になりがちです。これはエクセルの長所でもありますが、現場でシフト作成の業務を遂行するうえでは要注意です。引き継ぎや休みを考えると、書いた担当者にしか理解できないシートの存在は問題でしょう。
・データが重くなる
第2に、エクセル形式のデータが重くなることです。シフトの対象となる人数が増えたり、マクロや関数が複雑になったりすると、動作が遅くなってしまうかもしれません。動作が重くて、万が一ファイルがフリーズして強制終了しなくてはならなくなってしまうと、せっかくの作業が無駄になってしまうかもしれません。小まめな保存や、ファイル自体を軽くすることを意識して運用するのがおすすめです。
・ルール変更で手間がかかる
第3に、シフトのルールに変更があった場合、エクセルのシフト表に反映させる手間がかかることです。ルール変更のたびに関数やマクロを設定し直さなければならないのは、担当者にとって負担になるだけでなく、ミスやエラーを起こす危険もあります。
もっと簡単にシフト作成を実現したいならoplusがおすすめ！
このように、便利な反面で注意点もあるエクセルですが、実は、エクセルよりももっと簡単にシフトを作成できるツールがあります。 シフト作成作業を自動化したい方にぜひおすすめしたいのが、無料から使えるクラウド型シフト・勤怠管理サービス「oplus（オプラス）」です。
oplusは、シンプルで直感的な操作性を実現しながら、現場担当者の工数削減に貢献できます。また、シフト管理を行う上で必要な出勤要請・労務管理・概算人件費計算・自動シフト作成機能などが評価されて、2023年に経済産業省後援 第8回HRテクノロジー大賞にて「注目スタートアップ賞」を受賞しています。
▷『oplus』 経済産業省後援 第8回HRテクノロジー大賞にて「注目スタートアップ賞」を受賞
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まとめ
今回は、シフト作成の自動化に役立つ、エクセルの関数やマクロの活用法と注意点、さらにシフト作成ツールを紹介しました。エクセルを利用している企業は多いかと思いますが、属人的な運用でヒューマンエラーが発生してしまうケースも少なくないので、無料のクラウドサービスを活用することでより確実かつ、工数削減を実現してみてはいかがでしょうか。今回の記事はこちらで以上となります。ご拝読いただきありがとうございました！
