多くの企業が、毎日出退勤や休憩開始・終了の時刻を記録する勤怠管理を行っています。勤怠管理には様々な方法が用いられており、打刻方法にはタイムカードに印字する方法やICカードやクラウドサービスを活用する方法などがあります。勤怠管理におけるタイムレコーダーとクラウドサービスはどちらもメリットとデメリットがあり、効率的に経営するためには自社に合った方法を選択することが重要です。この記事では、タイムレコーダーとクラウドサービスについて紹介したうえで、比較検討を行います。
タイムレコーダーについて
まずはタイムレコーダーの概要や相場、おすすめのレコーダー、デメリットについて解説します。タイムレコーダーとは
タイムレコーダーは出退勤の日付や時刻を記録する機械のことで、企業の勤怠管理に広く使われてきた便利なツールです。タイムカードに直接印字するものや指紋認証で記録するものなど様々なタイプがあり、勤怠管理だけでなく給与計算にも活用されています。長期的に毎日使用するもののため、運用時のコストを考える際は導入費用と運用費用をあわせて考える必要があります。
タイムレコーダーの相場
タイムレコーダーの相場は使用するタイプにより差があります。
紙製のタイムカードを挿入・打刻するタイプでは、印字機能だけがついたシンプルなモデルで2～5万円ほどで購入可能です。また、タイムカードやインクカセットの追加購入のため、2,000～4,000円ほどの費用が定期的に発生します。
一方、紙ではなくICカードをタッチして打刻するタイプもあります。タイムレコーダー単体で運用するモデルの導入費用は10～20万円ほどです。パソコンに接続して運用するモデルでは、パソコン購入費用5～10万円ほどに加え、ICカードリーダーの購入のために3,000～5,000円ほどかかります。
指紋や静脈などを読み取る生体認証タイプであれば、タイムレコーダー単体で運用するモデルで3～20万円、パソコンに接続して運用するモデルでパソコン購入費用5～10万円＋生体認証機器購入費用3～4万円ほどがかかります。
おすすめのタイムレコーダー
タイムレコーダーを選ぶ際は価格と機能を比べて選びましょう。価格面ではZKTeco社の「タイムレコーダー」やミタ社の「電子タイムレコーダー」がおすすめです。機能面を重視するなら、アマノ社の「電子タイムレコーダー」やセイコーソリューション社の「タイムレコーダー」などが優れています。
タイムレコーダーのデメリット
タイムレコーダーの運用にはデメリットもあります。まず、タイムレコーダーの運用のためにはある程度の初期費用が必要で、カードに打刻するタイプでは紙やインクの定期的な発注・補充も必要になります。また、記録された労務データを使用できるように転記する手間もかかり、打刻や転記の際にミスが発生してトラブルの原因になる可能性もあります。
クラウド型勤怠管理サービスについて
上述したようなタイムレコーダーのデメリットを解消する方法として、ここではクラウド型の勤怠管理サービスについて解説します。クラウド型勤怠管理サービスとは
クラウド型勤怠管理サービスとは、勤怠管理サービスで記録された労務データをクラウド上に保存できるシステムのことです。
働き方が多様化している現代では、従来の勤怠管理サービスでは対応が難しいケースが多発しています。その点、クラウド型のシステムであれば、「最新の法律に適応した仕様に順次アップデートされる」「ICカードや社用のパソコンなどを使わずにどこからでも打刻して正確な時刻を記録できる」などのメリットがあるため、変化する雇用環境にも対応しやすい体制を作れるでしょう。
タイムレコーダー VS クラウドサービス
従来型のタイムレコーダーとクラウドサービスとを比較すると、機能面では「クラウドならでは」の機能を使えるクラウドサービスが優位です。
まず、打刻がスマートフォンやタブレットなどでできるため場所を選ばず、特に外出が多い営業職の勤怠管理に役立ちます。
また、バージョンアップや法改正への対応などを自分で行う必要がない点も魅力です。クラウドサービスはソフトウェアそのものをインストールする必要がなく、サービス提供者が無料でアップデートを行ってくれます。さらに、データの閲覧も場所・時間帯を問わないため、人件費確認や複数拠点の管理がリアルタイムで容易に行えます。
一方、従来型のタイムレコーダーの場合、必要に応じて適当な機能を任意にカスタマイズできるものもあり、機能が多すぎてかえって不便になる事態を避けられる場合もあるでしょう。また、クラウドサービスと異なり自社でソフトウェアを所有するため、十分に安心できるセキュリティ体制を構築しやすい点もメリットです。
コスト面でもクラウドサービスが勝ります。クラウドサービスはインクやICカードなどの物理的な道具がいらないため初期費用がそこまでかかりません。ただし、最初に買い切って以降費用がかからないタイプのタイムレコーダーであれば、長期的にクラウドサービスよりもコストを抑えられる場合があります。
おすすめのクラウド型勤怠管理システム
クラウド型の勤怠管理サービスは様々な種類が提供されており、それぞれに特徴があります。ここでは広く利用されているサービスを3種類紹介します。①ジョブカン勤怠管理
Donuts社が提供している勤怠管理サービスで、業種・規模を問わず全国の多くの会社で利用されています。シンプルな操作性と豊富な機能が魅力で、出勤管理だけでなくシフト管理や休暇の申請・管理なども行えます。
②IEYASU
IEYASU社が提供している社名と同名のサービスで、主にベンチャー企業を中心に利用されています。初期費用・月額費用ともに無料で利用でき、残業や有給休暇の管理などレポートツールが豊富です。
③タッチオンタイム
デジジャパン社が提供している勤怠管理サービスで、料金が安くサポート体制も充実している強みがあります。様々な打刻方法を利用できるため多くの会社で対応しやすく、初めてのクラウド型勤怠管理サービスに適しています。
上記3種類のサービスはいずれも豊富な機能や打刻方法などにより幅広く運用できるため、多機能性を求める場合に優先的に検討すると良いでしょう。しかし、会社によってはもっと安くシンプルに扱いたい、という場合もあるかもしれません。そのような場合には、Oplus社が提供しているクラウド型勤怠管理サービスの「oplus」がおすすめです。
oplusは実用的な機能をシンプルな操作で利用できて、料金もかかりません。ユーザーごとに柔軟なカスタムもできるため各自のニーズに合った形で使えます。打刻・勤怠管理に加えてシフトの提出・作成も利用可能で、シフトは自動作成もできます。さらには決まった日時に自動でメッセージを送信する「メガホン機能」も実装されています。いずれの機能もシンプルなUIにより扱いやすく、手軽に導入してすぐに使いこなせるようになるでしょう。
まとめ
この記事では、勤怠管理用のツールとして利用されるタイムレコーダーとクラウドサービスを紹介・比較しつつ、おすすめのクラウドサービスをご紹介しました。タイムレコーダーもクラウドサービスも多くの種類があり、同時にメリットとデメリットがあります。高い精度で勤怠管理を行えればより良い会社経営のために有益な情報を得やすくなるため、勤怠管理ツールの選択は会社や社員にとっても重要です。双方の種類や特徴を把握して、自分たちにとって最も使いやすいものを選びましょう。
