テレワークのシフト管理はどうする？リモートでも効率よく管理する方法について解説

こんにちは、ロサンゼルス在住のあゆみです。

世界保健機関（WHO）が正式にコロナウイルスをパンデミックと宣言した日から何か月か経ち、アメリカでは約2000万人近くの人がテレワークに切り替えました。これは、ほぼ4分の１に相当しているらしいです。凄い数ですよね。きっと日本でも多くの方が自宅勤務に切り替えた事だと思います。

そんな中、ある仕事に関しての英語の調査の記事を見つけました。アメリカ全50州2877人のテレワーカーに、どうやってテレワークにシフトできたか、何が難しいと感じているか、上手くテレワークを進めるコツなどを集計し解決策を見つけたといいます。やはり世界的にどうテレワークを乗り越えるか注目されているようです。

今回は私なりにまとめてみましたので、テレワークに興味のある方、悩みを抱える方は参考にしてみてくださいね。

この記事の概要

テレワーク（自宅勤務）の３つの問題点

自宅で仕事が出来る！となると、自分の時間がもっと出来た、通勤時間が無くなった、作業に集中しやすい、場所を選ばない、など良い点も増えたかと思いますが、半数以上の人はまだこの変化に試行錯誤しているでしょう。それでは、自宅勤務のチャレンジとは何でしょうか？

コミュニケーションの問題

新しくテレワークを始めた人にとっては、チームとのコミュニケーションが問題になってきます。アンケートを行った半数の人が、直接対面でミーティングをするよりも倍のコミュニケーション能力を使うと回答しました。また、チームメンバーなどと気軽に会話する機会が減るので、業務に必要な情報を見つけるのが少し難しくなりますよね。ビデオ通話を通しての会話の方が精神的に疲れやすいというデータも出ています。自宅で一人で行うので、チームへの団結意識や、業務に所属しているという意識も薄れてしまうのではないかと思います。

仕事の質が下がる

自宅勤務でも、シフトスケジュールで働いている人は家で時間を作って働くことになります。データによると、新たにテレワーカーになった人は、経験豊富なテレーワーカーに比べて、職場よりも業務を効率的に行いにくいという結果も出ています。つまり、在宅勤務に慣れていない人は、慣れている人の2倍の確率で生産性が低下していると言います。コロナの影響で、新しいライフスタイルと仕事を両立させるのに苦労している人もいるでしょう。

労働管理の難しさ

自宅勤務となると、仕事の結果はわかりますが、そのプロセスが見えないですよね。リーダー達は部下がしっかり働いているか、休憩は取っているか、などが見えないので、管理に不安が出てくるといいます。やる事が明確なのであれば集中して出来るかもしれませんが、組織としてチームワークが必要な会社では、対面的な管理が出来なくなることでマイナスな点もででくるかもしれません。

こうして乗り切るテレワーク３つのコツ

ここからは、リーダーが実際やるべき事とはどのようなものがあるのかをご紹介します。

チームのヴィジョン、ゴールを明確にする

リモート化で一人ひとりが自立して業務を行うには、チームの一人ひとりをもっと理解し、情報を常に共有していく事が大切です。調査によると、全体の31％の人が オフィスでの仕事よりもゴールを設定して自宅で勤務する方が良いと回答しました。チームで毎月目標を決めて結果を発表し合うのもいいでしょう。より具体的なヴィジョンや目標を設定して、一人ひとりが作業により集中できる環境を作り上げる事が生産性を高めるためには必要になってきます。

これまで以上に「信頼」の大切さを理解する

自宅勤務で最も重要なのはチームへの信頼です。オフィスでは、質問があればすぐ聞けたり、ミーティングでも気軽にアイデアを出し合ったり出来る環境でした。対面でなくてもそのように何でも話せる関係を作るのが重要になってきます。例えば、週一回チーム全体で、テレビ電話でゲームをしたり、飲み会をしたりするのもいいと思います。このように信頼関係を築き上げておくことで、日常的に息の合ったコミュニケーションが出来るようになると考えます。画面上でしか会わないとはいっても、相手と自分の距離感を遠く感じさせずに仕事ができるのが理想です。

スケジュール管理システムなどを大いに活用する

出社せずに勤務する人の勤務時間を管理するシステムを、短期間・低コストで行う上で、クラウドのシフト管理は最適だと言えます。またコロナウイルスが流行する前から、日本では、残業時間管理の必要性が高まっていたことから、企業にとって シフト管理システムの導入は、もはや必須であると言えます。

シフト管理システムは、「オンプレミス型」と「クラウド型」があり、オンプレミス型はシステムを会社内に設置してサーバーを使って管理するというものです。それに対し、クラウド型の場合は、サーバーの管理をサービス提供者がしてくれるので、初期費用などもかからず手軽に行えます。最近では、フリーで使えるソフトウェアも出てきています。データを社内ではなく、クラウド上におけるので管理も楽になりますし、テレワーカーにとっても効率的で良いでしょう。システムのメンテナンスも行わなくて良いのもいいですよね。

まとめ

いかがでしたか？コロナウイルスで自宅勤務を余儀なくされた方は、いつオフィスに戻れるかわからない状態で不安だと思いますが、上記で述べた様なことに気を付けながら乗り切っていけるといいなと思います。この様な大きな変化についていける人こそ、大きな成功を掴める人だと私は確信しています。ピンチをチャンスに変えて、乗り切りましょう！

参考：https://slack.com/blog/collaboration/report-remote-work-during-coronavirus