脱・紙エクセル!店舗運営における最適シフト管理方法!

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脱・紙エクセル!店舗運営における最適シフト管理方法!

こんにちは、oplus編集部です。
突然ですが、アルバイトやスタッフのシフト管理をされているみなさん、
自社店舗にてシフト管理を行う際に、「従来のやり方だから...」という理由で今まで通り、 紙やエクセルでのシフト管理を行っている方は、多いのではないでしょうか。

もしくは、従来のシフト管理の運用で、毎月のシフト作成や管理業務などに工数は感じているものの、既存のオペレーションから新しいシステムでの移行するのが面倒で、少しハードルを感じている店舗担当の方もいるのではないでしょうか。

今回の記事では、そんなお悩みを感じていらっしゃるシフト管理担当者様向けに、シフト管理ツールを導入することのメリットやツールを選定する上での具体的なポイントなどご紹介していければと思っております!


この記事の概要

・シフト管理はなぜクラウド化されないのか?その理由について
・シフト管理をクラウド化するメリット 
・どのような店舗がクラウドすべきか?自店にあった最適なシフト管理方法とは
・記事のまとめ


シフト管理はなぜクラウド化されないのか?その理由について

シフト管理で一番多いのは、未だに紙運用?

まず最初に、世の中でのシフト管理の現状についてご紹介します!
飲食店.COM会員である飲食店経営者・運営者など200名を対象にして調査されたデータによると、飲食店などスタッフを多く抱える業態の店舗では、主にシフト管理を行うときに、
① 紙での管理②エクセルなどのofficeツール③クラウド型/WEB型のシフト管理ツールの3つが利用されています。

スタッフの方の人数規模によって異なってはくることはあるのですが、全体的な数字として、シフト管理の方法で最も多かったのは「紙」での運用という答えで、全体の約半分に当たる50.5%もの人がアナログな手段で管理をしているようです。次いで、エクセルなどのOfficeツールが43%、クラウド型およびWebのシフト管理ツールが6.5%と続いています。

このデータの背景としては、シフト管理を行う際に、やはり紙やエクセルであれば、無料で始められる上、細かい機能やルールなど、新しく学習するコストも少なく、誰にでも取っ付きやすいといったメリットがあるのではないかと言われております。

一方で、システムを導入してシフト管理するとなると、初期費用が発生することもあったり、今までのオペレーションがガラッと変わってしまうため、そこに対してハードルを感じて、店舗内の優先度が低くなってしまっているケースも多いようです。


シフト管理をクラウド化するメリット

社員の方のメリットは、大きく3つあります!

では、今までの既存のオペレーションを変えてまで、シフト管理ツールを導入するメリットとは、一体何なのでしょうか。
ここでは、紙やエクセルの運用からクラウド化することでのメリットなどを具体例と一緒にご紹介させていただきます。

① シフト管理業務の工数削減ができる!
シフト管理をする上で、逃れられない壁の一つは、スタッフに期限通りにシフトを提出してもらうというステップだと思います...。
いつも提出が遅れたり、そもそも返答もないスタッフに対して、個別で呼びかける必要があったり、また提出してもらった後も、そのシフトを一つの紙やエクセルに再度転記するなど...様々な課題があるかと思います。

そこで、もしシフト管理ツールを導入すると、スタッフ側もオンラインでシフトを提出することができたり、提出されたシフトがそのまま管理画面に転記されるなど既存のオペレーションと比べると、かなりの工数削減につながります。

② シフト担当者ごとの質の差異が生まれにくい
紙やエクセルだと、店舗ごとの運用スタイルなどがあり、新しくシフトを担当する人にとっては覚えることが多く、求められているクオリティに達するまで時間がかかることもあると思いますが、クラウドサービスであれば、誰が運用しても同じ使用方法で同じアウトプットができるので、シフト表などの質の担保につながります。

③ 非接触コミュニケーションで、コロナ対策にも繫がる
1つ目のメリットの中でも少しお伝えしましたが、シフト管理ツールは、全てオンランイで完結することができるため、従来の運用で必要だった提出のために店舗へ赴くなどのフローがなくなります。また提出だけではなく、その他のシフト作成、スタッフへのシフト共有など、オンライン上ですべて完結するため、極力対面回数を減らした上でのシフト管理が実現でき、スタッフ同士の非接触によるコロナの感染対策にもつながります。


どのような店舗がクラウドすべきか?自店にあった最適なシフト管理方法とは

ツール選定で大事な基準は3つだけ!

ここでは、店舗にあった最適なシフト管理方法を見つけるためのポイントをご紹介させていただきます。店舗の事業規模や職種によって、必要な機能やサービスが異なってくるので、自社の状況とも照らし合わせながら、ぜひこれからご紹介するポイントを参考にしてみてください。

まず1つ目のポイントは、機能面です。ご検討する際には、いる機能といらない機能をそれぞれ整理するのが大切になってきます。シフト管理サービスに関して、いる機能に関しては、ニーズがはっきりとしているため思いつきやすく、スムーズに挙がると思うのですが、意外に忘れてしまいがちなのが、いらない機能の可視化です。自社店舗にとって不要な機能が多いサービスは、機能を覚えるのが大変になったり、費用面でも高くなってしまいがちなので、事前に確認しておきましょう。

2つ目のポイントは、自社の利用規模を確認することです。特に複数の店舗を管理している場合は、複数の拠点を管理できるサービスを探すことが必須になるので、そのようなニーズに対応できているかどうかもチェックしましょう。

そして最後のポイントは予算感です。人数が少ない店舗の場合はサービスにもよりますが、店舗単価よりもユーザー単価のサービスの方が比較的リーズナブルな価格帯のことが多いです。

例えば、1店舗あたり1000円のサービスと1スタッフあたり100円のサービスでは、スタッフが10名以下の場合であれば、ユーザー単価のサービスの方が店舗単価よりもお得に使えることがわかるかと思います。このように、自社のスタッフの人数によって、どちらの料金体系がいいかも見てみると良いでしょう。

上記3点の判断基準を考えた時に、シンプルな機能で十分複数店舗での利用ユーザー単価のプランを求めている店舗様であれば、弊社の無料で使えるシフト管理ツール『oplus』は、かなり条件に当てはまるかと思います。概要などご興味あれば、以下ページにてサービス詳細も紹介しておりますので、ぜひご参考にしてみてください!
https://opluswork.com/


記事のまとめ

店舗運営における最適シフト管理方法の紹介、いかがだったでしょうか。
シフト管理ツールを検討する際は、自社店舗の利用用途に合わせて適切なサービスを選定することが重要になってきます。

また、将来的に事業規模を拡大する場合は、店舗ごとのシフト管理業務に対する工数は増えていくことは間違いないので、
オペレーションに慣れることなども含めて、早めの段階での導入や検証することをお勧めします。

ただ、ホームページでの概要だけを確認してもなかなかイメージが湧かないという場合は、このようなシフト管理サービスは、無料トライアルを実施しているサービスも複数あるため、まずは店舗に合わせたツールを探すためにも、いくつかトライアルで登録してみるのも良いと思います!

皆様にとって、最適なシフト管理サービスが見つかることを応援しております!