今からでも間に合う!勤怠管理のペーパーレス化について!

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現在、飲食業界の多くの企業が深刻な人手不足に悩まされています。人手不足が続くことにより、従業員一人ひとりの負担が増えて仕事への不満が募り、ついには離職してしまってまた人手が減ってしまうという、負の連鎖に陥ってしまうのです。場合によっては来客に十分なサービスを提供できず、飲食店の経営そのものに悪影響を及ぼしかねません。
人手不足を解消するには、業務の工数を削減することが重要です。この記事では飲食店に向けて、特に勤怠管理の工数削減に着目して、具体的な方法をご紹介します。


従来の飲食店での勤怠管理方法

飲食店で行われている勤怠管理方法のうち、従来からある方法としてはどんなものがあるのでしょうか。以下で3つの方法をご紹介します。

①出勤簿を利用する
紙の出席簿を作って従業員や管理者に出勤と退勤の時刻を記録させる方法は、飲食店においても以前からよく行われてきました。勤務時間を記録する方法としては、コストが最小限に抑えられているものであり、パソコンやインターネットの環境がない飲食店でも使いやすい利点もあります。

②Excelシートを利用する
パソコンを使用できる飲食店ならばほとんどコストをかけずに導入できる方法で、従業員または管理者がExcelシートに出勤と退勤の時間を記録します。出勤時間の集計が容易に行えることが特徴です。

③タイムカードを利用する
これも飲食店ではよく見られる方法で、打刻機とタイムカードを使って出勤と退勤の時刻を記録します。タイムカードを打刻機に差し込むだけという容易な方法で勤怠管理が行えるため、出勤簿やExcelシートよりも記録のための負担が小さいと言えます。


飲食店が抱えている勤怠管理の課題

先ほど紹介した従来型の勤怠管理には、それぞれに課題点が存在します。以下で詳しく見ていきましょう。

①出勤簿
出席簿は、記録や集計といった作業を飲食店の従業員や担当者が手作業で行う必要があります。そのため、ミスが生じたりスタッフの人件費が増してしまったりすることが課題点です。従業員自らが時刻を記録する場合は、不正行為が行われるリスクも高いでしょう。

②Excelシート
Excelシートの課題点も、飲食店の従業員や管理者が自らの手で時刻を記録することから、不正行為を防ぎづらいという点にあります。

③タイムカード
タイムカードの課題点は、給与計算をするときにタイムカードの記録を集計しなければならず、それが手間になってしまうことです。打刻機やタイムカードの購入の際にコストが生じることもデメリットでしょう。


oplusによるペーパーレス化で変わる業務効率化

上述した課題点は、勤怠管理システムを使って解決することができます。以下では、勤怠管理システム「oplus」を使って、飲食店でどのように課題を解決できるか見ていきましょう。

記載工数の削減
勤怠管理システムを導入することによって、飲食店スタッフのスマホやタブレット、店舗のパソコンなどから打刻ができるようになります。勤務時間も自動で集計されるため、月末に行っていた手間のかかる集計作業がなくなり、集計作業をしていた飲食店スタッフの工数を大幅に減らして本来行うべき業務に集中させることができます。

また、勤怠管理システムでは自動集計の際に細かい設定を行うことができます。飲食店において多く定められている賃金の深夜割増などの複雑な計算をする際のミスを防いで、より正確な給与計算が可能になるでしょう。

oplusでは、「打刻・勤怠管理」機能を搭載しています。シフト管理機能と一緒に利用できる打刻機能で、人員計画と業務実績の管理を一元化して行えるようになり、記載工数の削減が見込めます。

不正行為の防止
飲食店で勤怠管理システムを導入すれば、従業員が他の従業員の代わりに打刻をするなど、遅刻をごまかすような不正行為を防止できます。
oplusでは、iPadなどのタブレット端末を使った打刻をすることで、正確な勤怠管理を実現しています。スマートフォンやタブレットでの打刻だけでなく、特定のパソコン・タブレットに限定して打刻することもできるため、不正行為もしっかりと防止することができるでしょう。

記録集計・購入時のコスト削減
勤怠管理システムoplusを導入すれば、従業員の勤怠に関するデータをクラウド上で管理・集計できるサービスを、従業員1人あたり数百円で享受できます。システムの導入にかかるコスト・手間から解放されるのは、どの企業にとっても大きな魅力のはずです。

特にoplusは、リーズナブルな料金プランを展開しています。スタンダードプラン・Proプラン・Pro+勤怠プランの3つがあり、企業規模に合ったプランを選択可能です。Proプランは1ユーザーごとに100円、Pro+勤怠プランは200円となっており、スタンダードプランは100ユーザーまで無料で使うことができます。


まとめ

飲食店で勤怠管理システムを導入すれば、従来の方法よりもはるかに正確な勤怠管理をほとんど工数をかけることなく行うことができます。従業員の負担が軽減されることによって、仕事への不満や離職など、飲食店の経営自体に影響を与える問題を減らすことができるでしょう。
導入にかかるコストも非常に少ないため、この機会に勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか?