シフト管理をもっと楽に!効率的に!3つのコツ

こんにちは、ロサンゼルス在住のあゆみです。

最近はコロナの影響で、経済の流れも大きく変わってきましたね。最近アメリカのLOWE’Sという会社の記事を見つけました。新しいシフト管理システムを導入し、それにより従業員が2か月の間で3日しか休みが取れていないことが発覚したというのです。新しいシステムを導入するという事は一見聞こえが良いですが、スケジュール管理に柔軟性を持たせないと、従業員のやる気と労働力低下に繋がってしまいます。
一方、Gap Inc,では安定したシフト管理を行う事によって売り上げと生産性の向上に役立つことを証明し、話題になりました。今回はこれらの記事から私なりにシフト管理のコツをまとめてみました。是非参考にしてみてください。

 

シフト管理こんなことに気を付けて作ろう!3つのコツ

1.従業員が自分のスケジュールをより良く把握出来るようにする

例えば、ある従業員が休みを取りたいと考えているとします。しかしお店が最も忙しい時期であるために来週のシフトがまだわからない状態で、休みの計画を立てられずにいます。このような状況は、従業員をがっかりさせてしまいますよね。改善策としては、カレンダーや出席記録をつけたりシフト管理ソフトウェアを使う事です。ソフトウェアを使うと、シフト管理作成や従業員にシフトの通知を自動で行ってくれます。従業員もいつでもどこでもスマホから自分のシフトを確認ができるので、シフトについての問題が起こりにくくなります。

2.シフト交換&交代を簡単にフレキシブルに対応

どの従業員にも緊急で欠勤しなければならないことはありますよね。そんな時、急な変更に代わりの人を探したり、そのシフトに影響する人全員に連絡するのはかなりの時間と労力がかかります。これもソフトウェアを使って解決できる問題の一つです。従業員が休みを取りたいと決めた時点でボタン一つで全員に通知が行くので、素早く代わりを見つける事ができます。従業員にとっても、シフト管理者にとってもストレスフリーで対処が出来ます。

3.オンコールを最小限にしてコストを下げる

お店の混雑状況によって従業員をオンコールにしている所もあると思います。オンコールにするという事は、その従業員は時間を空けておかなければいけない為他の仕事を入れるができませんし、仕事が入らなかった場合は時間を無駄にしてしまいます。ソフトウェアのレポート機能は、一番忙しい時間と日にちを特定し、さらに履歴データも併せて分析し、より無駄のないスケジューリングと予算決定が出来るのです。オンコールを回避しながら従業員にシフトを与えることで信頼にも繋がりますし、コストも抑えられます。

 

いかがでしたか?シフト管理の方法は色々ありますが、このような理由からソフトウェアが効率的だといえます。実際にあなたの会社にあったシフトソフトウェアを探すときにはこんなことに注目してみてください。

会社の規模とどんな会社なのかを考える(実際何人がソフトを使うのか、など)
ツールの予算を確保する(使用料がかかる場合もあるので予算はどのくらいか)
どんな機能が必要か(シフト管理以外で必要な機能はなにか)

是非あなたのスケジュールの方法を見直して、売り上げ向上を目指してみてくださいね。

参考:
https://www.dailymotion.com/video/x7o7fzc
https://www.nytimes.com/2018/03/28/business/economy/gap-schedule-study.html