勤怠・シフトはシステム化すべき?導入メリットを徹底解説!

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タイムカードや紙による記録を用いた勤怠管理は、毎月の集計に手間が掛かる、計算間違いが起きやすいといったデメリットがあります。特に、従業員によって勤務時間が異なる、管理する従業員の数が多いなどの理由で管理が煩雑になっているケースは珍しくありません。
勤怠管理を効率化する方法の1つに、クラウド型の勤怠管理システムがあります。この記事では、勤怠管理システムの機能や効果、利用するメリットについて統計データを基にご紹介します。


勤怠管理システムの利用の実情

ここでは、統計データとともに勤怠管理システムの普及率の実情を解説します。

勤怠管理システムを導入している企業の割合
2020年にビジネスニュースサイト「マネジー」が行った勤怠管理システムに関する読者アンケートによると、勤怠管理システムを導入している企業は約6割との結果が出ています。その他の内訳は、手書きやタイムカードで管理している企業が約3割、エクセルで管理している企業が約1割でした。その内、勤怠管理システムの導入を検討している企業は約3割と低く、小規模な企業では勤怠管理システムの必要性を感じていないことも明らかとなっています。

勤怠管理システムを導入するメリット・効果
まず、勤怠管理システムを導入すれば、タイムカードが不要となるためペーパーレス化を実現でき、テレワークなどの多様な雇用形態に対応しやすくなります。

また、従業員の勤務情報をシステム上で一元管理でき、勤務形態や従業員数が増えるほど煩雑になりやすい勤怠管理を手早く正確に行えます。労働時間の他にも休暇の取得状況を確認できるため、労働基準法を遵守した労務管理を実現できるでしょう。勤怠データを活用すれば、月別・曜日・拠点別の勤務状況から適切な人員配置を検討したり、繁忙期を見極めたりと、労働環境の整備や生産性の向上を図る施策が展開しやすくなります。

さらに、シフト管理機能を有した勤怠管理システムであれば、毎月のシフトをスムーズに作成できます。


勤怠管理システムに実装されているシフト管理システムについて

ここでは、勤怠管理システムに「シフト管理システム」が実装されている場合のメリット・デメリットについて解説します。

勤怠管理システムにシフト機能が実装されていることのメリット
シフト管理機能を備えた勤怠管理システムを活用すれば、紙媒体や表計算ソフトでシフトを作成するよりも、シフトの集計や入力、調整を簡単に行えます。従業員はPCやスマートフォンからシフトの提出ができるため、いつでも提出・編集が可能です。作成したシフトはそのままオンライン上の勤務表に反映されるため、転記間違いも防げます。

店舗責任者やチームリーダーがシフトの作成に掛ける時間を削減できれば、生産性の高いコア業務にリソースを割くことができるでしょう。

勤怠管理システムに実装されているシフト管理システムのデメリット
勤怠の一括管理を目的としたシステムの場合、従業員に出勤要請をしたり、シフトの提出締め日をリマインドしたりする作業を全て手作業で行う必要があります。また、シフトの調整・作成も行う必要があることから、業務負担が軽減されない可能性もあります。

さらに、勤怠管理システムに備わっている機能を全て使わないのであれば、導入コストに見合うだけの費用対効果は得られません。

そのため、勤怠管理システムの導入を検討する際は、まず自社にとって必要な機能が搭載されているか事前にチェックしておきましょう。特に大手企業の場合は、シフト提出や出勤連絡などをシステム内で完結できる機能があると、シフト管理を効率的に行えます。一方、導入コストの安さを重視する企業の場合は、必要最小限のシフト管理機能が備わっているシステムを選びましょう。

よりシフトの作成・共有をスムーズに進めたいのであれば、シフト管理機能に特化した「シフト管理システム」の導入がおすすめです。シフト管理システムの具体的なメリットに関しては、次章で解説します。


シフト管理システムの重要性と必要性

勤怠管理システムを導入すれば、シフトの予定段階と実績との差分を把握することによるメリットを最大限享受できます。特にシフト管理に特化したシステムを導入すれば、シフトの検討自体がスムーズになるだけでなく、実作業の負担も軽減できるでしょう。

シフト管理システムの導入も検討しよう
シフト管理に特化したシステムを導入すれば、シフト作成が楽になるだけでなく、勤怠システムとの連携やCSVインポートにより勤怠管理全体を効率化できます。従業員の勤務時間や出勤間隔などを自動で計算してくれるシステムであれば、従業員の心身の健康維持も実現可能です。

シフト管理システムを導入するメリット
シフト管理システムは、シフト自動作成機能を備えており、曜日ごとに必要な人員を設定すれば自動的にシフトを組んでくれます。人員の過不足を調整しながらシフトを作成する機能もあるため、抜け漏れのないシフトが作成可能です。

なお、シフトの提出・作成は全てオンライン上で完結するので、個別に連絡する必要はありません。シフトの提出締切日を自動でアナウンスしたり、掲示板で業務連絡を行ったりとシフト管理の手間も削減できます。

シフト管理システムの詳しいメリットについては、こちらの記事で解説しています。
https://opluswork.com/blog/shift1058


シフト管理機能が充実していて勤怠管理もできるサービスならoplus

「oplus(オプラス)」は、クラウド型のシフト・勤怠管理システムです。シンプルな操作性で誰でも直感的に操作でき、PCだけでなくスマホでも利用できるためいつでもどこでもシフト管理が行えます。

具体的には、提出されたシフト情報に基づいて勤務時間を調整したり、出勤日数を均等に割り振ったりする作業を全て自動化できます。シフト提出・管理や出勤要請、メッセージ一斉送信といった基本機能の他、複数拠点の一元管理や人件費計算、スマホ・社員番号による打刻など、あらゆる勤怠管理が可能です。料金は100ユーザーまでは無料ですが、必要な機能に応じて1ユーザー100~200円でご利用いただけるリーズナブルなプランもご用意しています。

また、自社の勤怠システムとoplusを併用したい、顔認証や指紋認証で打刻を行いたいなどのご要望がある場合もoplusまでご相談ください。API連携や機能追加といったカスタム開発も承っております。

弊社のホームページから無料会員登録を行っていただければ、すぐにシフトの自動作成をお試しいただけます。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。


まとめ

勤怠管理システムを導入することで、管理業務の効率化と人的ミスの削減が実現します。特にシフト管理を最大限効率化したい場合は、自社に必要なシフト管理機能が搭載されているか導入前にしっかりと確認しましょう。また、現在ご利用中の勤怠管理システムのシフト管理機能に満足できていない場合は、シフト管理システムの導入も併せて検討することをおすすめします。