シフト管理って難しい?問題点とスケジューリングのコツ

こんにちは、ロサンゼルス在住のあゆみです。

最近私の周りの飲食店、スーパーで24時間営業するお店が増えてきました。便利な世の中になりましたが、通常時間を超えてサービスを提供するのって大変ですよね。昨今も従業員のオーバーワークが問題になっていたりします。適切なシフト管理を行わないと出勤する従業員の過不足があったり、人件費が余分に発生したり、業務が回らなくなってしまいます。そこで今回は、長時間営業のお店で起こるシフト管理の問題点と、解決策についてまとめてみました。参考にしてみてくださいね。

 

シフト管理の問題点は?

緊急事態時のシフトの変更

従業員の病気やケガ、渋滞。または遅刻してしまう従業員がいたり、どうしても予期できない欠勤を招くことがあります。いくら完璧なシフトを作ったとしてもこういう事は防げないですよね。こういう時の為に、スケジュールに柔軟性を持たせることが必要です。

残業

営業時間が長い分、残業をしてしまう従業員が増えるのも問題です。長く働く従業員はパフォーマンスも落ちてしまうし、モチベーションも下げてしまいます。お店側も残業代の支払いで無駄なコストが掛かりこれでは悪循環ですよね。労働時間を増やしたからといって必ずしも生産性が向上するわけではありません。

夜勤シフトの作成

お店によっては様々なタイプのシフトがありますが、夜勤のシフト作成は特に気を付ける点があります。夜間の作業中は身体のメカニズムの関係で、睡眠に襲われたり、疲労、注意力の低下、落ち着きがなくなるなどの問題があります。したがって、長時間勤務は避け、交代でシフトをカバーし定期的なスケジュールの作成で、日中の体のリズムをなるべく壊さないようにすることが重要になってきます。

 

シフト勤務のスケジューリングのコツは?

色々な問題点がありますが、ポイントを押さえておけば上手なスケジュール管理は誰にでも出来ます。私が思う管理のコツはこちらです。

柔軟なシフト作りを心がける

まずはシフトの長さと回転の頻度に気を付けること。そして、必ず休憩を入れます。1時間まとめて休憩を取るよりは、10分から15分の短い休憩と30分の食事休憩と分ける方が疲労のリスクを減らすといわれています。また、忙しい日も働く従業員の負担が大きくならない様にヘルプ体制を整えておくのも大切で、ヘルプが必要な日や時間帯をあらかじめ従業員に知らせておくことで見つけやすくなります。一人ひとりに連絡する手間を省けるように、アプリやシフト管理ソフトウェアを使うのも良いですね。

みんなでシェア出来るシートなどを使う

お店によってはシフト用紙を使って手動集計している所もあると思いますが、オンラインツールを活用して管理することをお勧めします。そうすると、従業員はどこからでもシフトを確認出来たり、他に仕事がある場合もバランスが取れやすくなったりします。また全体の状況が見えると、ここは忙しそうで人もいないから入ってあげようかな、などといった協力関係も生まれやすくなったりします。

ルールを設定する

夜勤があるシフト作りの場合は特に、全員が協力する体制を作る必要があります。ルールがあると「あの人は休みが希望通りにある」「希望を聞いてもらえない」などの不満もなくなります。例えば、シフト希望を出すときに月に5日までしか出勤不可を出さないようにする、毎月の土日の休みは3回まで、などの決まりを作ります。

 

いかがでしたか?まとめとしては

柔軟のあるシフト作り
シフトの共有
ルールの設定

です。スタッフがいてこそサービス提供も出来ますし、お店も成り立ちます。従業員を大切にして、効率的なシフト管理をしていきましょう!