こんにちは！ロサンゼルスでセラピストをしているあゆみです。 皆さん、シフトやスケジュール管理ってどうしていますか？私は昔から手書き派なんですが、最近はパソコンで管理する人も多いですよね。お店の従業員の数や大きさによっても変わってくるかもしれませんね。より効率が良いマネジメントを目指すには、どの様な管理法がいいのでしょうか？そんな思いから、私なりにシフト管理を分析して比較してみました！是非参考にしてみてくださいね。
シフト管理スケジューリングの方法は大きく分けて３つ
とにかく簡単＆シンプルに！ノーフォーマット法
快適＆正確に！スケジューリングシート法
すばやく効率的に！シフトソフトウェア法
ノーフォーマット法
まずは、一番シンプルな紙とペンを使って自由な形式で書いていく方法です。これは、特別な支援を必要としない中小企業などに良いオプションですね。
＜良い点＞
専用のツールやエクセルなどを一から勉強するという時間が省ける
シフト管理に必要な無駄なコストが掛からない
少人数の従業員や企業や、営業時間が短いお店に適している
＜悪い点＞
変更があった時に迅速に対応しにくい
従業員が沢山いる時はスケジュールが複雑になるので拡張が難しい
フレキシブルにスケジュール調整が出来ない事により人員不足のシフトに繋がる恐れがある
手動な為レポートなども出しにくい
この方法はペンと紙さえあれば誰にでもスケジューリングが行え、余計なツールを用意する必要がない、という利点があります。簡単でシンプルなので、従業員が少ないお店向きですね。
シートを使う方法
この方法はエクセルなどを使用してスケジュールを作ります。快適に、そして正確に管理できるのがポイントです。
＜良い点＞
マイクロソフトなどのテンプレートを使うとより迅速に作成できる
計算やレポート、チャートなどの基本的な表の作成が出来る
費用は比較的かからない
最新のスケジュールの情報を従業員などとシェア出来る
＜悪い点＞
手書きよりは効率的だがそれでも作成に時間がかかる
従業員が多い場合などシフトが増えると、最新のスケジュールを管理するのが難しい
経営のレポートは自分で毎回作成しなければいけない
エクセルなどのフォーマットを一から学ぶ必要がある
エクセルはフォーマットを使うので、手書きよりは楽になります。しかし手動で更新しなければならないのと、間違いがあったりすると手間がかかりますね。なのでこちらも中小企業向けかなと思います。
スケジュールソフトウェアを使う方法
シフト管理のソフトウェアは手書きとエクセルの良い所を取ったような方法です。全てをデジタルで行いますが、年々使いやすいソフトが出てきているようですよ。
＜良い点＞
スケジュール管理に費やする時間が節約できる
効率的な作業スケジュールを作成できる
販売や経営レポートをリアルタイムで見ることが出来る
スケジュールのシェアも簡単にできる
＜悪い点＞
ソフトによっては毎月料金が発生する場合がある 新しいソフトウェアの習得に従業員をトレーニングしなければならない場合があるのでその分時間がかかる
などでした。小さい企業に向けた、最低限の機能を無料で使えるソフトであったり、従業員の数が多い大企業に向けたソフトウェアもありました。
いかがでしたか？スケジューリングを見直すと、人件費が削減され、時間の節約もできますよね。 それによって接客も改善されて、チームの士気も高まったり、お店にとってこんなに沢山良い事が！あなたのお店に合ったスケジューリングの方法を探すことがとても大切になってくるので、是非今回の記事を参考にして、あなたのお店作りの参考にしてみてくださいね。
