介護職でシフト管理にお悩みの方必見!事務作業時間を大幅に減らす方法をご紹介

こんにちは、ロサンゼルス在住のあゆみです。

色々な仕事をされている方がいると思いますが、中でも介護職といえば、社会全体でも重要な仕事です。高齢者の自立を支援し、自由を与える素晴らしい仕事ですよね。そんなやりがいのある介護職だからこそ悩みも尽きないと思いますが、そんな中、介護人材の不足が問題になっています。勤務時間が長く、肉体労働であるので続かない人が多いのです。そんな状況での現場の管理者は、スタッフ確保の為にも希望に沿ったシフト管理が求められているのです。そこで、その解決策の一つとして今回はシフト管理についてご紹介します。意外と知られていないシフト管理の見直しで、時間の節約が可能なのです。

介護職のシフト管理は難しい…その大きな理由は?



ではまず、介護職のシフト管理のどんな点が難しいと感じるのでしょうか。大きく分けて2つあります。1つは、「勤務時間が長い」という事です。介護センターの現場では、24時間体制であるので常に人が必要で、多くのスタッフを抱える管理者にとって、みんなが満足する希望通りのシフトを作るのはとても難しいのです。体力的にもきつい夜勤16時間勤務をしている施設も多く、休みを上手く入れてあげなければ身体が休まらない、という不満も出てきてしまいます。2つ目は、「個人の資格の有無」です。介護職は資格を持った人にだけ任される仕事があります。どうしても資格を持ったスタッフに仕事が集中してしまいがちなので、シフトを作る際には注意しなければなりません。

 

介護職でシフト管理するなら勤怠管理システムを検討すべき



上記でシフト管理の大変さが分かったかと思いますが、ではどのような方法が良いのでしょうか。私は、そんな時こそ退勤管理システムの導入をお勧めします。最近では無料で使えたり、エクセルを使うよりも分かりやすいものも多く、なんといっても時間の節約ができ、ミスが減るという利点も。シフト管理を通して、管理者の大きな負担を減らす事が出来ます。では、管理システムの方法を大きく分けて3つご紹介します。

1、 webサービスを利用する

webサービスは基本の機能はエクセルと同じで、シフト表をwebページ上で作成できるというサービスです。エクセルがインストールされていないパソコンをお持ちの方にお勧めの方法で、有料で売り上げ管理、仕入れ管理などのシフト管理以外の機能も使えます。あなたの職場に合わせて、使いたいサービスを組み合わせるのも良いと思います。パソコンを使う事に自信がない方はWEBサービスから始めてみるのも良いのではないでしょうか。

2、 シフト管理システムを使う

1つ目のWEBサービスに加えて、自動作成機能を備えたのがシフト管理システムです。スタッフは管理者に希望のシフトを送信し、それを自動でシフトに組み込んでくれます。また、給料計算や売り上げなども分かりやすく、効率的に管理が出来るので、時間短縮になるでしょう。沢山の機能があるにも関わらず、エクセルよりも断然見やすく使いやすいものが多いのもお勧めのポイント。無料で使えるシフト管理システムもあるので、試してみるもの良いでしょう。

3、 アプリを活用する

シフト管理システムの機能を場所を問わずどこからでも使えたら、の希望を叶えるのが管理アプリです。グループでシフトを共有出来たり、個人用としても使えて、仕事のシフトだけでなくプライベートの予定も同時に管理出来る機能があるアプリも。アプリ自体は無料のサービスが多く、始めやすいのも特徴です。スタッフのシフト提出が簡単になりますし、急な欠勤の際のチャットルームなど緊急に対応できる機能が便利です。今は誰もがスマートフォンを持っている時代、アプリで仕事のスケジュールをいつでも把握できるのはとても便利ですよね。

 

どれにしようか迷ったら…選ぶ際に大事な3つのポイント



さて、では実際にどのような管理システムを選べば良いのでしょうか。あなたの会社にあったシフト管理システムを選ぶ時の3つのポイントを挙げてみました。

1、 分かりやすさ

スタッフが多ければ多い程複雑になって、シフト管理がストレスに感じてしまいます。そんな仕事をよりスピーディーに進める為には、シフト管理システムはとにかく分かりやすいものである事が大切です。スタッフには老若男女いますので、誰にでも簡単に操作できる点が重要であると言えます。

2、 操作性

シフト管理システムは、非常に高い頻度で使用するものです。毎日使う人もいるでしょう。操作が複雑であるとミスが出てきてしまったり、使用する気にならなくなるかもしれません。まずは、自分に必要な機能は何なのかを考えてみましょう。自分にとって使いやすい、と思ったサービス選びが重要なのです。

3、 費用

勤怠管理システムは、無料で気軽に試せるものから、有料で沢山の機能を使えるものまで様々です。ランニングコストは通常スタッフ一人ごとに必要な場合か一拠点ごとである場合が多いので、従業員の数やあなたの職場の大きさを考えると良いでしょう。

 

無料で手軽に試したいなら、クラウド型シフト管理サービス「oplus(オプラス)」がオススメ!



では、私が一押しのシフト管理システムをご紹介します。クラウド型シフト管理サービス「oplus(オプラス)」、このシステムは初心者でも使い勝手が良く、簡単な操作とシンプルな見た目が特徴です。複数拠点に対応できるので、1つのアカウントで複数の店舗や事業所のシフトを一括管理できます。登録できる拠点数に制限もないので、低コストで一括管理できるのが特徴です。また、スタッフから収集したシフトをoplus上で編集して、シフトを作成、そして確定したシフトをオンライン上でスタッフと共有できます。シフト提出はいつでも、どこでもネットにつながればでき、シフト提出のために店舗や事業所に出向く必要もありません。無駄な移動の手間や交通費の支給などをなくし、スタッフの負担軽減とコストカットにも役立たせることができます。他にも、スマホのボタンひとつで出勤、退勤、休憩の操作が出来る機能や、便利な機能を揃えています。スタッフ数が100名までなら月額利用、初期費用がなんと全部無料で利用が可能です。基本の機能は全て使えるので、自分に合っているか気軽に試せるのも良いですよね。

Oplus Website : https://www.opluswork.com/

いかがでしたでしょうか。シフト管理システム導入により、管理者に余裕が出来る事でもっと現場に寄り添える時間が増え、利用者の満足度も上がり、スタッフの教育にも時間をかけて行えます。そういった事が、あなたの職場全体の雰囲気を良くしてみんなが楽しく働ける職場になるでしょう。皆さんもシフト管理システムを大いに活用して、より良い現場作りを目指してみてくださいね。