シフトや勤怠管理を効率的に!管理者必見の業務効率を上げる3つの方法

こんにちは、ロサンゼルス在住のあゆみです。

コロナのパンデミックの影響で経済が不安定になりどの国も騒がれていますが、特にレストランやお店を営業されている方は不安や悩みが多いと思います。時代に合わせて、ビジネスプラン全体を再設計し直している企業も多い様です。これからの時代、業務の効率化に力を入れていきたい所です。そこで今回は、従業員の勤怠管理の見直しをすることで、大幅に時間を節約できる方法をご紹介したいと思います。とっておきの最新シフト管理システムを紹介していますので、是非参考にしてみてください。

紙やエクセルはもう古い!シフトや勤怠はウェブやクラウドで管理する時代

あなたはどのようにしてシフトを管理していますか?以前までは、働ける日、休みが欲しい日を期限までに提出してもらい、エクセルや紙でシフトを組み立てていくというやり方が支流でした。緊急で休みがあった場合、従業員一人ひとりに出勤可能かを聞いて回るのもとても大変な作業です。実際私の職場でもそういった手法だったのですが、シフトを作る時間と手間が掛かりますし、管理者がシフトの発表に遅れた場合には、従業員からの信頼を失う要素になりかねません。またバランスの取れたシフト作りも重要です。働く従業員は家や仕事以外でのプライベートの時間が大切なので、あまり希望通りにいかないとモチベーションが下がってしまいます。

そこで是非活用してほしいのが、「クラウド型」のシフト管理システムです。最近の企業では、ウェブやクラウド、アプリでシフトを管理する所がほどんどです。シフト提出が手持ちのスマートフォンからできるのは便利ですよね。システムが自動でほとんどの作業をやってくれるため時間の節約になり、業務効率化に繋がるというわけです。

シフトや勤怠管理を効率的に行う3つの方法

さて、上記ではシフト管理の見直しの重要性についてお話ししましたが、では具体的にどのような方法があるのでしょうか?大きく分けて3つに分けられます。あなたに合った方法を見つけてみてください。

1. Webサービスを利用する
 

Webサービスは、エクセルなどのソフトを持っていない人でも簡単にWeb上でシフト表を作成出来るサービスです。無料で使えるものもありますが、機能は少ない場合が多いです。一部有料のオプションで、売り上げ管理、仕入れ管理、在庫管理などのシフト以外の機能もあるサービスもあります。シンプルで簡単に使えるので、アプリやソフトウェアを使いこなせる自信の無い方にお勧めの方法です。

2. シフト管理システムを使う

WEBサービスは効率的に管理が出来ますが、それに加えて、自動でシフト作成、休暇計算などの高機能があるのがシフト管理システムです。無料でいて、多彩な機能をそろえたシステムがあるのが魅力で、自分でやっていた作業の殆どを自動でやってくれるので、時間の節約に大いに役立ちます。使う従業員の人数によって、有料になるサービスもあります。

3. 管理アプリを活用する

最近ではスマートフォンが普及して、アプリを使って簡単にシフト管理を行えるサービスもあります。どこでもいつでも管理出来るのが魅力です。また、従業員もアプリからシフト提出やチャットが出来るので、両方にとってプラスなサービスです。アプリ自体は無料で、システムを導入する企業は有料になる場合が多いですが、シフト管理システムと同様多彩な機能を持っていて、管理画面もカラフルで分かりやすいです。

新しい勤怠管理の方法を検討する時に考えるべきポイント

ここまでで、どのような勤怠管理方法があるかがわかったと思います。では、沢山の便利なサービスがある中で、どれを使えばよいか迷ってしまいますよね。そこで、どのような所に注意して選べば良いのか、ポイントをまとめてみました。

1. 機能性

まずは自分お店や企業に必要な機能は何かを調べます。無駄な経費をかけないためにも、どのような機能があれば会社にとってプラスになるか、人件費を節約できるのかなどを考えましょう。システム導入時、「60日間お試しプラン」などを出しているサービスもあるので、実際に使ってみて判断するのも良いでしょう。

2. 操作性

次に、自分にとって使いやすいものである事です。特に多くの従業員を抱える企業は、シフト表がより複雑になってくるので、なるべく分かりやすく操作出来ると良いですよね。最新のシフト管理システムでは、パソコンが得意でない方でも簡単に、直感的に操作できるものが多いです。

3. 導入費用

自分のお店の規模に合わせたサービス選びも大切です。一般的に、クラウド型勤怠管理システムは初期費用やランニングコストが安く済む事が多いですが、登録者の数によって変わってくるので見積もりを出してみるのも良いでしょう。自分のお店や企業用にカスタマイズしやすいものを選ぶのも良いです。

まずは無料で手軽に試してみたいなら「oplus(オプラス)」がオススメ!

 

数々ある勤怠管理システムの中でも、私がお勧めなのが「oplus(オプラス)」。スマートフォンからシフト編集やシフト提出が出来ます。私が良いと思った点は、他社に比べて、管理画面がシンプルで分かりやすい所です。他に特徴としては、

   ·「AIシフトサービス」で自動でシフト作成が可能
   · スタッフ自身で情報登録が行える為、管理者の負担が減る
   · スマホのボタン一つで出勤、退勤、休憩などのチェックインが出来る
   · 新ログイン法「マジックリンク」でセキュリティが強化
   · シフトに色をつける事でより分かりやすいシフト画面をシェア出来る
   · ラベルで仕事割当、コメントが追加出来る

など、色々な機能が満載です。急な欠勤が出ても、チャット機能で従業員全員とコミュニケーションが可能だったり、個人のスマホから操作出来るとセキュリティが心配ですが、ちゃんと強化されていたり、欲しいと思う機能が揃っており、かなり重宝するのではないかと思います。この内容で、初期費用、月額費用が無料。スタッフの数が100人を超える場合は有料のプランもあります。無料なので、先ずは試しに使ってみるのも良いと思います。

 
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いかかでしたでしょうか。シフト管理システム導入での一番のメリットは、業務の効率化とコスト削減だと言えます。紙のタイムカードやシフト表でアナログに行う作業の人件費を大幅に削減出来るでしょう。シフト管理システム導入が直接売り上げに関わるわけでは無いので、導入を迷う方もいると思いますが、勤怠管理の見直しこそ、売り上げ向上の重要なステップです。是非あなたにあったサービスを見つけて、活用してみてください!