シフト管理ソフトウェアなぜ必要なの?その理由と活用法

こんにちは、ロサンゼルス在住のあゆみです。

最近はテクノロジーも進化して、クラウドベースのシフト管理とワーカーの管理が出来るソフトウェアがどんどん簡単になって来ています。ついこの間までカレンダーを使っていたり、エクセルをつかってシフト管理していたのに・・。もう時代は変わりましたね!そこで、今回はそんな新世代のソフトウェアがどういうものか、なぜ必要なのか、あなたのビジネスにどう役に立つのかをお教えしたいと思います。是非参考にしてみてくださいね。

 

シフト管理ソフトウェアって何?

時代をさかのぼると、ほんの20年くらい前は店長が紙にそれぞれのシフトを書いて渡していました。時間がかかるし、誰もが嫌がる作業でした。しかしパソコンやタブレット、WIFIやクラウドの登場によって何倍も簡単で便利なソフトウェアが普及されました。少しの時間でより複雑なスケジューリング管理の利用が可能で、ボタン一つで手作業でやっていたほぼ全ての事をやってくれます。

 

ソフトウェアを利用するメリットは?

時間の節約になる

一番の利点といえば、時間が節約できること!勤務時間内、数分で完璧なスケジュールが作れます。空いた時間は自分の従業員の働き方の改善などのビジネスの向上に集中出来ます。

コミュニケーションが円滑になる

クラウドベースのソフトウェアを使うといつでもどこでもアクセス出来ます。インターネットさえあればパソコン、タブレット、スマホからスケジュールを作成、変更できすぐに従業員に通知することも出来るので、「シフトがあるのを聞いていなかった」などのミスコミュニケーションを防げます。また従業員同士の協力性も向上するでしょう。

ミスが減る

エクセルやワードのツールを使うと手作業の為に間違いが起こりやすいですが、計算ソフトを使う事でプログラム自体が間違いを見つけると警告してくれます。ミスが減ることで時間の節約にも繋がります。

シフト管理以外の機能も活用できる

例えば、給与明細の計算や請求などを行ってくれるソフトがあり、従業員が多い企業などにはとても便利な機能です。また既に売り上げ表や計算がデジタルで残っている場合は統合することも可能です。

 

上手く使ってビジネスを成功に導こう!

ここからは、クラウド型のソフトウエアの活用のポイントをお伝えします。

参考:https://opluswork.com/

シフトの構造を変える

まずは、シフトの構造の見直しです。月曜日から日曜日までで働ける人を組み合わせていくのではなく、まずは従業員の質。ベストな従業員を中心にスケジュールを立ててみましょう。これにより、シフトごとに最も適した従業員(ランチラッシュや遅いシフトなど)が必要な時に確実に回るようになるでしょう。ソフトウェアを使用すると、遅刻や欠勤が分かりやすく見ることができ、従業員の見極めも簡単になります。

不測の事態に十分に備える

シフト計画ソフトウェアを使用すると、不測の事態も簡単に計画できます。病欠や欠勤があった場合、追加のシフトを受け入れ可能従業員のチャートを作成できたりします。そういった場合に備えて信頼できる従業員を見極めておくことも大切です。

テンプレートを活用する

殆どのスケジューリングソフトウェアには、作業をもっと効率的に行う為のテンプレートが含まれています。例えば次の週、月、上半期の予定を立てる為のフォーマット、シフトスロットなどです。特定のニーズに合わせてテンプレートを調整することで時間も節約出来ます。

 

いかがでしたか?ソフトウェアを使う事でほぼ全ての問題が解決されるのではないでしょうか。適切な従業員を適切な時間でスケジュールし、ビジネスを円滑に進める。これが売り上げ向上の秘訣だと思います。皆さんも、クラウドシフト管理ソフトウェアの導入を是非考えてみてはいかかでしょうか。