従業員のシフト管理を効率化できる!手間も少なく簡単に管理する方法をご紹介


こんにちは、ロサンゼルスでセラピストをしているあゆみです。

私はビバリーヒルズにあるスパで働いているのですが、毎日とても忙しくて、予約も中々取れないお店です。今回シェアしたいのが、シフトを担当するマネージャーの管理術。従業員にも好かれていて、忙しいお店でも効率的に仕事をしています。シフト管理にはいくつか方法がありますが、あなたの悩みに応じたシフト管理を見つける事で、作業時間の節約になり、現場にいる時間が増え、お客様のニーズにも、もっと答える事が出来ます。そこで今回は、シフト管理の問題点と解決策をご紹介します。


管理者あるある!従業員のシフト管理でよくある3つの悩み



では、管理者の皆さんが持つ悩みとはなんでしょうか。実際にシフト表を作っている方の良く聞く問題点や悩みをご紹介します。

1、 シフトがなかなか集まらない
シフト提出の期限を決めて集めても、様々な事情で予定がギリギリにならないとわからないスタッフがいたり、期限を守らない人もいるでしょう。しかし、シフト表を発表するのが遅れても不満感を持たれてしまうきっかけにもなるので、余裕をもってシフトを組むためには、シフトを細かく区切ったり、作業にもっと時間がかかってしまいます。

2、 従業員ごとの希望シフトが偏っている
スタッフはプライベートの時間を重視しています。学生のスタッフは学校の無い土日や深夜帯、子供がいるスタッフは平日の昼間などバラバラなので、効率的なシフト表作りが難しいです。お店側としては、忙しい時間は人を増やして、忙しくない時は人をなるべく減らすのが理想なので、従業員のシフトのパズリングは管理者にとって大きな悩みになりかねません。

3、 急な欠勤によるシフトの調整
スタッフには、決まったシフトには出勤する義務がありますが、病気やケガがあった場合急な欠勤が出てしまいます。また、子供を持つスタッフは、子育てなどでも欠勤しざるを得ない場合もあり、代わりを見つけるのが大変になってしまします。当日欠勤が発生した場合、急いで人を探しに周り、シフトを調整したりしなければなりません。


従業員のシフト管理を効率的にできる4つの方法



ここまでで、シフト管理の大変な部分について分かったと思いますが、この様に面倒なシフト管理作りに便利な管理ツールをご紹介します。大きく分けて4つの方法があります。

1、 エクセルで作成する
エクセル関数を使ってテンプレートにスケジュールを入力していく方法です。曜日、時間などの入力が出来ます。インターネットでシフト管理に使えるテンプレートを無料で探す事が出来るので便利です。ただ、スタッフが多ければ多い程シフト調整が難しく、手作業の為人為的なミスが発生する可能性が高いです。

2、 webサービスを利用する
エクセルのソフトを持っていない方は、WEBサービスが便利です。WEB上で、シフトを作る事が出来るサービスです。こちらはURLを共有して各自にシフトの入力をお願いしたり、情報をシェア出来たりします。WEBサービスによっては有料で追加して給与計算などの機能を使う事も出来ます。

3、 シフト管理システムを使う
エクセルやWEBサービスよりも、より進んだ方法といえるのがシフト管理システムを使った方法です。自作でのシフト表に比べてシフトシステムを使って入力するので手間が省けます。また、関数入力ミスも防ぐことができますし、入力漏れなどを一括チェック出来る為便利です。他にも、給与計算、休暇管理など多数の機能を揃えるシステムが多いのが特徴です。

4、 アプリを活用する
シフト管理システムではパソコンを使って操作しますが、アプリ対応のシステムを使えば、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスによりシフトの申請をすることが出来ます。出勤していないスタッフにもシフトの連絡確認をする必要がなく、お互いの連絡コストを減らす事が出来ます。


楽に!早く!従業員のシフト管理をしたいならアプリがオススメ



4つの方法をご紹介しましたが、中でも私のマネージャーも活用しているお勧めの方法は、アプリでのシフト管理です。手間と時間のかかる勤怠管理作業がアプリを使うと簡略化出来る、という理由です。まずは、手持ちのスマートフォンから、導入が簡単に出来るという点。パソコンを持っていないスタッフも、アプリからシフト提出やチャットが出来たりするので、いつでもどこでも常にコミュニケーションを図れます。初心者でも簡単に操作できるアプリも多く、導入を新規で考えている方にもまずアプリから試す事をお勧めします。


無料でシフト管理ができるアプリ「oplus(オプラス)」

シフト管理アプリの中でもお勧めなのが、「oplus」。
クラウド型サービスなので、パソコンとスマホ両方からいつでも利用が可能です。シフト管理以外の機能も充実していて、残業や欠勤の把握、時給計算も管理することが出来ます。スマートフォンから出勤、退勤、休憩の操作が出来る機能は、ボタン一つだからミスも無いし、とても便利です。また、スタッフのシフト提出は、スタッフに携帯のアプリから希望の出勤日や休暇日などを入力してもらい、招待されたLINEやメールに送るだけ。簡単に共有出来ます。管理者のスマートフォンやPCからシフトを簡単に自動作成してくれるような機能も備え付けられているので、シフト提出のために店舗や事業所に出向く必要もありません。無駄な移動の手間や交通費の支給などをなくし、スタッフの負担軽減とコストカットにも役立たせることができます。また、アプリの通知機能を使えば、シフトの提出期限を延期することも少なくなるでしょう。アプリを使う際に不安の要素になりがちなセキュリティ対策もしっかりしていて、安心して使えます。これだけ色々な機能が揃って、スタッフが100名未満の場合は初期費用無料で使えます。まずは無料で試してみるというのも良いですよね。

いかかでしたでしょうか。シフト管理の方法を見直す事で、良い職場づくりを目指せると思います。スタッフと常にコミュニケーションを取って自分自身が仕事を楽しんで、みんなのモチベーションを上げて素敵な職場にしたいですね。