タイムカードを使った勤怠管理は、利用が簡単で運用も楽であることから、古くから行われてきました。しかし、勤怠管理自体は煩雑になりやすく、担当者の負担が大きくなりがちです。そのため、システム化した勤怠管理を行えるようにすることが、現代は重要視されています。
この記事ではタイムカードについて、そのメリットとデメリット、そしてタイムカードをシステム化するメリットと注意点、おすすめの勤怠管理システムについてご紹介します。
タイムカードとは？
タイムカードとは、始業・終業の時刻を書き込むための紙のことです。このタイムカードをタイムレコーダーという機械に差し入れることで、時刻を打刻して運用します。タイムレコーダーは職場や執務エリアの入り口に置かれていることが多く、従業員が自らカードを差し込んで勤怠管理を行います。タイムカードとタイムレコーダーをひとくくりにして「タイムカード」と呼ぶこともあります。
タイムカードのメリット
タイムカードの主なメリットとして、以下の2つが挙げられます。
1つ目は、「使用方法が簡単で、誰でも使える」ことです。タイムカードの使用方法はとても簡単で、使用する従業員が毎日の出勤・退勤時にタイムカードを取って、タイムレコーダーに差し込むだけです。
打刻記録を非常に容易に、スピーディーに行うことができることから、導入してすぐに運用を開始することができます。
2つ目は、「コストが少ない」ことです。導入に必要なものは従業員分のタイムカードとタイムレコーダーですが、初期費用はそれほどかかりません。継続費用となるのはインク代と用紙代だけであるため、管理にかかるコストが少なく、中小企業でも少ない負担で手軽に運用することができます。
タイムカードのデメリット
一方で、タイムカードにはデメリットも存在します。以下で詳しく見てみましょう。
1つ目のデメリットは、「集計時のミスが避けられない」ことです。タイムカードの回収・集計作業は人の手で行うため、どれだけ注意してもミスを100％回避することは困難です。
2つ目は、「打刻漏れや不正行為を防げない」ことです。従業員が打刻を忘れた場合は、後から手書き入力をして、忘れた理由を報告するなどの作業が発生します。また、遅刻した時に他の人に打刻をしてもらう、といった不正行為を行うこともできてしまう点も、デメリットと言えるでしょう。
タイムカードをシステム化するメリットとは？
それでは、タイムカードをシステム化することにはどのようなメリットがあるでしょうか。勤務状況をリアルタイムに把握できる
タイムカードをシステム化して、スマホやタブレットといった端末を使って出退勤状況を記録するようにすることで、出張先であっても出退勤時間の打刻ができます。また、在宅勤務であっても勤務状況の把握が可能です。近年は働き方改革の影響で在宅勤務が推奨されてきていますが、タイムカードをシステム化することで在宅勤務への移行がスムーズになるでしょう。
法改正にスムーズに対応できる
タイムカードをシステム化することによって、残業時間をリアルタイムで把握できるようになります。また、システムによっては有休の残り日数を通知できることもあるため、有給休暇の管理も容易になり、法改正へのスムーズな対応を実現します。
集計ミスを防げる
タイムカードをシステム化することで、システム上で申請管理が行えるようになるため、集計作業時のミスを防ぐことができます。また、指紋認証などの生体認証打刻を採用することによって、従業員の不正行為も防止することが可能です。
シフト管理システムを併用するとさらに業務効率が上がる
タイムカードをシステム化する際には、シフト管理システムを併用することによってさらに業務効率を上げることができます。従来のタイムカードでは、シフト管理と勤怠管理は別物として扱われていましたが、シフト管理システムを導入することによってシフト作成の段階から効率化させることができるのです。
システムを導入する際の注意点
タイムカードのシステム化にも、いくつか注意しておくべき点があります。以下で詳しく見ていきましょう。自社の雇用形態や勤務形態に合わせる
会社によって雇用や勤務の形態は異なるため、自社の雇用形態・勤務形態に合わせて選ぶことが肝要です。また、同じ会社内であっても職場や職種によって形態が異なる場合もあるため、勤務形態が複雑な企業は自社の勤務形態がすべてシステムに対応できるか、漏れなく確認するようにしましょう。
自社の職場環境に合った打刻方法を選択する
システムによって、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、さまざまな打刻方法が用意されていますので、運用する職場の環境に合った打刻方法を選択しましょう。最新の打刻方法であっても、運用する職場に合っていなければかえって不便になってしまいます。自社の現行業務の流れを整理し、システムを導入した場合にどのような流れになるのかを確認しましょう。
oplusならシフト管理の負担も軽減できる！
タイムカードではなく、システム化された勤怠管理を実現したいと思っている人におすすめの勤怠管理システムが「oplus」です。oplusには便利な「打刻・勤怠管理」機能が搭載されています。この機能はシフト管理機能と一緒に利用することができるので、業務実績と人員計画の管理を一元化して行うことができます。
また、シフトの管理をする際も日・週・月別で管理が可能です。日別にシフトを作成する際には、ガントチャート式にシフト作成を行う事ができ、負担が軽減できます。
