1 導入
アルバイトなどで雇用契約を結ぶときには、「労働条件通知書」という書類を交わします。この労働条件通知書は、法律で作成が義務付けられている重要な書類です。また、労働条件通知書の記載内容は決まっているので、ルールに沿って作成しなければなりません。では、具体的にはどう作ればよいのでしょうか。この記事では、アルバイトを雇用する方およびアルバイトで働く方に向けて、契約の際に必須となる労働条件通知書について、記載内容をはじめとした重要ポイントを解説します。
2 労働条件通知書とは？
そもそも労働条件通知書とはどのようなものなのでしょうか。以下で詳しく見ていきましょう。2-1 労働条件通知書の概要
企業と労働者が労働契約を締結するにあたって、企業から労働者に必ず交付される文書が労働条件通知書です。この労働条件通知書は、正社員はもちろん、有期契約社員や短時間労働者（パートタイマーやアルバイト）など、労働契約を結んでいるすべての労働者が交付の対象です。
法律的には、労働条件通知書は、労働基準法第15条の「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。」という条文に基づきます。
2-2 雇用契約書との違い
労働条件通知書と同じような文書に「雇用契約書」があります。これらの主な違いは以下の3点です。
・労働条件通知書は雇用主から労働者に一方的に通知されますが、雇用契約書は雇用主と労働者の双方の合意が必要です。
・労働条件通知書は書面または電子での交付が必須ですが、雇用契約書は交付が法律で義務付けられているわけではありません。しかし、トラブル防止のために書面化する企業が多いようです。なお、労働条件通知書を交付しなかった場合は罰則がありますが、これについては後述します。
・労働条件通知書には労働者が押印やサインをする必要はありませんが、雇用契約書には必要です。
2-3 労働条件通知書を発行するタイミング
労働条件通知書の交付時期は、先に引用した労働基準法第15条において「労働契約の締結に際し」と規定されています。トラブルを回避するために、労働条件通知書はできるだけ早めに交付することが、望ましいでしょう。
判例では、「労働契約の締結時」は「採用内定通知時」と等しいと解釈されています。特に新卒雇用の場合は、2018年1月1日に改正施行された職業安定法において、正式な内定までに労働条件通知書の交付が必須となりました。
アルバイト雇用の場合は、例えばハローワークで募集する際、求人票などで労働条件を明示することが必要です。また、自社サイトに採用情報を載せるときも、募集要項で労働条件を明示することが必要です。加えて、労働条件に変更があった場合、変更内容もできるだけ速やかに明示しなければいけません。
2-4 労働条件通知書の電子化
2019年4月11日以降は、本人が希望すれば、労働条件通知書はFAX・電子メール・SNSメッセージなど電磁的方法による交付もできるようになりました。ただし、書面の交付が原則とされていますので、書面にすぐに印刷できる状態にすることが必要です。
3 労働条件通知書の記載内容
労働基準法第15条第1項には、「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない」と定められています。この労働条件通知書の記載内容には、「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」の2種類があります。3-1 絶対的明示事項
絶対的明示事項とは、労働条件通知書での記載が必須となり、口頭説明だけでは認められない内容です。絶対的明示事項には、以下のようなものがあります。
・労働契約の期間
・就業の場所
・従事する業務の内容
・始業時間および終業時間
・交代制勤務のルール
・所定労働時間を超える労働の有無
・休憩時間・休日・休暇
・賃金の決定・計算・支払の方法
・賃金の締切日および支払日
・昇給に関する事項
・解雇の事由を含む、退職に関する規定
3-2 相対的明示事項
「相対的明示事項」は、労働条件通知書に記載が必須ではないものの、該当する項目があれば明示する必要のある項目です。これは口頭説明でも問題ありませんが、トラブルを防ぐためにできるだけ書面にしましょう。
「該当する項目があれば」というのは、例えば、就業規則に職業訓練制度自体がない場合は、労働条件通知書に記載はしないということです。相対的明示事項には、以下のようなものがあります。
・賞与および各種手当
・退職手当の定めが適用される労働者の範囲
・退職手当の決定・計算・支払方法および支払日
・労働者の費用負担が発生するもの
・職業訓練に関するもの
・休職に関する事項
・安全衛生に関するもの
・災害補償および業務外の傷病への扶助
・表彰および制裁
3-3 アルバイトの場合の注意点
では、アルバイト労働者を雇う場合には、特にどのような記載に注意すべきなのでしょうか。
アルバイトと呼ばれる労働者は、法律上は短時間労働者（パートタイム労働者）に分類され、これは正社員より短い時間で勤務する労働者一般を指します。この短時間労働者は、正社員とは違って昇給・賞与・退職金などが与えられないことが多くなります。そのため、アルバイト労働者（短時間労働者）に対しては、上記の事項に加えて、次の事項も労働条件通知書の絶対的明示事項として示さなくてはなりません。
・昇給の有無
・賞与の有無
・退職金の有無
・相談窓口担当者の部署・役職・氏名
なお、労働条件通知書の絶対的明示事項とは異なりますが、パートタイム・有期雇用労働法の対象が中小企業を含むすべての企業に拡大され、2021年4月1日から改正施行されたことにより、正社員との待遇差の内容や理由がある場合には、労働者は雇用主に合理的な説明を要求できることになりました。
4 労働条件通知書に関する覚えておきたいポイント
最後に、労働条件通知書について押さえておきたい重要なポイントを3つご紹介します。4-1 労働条件通知書には保存期間が設定されている
労働条件通知書は、労働基準法第109条において、「労働者の退職または死亡の日から3年間は保存しておかなければならない」と設定されています。退職したからすぐに破棄する、ということのないようにしましょう。
4-2 労働条件通知書には罰則がある
労働基準法第15条の規定に反し、労働条件通知書を交付せず、労働条件の明示義務を果たさなかった場合は、次のような罰則があります。
・絶対的明示事項や、該当項目がある相対的明示事項について明示がない場合は、雇用主企業に罰金30万円以下が科せられます。
・アルバイトなどの短時間労働者に対しての絶対的明示事項に関して明示がない場合は、行政処分として10万円以下の過料が科せられます。
ちなみに、労働基準法第15条第2項は、「労働条件が事実と異なった場合、労働者は即時に労働契約を解除できる」と明記しています。労働条件通知書に事実と異なる内容を書いた場合、労働者には即時に無条件に辞める権利があるという経営リスクも忘れてはなりません。
4-3 厚生労働省のテンプレートを活用すると便利
ここまで細かい記載事項を説明してきましたが、厚生労働省が用意しているテンプレートを使うと便利です。「厚生労働省 労働基準 主要様式ダウンロード」と検索すれば一覧が出てきます。労働条件通知書はページ下部に雇用形態別にありますので、必要に応じて活用するのがおすすめです。
