シフト作成の担当者必見!シフト作成方法、注意点などを徹底解説!

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アルバイトやパートを雇用している業種では、シフト表を利用している企業が多くあります。シフトの基本的な作り方は、まず必要な人員数を割り出して、その後従業員から希望を集めてシフト表を埋めていくというものです。その際、適切にシフト表を作成すれば、従業員の業務効率を向上させることができます。そこでこの記事では、 シフトの適切な作り方や作成時の注意点についてご紹介します。


この記事の概要

・シフト作成の手順
・シフト作成の手段
・シフト作成時の注意点
・効率的なシフト作成はoplusにお任せ!
・記事のまとめ


シフト作成の手順

そもそも、シフトを作るにはどのような手順を踏めば良いのでしょうか。 ここではシフト作成を3つの手順に分けてご紹介します。

①必要になる人手を算出する
シフトを作成する前に、まずは自社の事業の運営状況についてしっかりと把握することが大切です。たとえば飲食店や小売店であるなら、客入りの動向を把握して、人員を増加させるべき曜日や時間を予想しましょう。
また、従業員の経験やスキルのバランスも検討する必要があります。バランス良く人員を配置することによって、一定のサービスを無理なく継続的に提供できるようになります。

②各従業員の希望シフトを収集する
必要人数を割り振ることができたら、従業員一人ひとりの勤務・休暇の希望日を確認します。
固定シフト制の場合は先の予定が立てやすくなりますが、学生アルバイトやパートタイム労働者は学校・家庭などの都合もあるため、勤務日時の固定は難しいでしょう。また、勤務時間の直前で予定が変わることも考えられるため、試験期間など決まった予定がある期間については判明した時点で申告してもらい、できるだけ早く把握しておきましょう。

③シフト表に当てはめる
各従業員の勤務可能日を把握したうえで、必要人員を割り振ったシフト表に従業員を当てはめていきます。
シフト表に従業員を割り振っていく際は、業務が滞りなく運営できるような工夫が必要です。たとえば勤務交代時間では引き継ぎ作業が発生するため、引き継ぎの前後30分から1時間程度の交代時間を被らせるなど、考慮してシフト表を作成すると良いでしょう。

シフト作成

シフト作成の手段

では、シフトを作成する手段としてはどんなものがあるでしょうか。ここでは3つの方法について、メリットとデメリットをご紹介します。

手書き
手書きのシフト表は、ペンさえあればすぐに作成できる手軽さがメリットです。ただし、作成に時間がかかることや、色分けをして文字に大小のメリハリをつけるなどの工夫をしないと見づらいシフト表になってしまうことなどから、あまりおすすめできる手段ではありません。

Excel
レイアウトのノウハウや関数を使用すれば、誰でも見やすいシフト表を作成できます。色分けをする、文字を大きくするなど、手書きに比べると容易に見やすいシフト表を作成できるでしょう。
一方、Excelの関数は作成者以外が詳細を把握しづらく、チェック作業を行うのが難しい場合もあることがデメリットとして挙げられます。あまり知識のない担当者が業務を引き継ぐと、ちょっとしたミスでシフト表の関数が大きく崩れかねません。誤って関数を削除するなどしてしまえば、たちまち数値が合わなくなってしまいます。

シフト管理システム
近年では、シフト管理システムの利用が注目されています。シフト管理システムは、システム上でシフトを管理するため、紙やExcelでの作成で起こりがちな紛失・破損リスクの低減が可能です。また、スマートフォンなどさまざまなデバイスからシフトの希望を出せるため、提出が楽になるという従業員にとってのメリットもあります。
そのほか、シフトの作成だけでなく打刻による勤怠管理を一緒に行えるシステムを搭載しているものもあります。


シフト作成時の注意点

では、シフトを作成する際にはどのようなことに注意しなければならないでしょうか。以下で注意点を2つご紹介します。

注意点

①希望シフトを早めに提出してもらう
従業員からの希望シフトの提出が遅いと、シフト作成もそれだけ遅くなってしまいます。余裕を持ったシフト作成・調整を実現するには、従業員になるべく早めにシフトを提出してもらうことが肝要です。
おすすめは、希望シフトの提出期日を毎月固定で設けることです。決まった日に期日を設けることで、従業員もシフトを提出する習慣がつき、自然と早くシフトが集まるようになるでしょう。

②必要な人数を事前に正確に把握しておく
あわせて、該当日時に何人の従業員が必要か、事前に正確に把握しておくことが大切です。予測を誤ると、余分な人件費が発生したり、逆に業務が回らなかったりなどのトラブルが発生してしまいます。
人数を割り出す際は、新人・中堅・ベテランスタッフのバランスも考慮しましょう。特に新人が固まってしまうとお店の業務が円滑に進まなくなるため、バランスを考慮したシフトを組むことが大切です。逆にベテランばかりでもったいないという状況を生まないためにも、経験やスキルにばらつきが出ないようにしましょう。


効率的なシフト作成はoplusにお任せ!

シフト表を効率良く作成するためには、シフト管理システムの活用が効果的です。
「oplus」は、シフト管理や勤怠に関するいろいろな機能を基本的に無料で利用できます。以下でoplusの機能の一部をご紹介します。

「シフト提出」機能
クラウドサービスを活用して、パソコンやスマホ、タブレットといった端末から、場所・時間を問わずシフト提出・編集が可能です。各従業員の情報は常に同期され、最新の情報を確認できます。

「シフト作成」機能
各従業員から提出された希望シフトを、自動的にシフト管理画面に転記します。自動で転記することで、紙やExcelへの転記の際に生じるミスを防止できます。

また、oplusでは、さまざまな条件に沿ったシフトを自動で作成する「自動シフト作成」機能も搭載しています。業務ごとや曜日ごとに必要人数の細かい設定や、出勤インターバルの設定、出勤人数の均等化などが可能です。さらに、出退勤の情報を記録する打刻機能もシフト管理機能とあわせて利用できます。


記事のまとめ

手作業によるシフト管理は、転記ミスや作業引き継ぎの際に困難が生じるなどのリスクがあります。しかし、シフト管理システムを使えば、煩雑な管理作業を正確かつスムーズに実行することができるでしょう。導入する際は、サービス内容や利用料金などを確認して、自社に最適なシステムを選択することが重要です。適切なシフト管理を行い、従業員の業務効率化を図りましょう。

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