派遣業におけるシフト管理の課題とは?シフト管理システムについても解説

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これまで、派遣業を営む企業では、派遣している社員の給料計算に必要な勤怠管理の情報処理に、かなり複雑な手順を踏んでいました。派遣社員からの電話やメールによる勤怠報告情報を手作業で転写し、個々の派遣先の企業ごとに異なる労働条件に対応して労務を管理しなければならなかったからです。
しかしながら、このような方法による派遣社員の勤怠管理は、煩雑なうえにエラーも起こりがちです。では、問題の原因はどこにあるのでしょうか。そして、どのように解決したらよいのでしょうか。
この記事では、派遣社員のシフト管理について詳しく知りたい方に向けて、現状の課題と効果的な解決策である「シフト管理システム」について解説します。


派遣社員の勤怠で管理すべき項目

通常の労働形態に比べ、派遣社員の勤怠管理はやや複雑です。これは、派遣元企業で対応する項目と、派遣先企業で対応する項目があるためです。ここではその2つの項目について解説します。

①派遣元の管理項目
第1の項目は、賃金や交通費の支払い、時間外労働手当の付与や年次有給休暇の付与など、派遣元企業で管理するものです。これは、労働法規上、派遣社員が労働契約を締結して雇用主となる相手は、派遣元企業であるためです。さらに、労働災害への保障も派遣元企業が加入して提供する項目となります。

②派遣先の管理項目
第2の項目は、労働時間や安全衛生面、休憩取得など、労働現場となる派遣先企業で管理するものです。実際に派遣社員が管理の目の届く場所で就業し、指揮命令をするのが派遣先企業であるからです。また、派遣社員の休暇取得や各種ハラスメントの防止も、派遣先企業が責任を持つ管理項目とされていることに注意しましょう。


派遣業のシフト管理の課題点

これらの項目を管理する際には、どのような課題があるのでしょうか。主に挙げられる3つの点から考えてみます。

①勤怠状況をリアルタイムに把握できない
第1の課題点は、派遣社員の勤務状況を、管理者側からリアルタイムに把握できないことです。派遣元の管理担当者は、派遣先からの勤務情報や派遣社員からの出退勤報告が来るのを待たなければならず、もしなければ管理者側から連絡して確認しなければなりません。

②勤怠報告を手入力する必要がある
第2の課題点は、派遣社員からの電話やメールでの勤怠報告を手入力する必要があることです。手入力は作業時間や労力の負担が大きいだけでなく、入力ミスやエラーが発生するという無視できないリスクがあります。

③勤怠データの一括管理ができない
第3の課題点は、派遣社員は個々バラバラの勤務地にいるため、データの一括管理ができないことです。また、勤務地ごとの勤務データの集計に時間がかかるうえに、派遣先企業の規則に対応して集計する必要があります。特に派遣業の規模が大きくなると、このような非生産的なシフト管理方法は大きな弊害となるでしょう。


派遣業のシフト管理を効率化するにはシステムの導入がおすすめ

では、シフト管理の課題を解決するには、どうしたら良いのでしょうか。ここでは、派遣業のシフト管理を効率化・正確化するサポートツールとして、「シフト管理システム」をご紹介します。

シフト管理システムとは
シフト管理システムとは、出退勤の報告や休暇の申請、シフト管理までをサポートする便利な仕組みです。単に紙のタイムカードがオンラインになったというだけではなく、勤務情報の記録・管理・計算に非常に便利な機能が備わっています。さらに、複雑な労働関連法規にも対応していて、不正も自動的に防止できるため、企業のコンプライアンス面でも大きな効果があるでしょう。

シフト管理システムのメリット
このシフト管理システムのメリットを、派遣先と派遣元の両面からみてみます。

派遣先企業のメリットは、担当者が簡単な操作だけでいつでもどこでも派遣社員の勤怠状況の承認作業をできることです。また、リアルタイムに勤怠情報を確認できるため、派遣元企業に月ごとの情報通知をする必要もなくなります。

派遣元企業のメリットもいくつかあります。まず、派遣社員がスマートフォンアプリから打刻できるため、派遣社員の勤務状態をリアルタイムに把握できます。また、勤怠情報の集計にとられる時間・労力・コストの大幅なカットが可能です。さらに、紙のタイムカードの配布・回収・保管の必要がなくなり、セキュリティレベルも上昇するでしょう。そして、手作業への依存から解放されるため、人為ミスやエラーを大きく減らすことが可能です。

また、打刻や報告・申請が楽にできるため、派遣社員にとってもメリットがあります。


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まとめ

従来のシフト管理にはいくつかの課題がありましたが、シフト管理システムの導入によって改善できる部分も多くあります。煩雑な部分を自動化することで、シフト管理担当者も他のより本質的な業務にリソースを割くことができるでしょう。この機会に、シフト管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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